DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス|課題解決

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス

電子帳簿保存法への対応、こんな問題はありませんか?

1. 紙と電子の書類を別々に保存する必要がある

紙の書類はキャビネットへ、電子書類は基幹システムから文書管理システムなどに保存するイメージ

お困りごと

請求書や注文書などの取引関係書類ごとに保存の仕組みが違なるため、それぞれに管理・運用ルールの設定・確認が必要。

また同一書類の中でも複数の保管先・保存形態が存在してるため見たい書類がすぐに見つからない。

2. 紙と電子の書類で受領・承認プロセスが異なる

紙と電子の書類で受領・承認プロセスが異なるため混乱している様子

お困りごと

各拠点ごとに受領された紙と電子の書類が異なるプロセスで承認され業務部門へ送付されるため、受け取った業務部門では紙と電子それぞれの承認・保管業務を行う必要があり業務負荷が高くなっている。

3. 日付や取引先情報を二重入力している

業務システムと文書管理システムに日付や取引先情報を二重入力している様子

お困りごと

電子書類に日付などの属性情報を付与するために、 業務システムへ入力した同じ内容を文書管理システムに 二重入力している

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスで実現できること

書類の登録や閲覧に関する利用者の負荷を下げ本来やるべき業務に集中できる環境を整えます

実現できること

書類の保管場所を統一し、案件単位での横断検索が可能なため、書類を探すための他部門への確認や、書類検索の手間を大幅に削減できます。

電子化、承認、保管のプロセスを1システムで対応できるので業務のスピードアップとコスト削減につながります

取引から登録、保管・検索まで、1システムで対応している範囲

実現できること

  • Point1:
    複合機社種を問わず電子化が可能なため
    どの拠点からでも電子化が可能です。
  • Point2:
    承認ワークフローを通った書類をそのまま保管できるため
    承認システムの導入が不要です。
  • Point3:
    基幹システムと連携し、日付や顧客情報などの
    インデックス情報を入力する手間を削減します。

電子帳簿保存法にまつわる業務負荷が削減されるため電子化へのハードルが下がります

調査時にシステム説明が不要

税務調査では電子帳簿保存法に沿った保存ができているか、マニュアルが整備されているかなど、様々な確認・説名を行う必要がありますが、JIIMA認証を取得予定のためこれらの説明が不要になります。

電子取引、スキャナ要件を1システムで対応

電子帳簿保存法対応は電子要件、スキャナ要件両方の対応が求められますが、本サービスでは2つの要件対応を1システムで行います。

そのため、電子帳簿保存法に対応したルールの策定などの管理業務の手間を削減できます。

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キヤノンマーケティングジャパン株式会社 デジタルドキュメントサービス戦略推進課

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