請求書や注文書などの取引関係書類ごとに保存の仕組みが違なるため、それぞれに管理・運用ルールの設定・確認が必要。

また同一書類の中でも複数の保管先・保存形態が存在してるため見たい書類がすぐに見つからない。

各拠点ごとに受領された紙と電子の書類が異なるプロセスで承認され業務部門へ送付されるため、受け取った業務部門では紙と電子それぞれの承認・保管業務を行う必要があり業務負荷が高くなっている。

電子書類に日付などの属性情報を付与するために、業務システムへ入力した同じ内容を文書管理システムに二重入力している

書類の保管場所を統一し、案件単位での横断検索が可能なため、書類を探すための他部門への確認や、書類検索の手間を大幅に削減できます。

また、書類、保存形態ごとに設定されていた運用ルールの整備や、調査の際の運用説明も一元化できます。