コツを押さえて効率アップ！スキャンの便利機能

スキャンしたい書類は

など、手間がかかりそうで後回しになっている・・そんなことはありませんか？

実は複合機にはスキャンの手間をぐっと減らす便利機能があるんです。
ポイントは、「スキャンして送信」の「その他の機能」。
スキャンした後の業務効率も上がる、スキャンの便利機能をご紹介します。

会議で配布された紙の資料をデータで共有するためにスキャンしたい、しかしサイズはA3とA4が混ざっており、さらには片面原稿もあれば両面原稿もある。
このような場合にも、実はまとめてスキャンすることができるんです。

原稿をセットする時に、タテの幅が同じ場合には同じ幅の辺をそろえてフィーダーにセット。タテの幅が異なる場合には、フィーダーの奥側に原稿の端をそろえてセットします。

「スキャンして送信」画面の「その他の機能」ボタンを押し、さらに「原稿サイズ混載」ボタンを押し、「同じ幅」または「違う幅」を選びます。これでサイズが異なるものも同時にスキャンすることができます。

片面と両面の原稿が混じっている場合、すべて両面で読み込むと白紙ページも読み込まれてしまいます。こんなときは「白紙スキップ」機能を選択して「両面」で一気に読み込めば、白紙と判断されたページを自動で削除することができます。
PC側で白紙ページを削除する手間がなくなり、とても便利です。

縦向き・横向きの書類をスキャンして、PCで見る時に原稿の向きがばらばらだと閲覧しにくいですよね。
その場合には、ファイル形式で「PDF（OCR）」を選択します。文字認識されたPDFファイルを作成するためのボタンですが、この機能により、文字の向きを判別してページの向きを自動補正してスキャンできます。

本や雑誌、綴じられた契約書のような見開き原稿の左右ページを、一度の操作でそれぞれのページに分けて読み込むことができます。

見開き原稿を読み込むときは、原稿を原稿台ガラスにセットします。上の図のように原稿の上部を原稿台ガラスの左上隅と上部に合わせて置いてください。
「スキャンして送信」の「その他の機能」で、「見開き2ページ」を選択します。＜左開き原稿＞または＜右開き原稿＞を選んでスキャンを実行します。左右のページが分かれて2ページとして保存できるので、スキャンデータが見やすくなり、再印刷する時の印刷設定も簡単です！

スキャンは簡単なのでよく使っているという方に多いのは、ファイル名が数字の羅列となっており目的のファイルを探しづらい、というお悩みです。「内容がわかるようなファイル名にしたい」というときは、「その他の機能」の「ファイル名」を押してファイル名を入力し、スキャンします。
ファイル形式でPDF（OCR）を選んでいる場合には、「ファイル名」画面で「自動（OCR）」にチェックを入れると、原稿内の文字列から自動でファイル名がつけられてさらに便利です。

このページでご紹介した機能は、設定内容を保存することができます。
よく使う機能はワンボタンですぐ使えるように登録していただくことをおすすめします。

ご紹介したスキャンの設定をした状態で、画面右上にあるボタンを押します。
「カスタムメニューに登録」もしくは「ホームに登録」ボタンより登録できます。

スキャンする原稿に合わせた設定にすることで、その後のデータの扱いがぐんと楽になります。設定方法などご不明な点がございましたら、キヤノンS&Sにぜひご相談ください。