「GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド」が PPAP対策となる新機能の提供を開始メール誤送信対策クラウドサービス

手軽にできる「メール誤送信対策」として、添付ファイルのZIP暗号化（いわゆる“PPAP”）が日本国内で多くの企業・団体に採用されてきました。GUARDIANWALL においても、長年に渡り自動ZIP暗号化機能を提供しています。しかし、一部の機能について、機能の不完全性や運用の手間、形骸化が改めて問題視され、添付ファイル取り扱いについて議論されています。セキュリティに厳密な企業・団体では、メールの添付ファイル受信拒否やオンラインストレージのURL無害化など、受信ポリシーの厳格化も進んでいます。しかし、厳密な運用では円滑なコミュニケーションに支障をきたす場合があります。また、メールの添付ファイルは、メール本文とセットでの履歴確認やビジネスの経緯確認などいまだに利便性が高く、すぐに利用を停止できないことも事実です。

システム管理者／システム運用者には、メール送受信者の手間（利用面）とセキュリティ上のリスク（機能面）の観点から、PPAPの運用と代替手段を検討することが求められています。

このたび、キヤノンMJではクラウド型メール情報漏えい対策サービス「GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド」において、PPAPの代替となる機能拡張を実施します。ラインアップの1つである「MailConvert on Cloud」に「添付ファイルダウンロードリンク化」の機能が追加されます。これにより、メールを用いたファイル送付の利便性を損なうことなく、PPAPの課題解決を支援します。

「MailConvert on Cloud」は、メールを誤った相手に送ってしまったとしても、添付ファイルからの情報漏えいを防ぐ誤送信対策ソリューションです。

メール送信時に添付ファイルを自動的にサーバーへアップロードし、受信者がファイルをダウンロードできるURLをメール本文に自動挿入します。この機能により、添付ファイル送信後のパスワード通知やパスワード保管、ZIP暗号化ファイルのウイルスチェックのすり抜けといったPPAPの課題を解消します。万が一メールの誤送信が起きた場合でも、サーバーにアップロードされたファイルの公開設定を「非公開」に設定することで、情報漏えい被害の拡大を防ぎます。

さらに、従来通り添付ファイル暗号化の機能も提供します。お客さまの運用にあわせ、添付ファイル暗号化もしくはダウンロードリンク化を自由に選べるよう、機能を拡張します。

GUARDIANWALLでは、メール添付でのファイル送付の利便性を損なわず、手軽で安全なファイル送付の手段を提供します。

送信者がメールを送信し、添付ファイルがダウンロードリンク化されると、送信者宛に通知メールが送付されます。送信者は通知メール内のURLから添付ファイル管理画面へアクセスし、ファイルの公開設定を実施することが出来ます。万が一宛先を間違って送信してしまった場合、ファイルを「非公開」状態にセットすることで、受信者はファイルをダウンロードすることができません。添付ファイル管理画面では、添付ファイルのダウンロード履歴を確認することができるため、誰がファイルをダウンロードしたかを特定することができます。また、誤ったファイルを送付してしまった、という場合でも添付ファイル管理画面よりファイル削除の操作も可能です。

メールの受信に関して、ZIP暗号化ファイルの受取を拒否する企業がある一方で、オンラインストレージの利用を禁止している企業もあります。「MailConvert on Cloud」では、宛先ごとに添付ファイル送付時に適用するルールを設定し、ZIP暗号化によるファイル送付とダウンロードリンク化によるファイル送付を柔軟に使い分けることが可能です。

メール受信者の添付ファイルダウンロードサイトへのログインには、MicrosoftアカウントおよびGoogleアカウントのID・パスワードでの認証に対応します。受信者は、自身のMicrosoftアカウントおよびGoogleアカウントを用いてスムーズにログインできます。送受信者間でのパスワードの授受が発生しないため、PPAPで問題となった同一経路でのパスワード通知をなくすことが可能です。また、ソーシャル認証以外にワンタイムパスワードでの認証をご用意しており、安全なファイル送付を支援します。

GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドのラインナップである、「MailFilter on Cloud」および「MailArchive on Cloud」との組み合わせでメールからの情報漏えい対策強化を実現します。

「MailFilter on Cloud」との組み合わせでは、フィルタリング条件を設定し、例えば私有端末への情報持ち出しにつながるフリーメールへの送信を禁止したり、本文や添付ファイルを検査し個人情報や機密情報となる特定のキーワードを含む場合には送信を保留し、上長の承認のうえで送信したりするといった対策が可能です。

「MailArchive on Cloud」との組み合わせでは、添付ファイルをダウンロードリンク化やZIP暗号化する前のオリジナルメールを保存することで、添付ファイルを含めたメールの監査業務対応や退職者のメール検索を素早く実現可能です。