スキャン電子化BPOデジタイズソリューション

必要書類を電子化しクラウドで共有することで、販売店・カスタマーセンター・工場の連携がスムーズになり、お客さまからの問い合わせに迅速・丁寧に対応できるようになりました。業務が効率化したことで結果的にお客さまの満足度も向上したと思います。他部門からも同様の仕組みを利用したいという要望が出ています。

各部門で発生した帳票書類を、電子化センターに送付し電子化しています。経理部門ではその電子データと申請内容の突き合わせをモニタ上で行い、承認作業を行います。原本で確認作業を行っていた際には紛れ込みや紛失のリスクも感じていましたが、モニタ上で完結するのでその心配もなくなりました。デスク周りはもちろん、保管スペースも要らなくなり、オフィスがすっきりしたのが嬉しいですね。

古くなった紙図面の老朽化が気になり、電子化を決断しました。BCP対策の必要性も感じていたのでこれでひと安心です。今では図面のコピーをとることもなくなりました。必要に応じて印刷することはありますが、タブレットひとつで工場内を回っています。働き方も変わりましたね。

点検の度に持ち出す必要があった整備マニュアルを全て電子化しました。おかげでモバイル端末のみで点検ができるようになりました。マニュアルに不明な点があれば、その場で画面共有しながらメンバーに確認でき、早く正確なコミュニケーションかとれるようになったのが一番の効果だと思います。データはクラウドで一元管理しているので、マニュアルの更新漏れの心配がないのもいいですね。

お客さまの契約書や重要事項説明書などを電子化して、社内システムと連携させています。営業からも簡単に内容確認ができるようになったと評判です。特に外出先から確認できるようになったことで効率が上がったという声が多いです。おかげさまで本来のコア業務に専念できるようになりました。もっと早く電子化しておけば良かったと思います。

オフィス移転の際に、大量の文書を電子化しました。新しいオフィスでは収納スペースが従来の3割程度しか確保できなかったためです。電子化後に廃棄することが可能な文書に絞り込んで実施しました。また、ファイルサーバが電子のごみ箱にならないように運用ルールも作成しました。単なる電子化だけでなく、電子化すべき文書の選定や運用についてもノウハウを提供いただけたのが心強かったです。

お客さまから提出される支払依頼書類の電子化と依頼内容の入力を委託しています。電子化された書類（イメージデータ）と依頼内容をモニタ上で確認しながら審査を行っています。全てがデータ化されているので、お客さまからのお問い合わせにも迅速に対応ができるようになりました。また、クラウド共有できるようになったことで拠点を分散しBCP対策も実施できました。

検討のきっかけはオフィス移転でしたが、オリンピックに向けて出社が困難になることを想定した「在宅勤務体制作り」に目的を変更し、電子化を実施しました。全ての文書を電子化するには膨大な費用がかかるため、主要な文書に絞り込み、運用もスモールスタートにしました。現在はキヤノンマーケティングジャパングループのみなさんと見えてきた運用ルールの課題をまとめ、全社展開にむけて次のフェーズに入ろうとしているところです。