「Outbound Security for Microsoft 365」は、電子メールの誤送信を抑止するOutlookアドイン型のサービスです。メールの誤送信は、宛先間違いや添付ファイル間違いが主な原因となっています。メール送信時の自己チェックを強化することで誤送信による情報漏えいは防止できます。

「Outbound Security for Microsoft 365」では、メール送信時に宛先、本文、添付ファイルを確認する「送信前確認」機能と、添付ファイルをメール本文から分離し受信者向けにダウンロードURLを自動挿入する「添付ファイルダウンロードリンク化」機能を有するサービスです。
メール送信後、添付ファイルは、受信者に対して非公開状態で送信されます。送信者自身が管理画面へアクセスし再度宛先や添付ファイルの間違いがないことを確認したのち、公開状態とすることで受信者は添付ファイルをダウンロードすることが可能です。この一連の操作により、メールからの情報漏えいを防止します。
また、Microsoft社のOutlookアドインの機能を採用することで、システム管理者は簡単に導入が可能です。

このたび、キヤノンMJでは、2021年1月より実施してきた無料モニター版ユーザー様からのご意見を取り入れ、機能改善を実施しました。特にご要望の多かった、利用機能の選択に対応するほか、添付ファイルの公開期間を送信時に選択できるよう改善しました。これにより、Microsoft 365 ユーザー様へ手軽で簡単なメール誤送信対策を提供いたします。

メールの誤送信対策を検討しているが、どのような対策を行うべきかお悩みのお客さまへ下記機能をご提供します。

メール送信前にポップアップを表示し、宛先・本文・添付ファイルを確認したうえでメール送信することにより、誤送信や情報漏えいリスクを減らします。

メール送信時に添付ファイルを自動的にサーバーへアップロードし、受信者がファイル取得できるURLをメール本文に自動挿入します。メール送信後、送信者が管理画面から宛先とファイルを確認したうえで対象のファイルを公開設定することができるため、メール添付の利便性を損なうことなく適切なファイルを適切な宛先に送信することができます。

従来のメール誤送信対策ソリューションは、メール経路上に配置するため設定や運用が煩雑になるケースが多く見られました。Outlookアドインは、送信者のOutlookに直接導入することになりメール配送経路の変更は必要としません。Outlookアドインの設定は、Microsoft 365の管理画面から一元的に設定することが可能なため、簡単に導入、利用開始することができます。