テレワーク成功の鍵は「スキャン電子化」にあった！

テレワークには、VPN接続環境、労務管理体制、コミュニケーション環境などの整備はもちろんのこと、テレワークに適した業務への再構築がひとつの重要なポイントとなります。
では、実際にテレワークを導入した企業は問題なく業務を行えているのでしょうか？ 2020年3月に発表されたアドビ株式会社の調査を見ると、課題が見えてきます。

「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」との回答が約40％でした。実際、請求書、承認書類やマニュアルといった紙での保管が一般的な書類は多く、その確認や処理のために出社されている方も多いのではないでしょうか。

多くの企業では紙のオフィス文書の流れに沿って業務が組み立てられてきました。よって、突然のテレワーク導入で「急に対応できなかった」「対応したつもりだったが、不十分だった」「書類を持ち帰っていた」という事態になるのは、当然です。

しかしテレワーク環境に対応しきれていない状況は、生産性の低下や情報漏洩リスクを招きます。だからこそ、紙文書を前提とした業務からテレワークに適した業務へ、すなわち「紙文書のデジタル化とオンライン共有」を前提とした業務の再構築が必要となるわけです。

紙文書への対応が不十分と感じる場合は、次にご紹介する3つのポイントを確認してみることをお勧めします。

政府の「自粛要請」で急速に広がったテレワークでしたが、この新しい環境に順応し業務を滞りなく進めることができた企業の多くは、次のステップとして資産の最適化による収益構造の改善に動きだしています。

中でも1,2はいわゆる「オフィスのスリム化」を実現させるものであり、そのコストメリットは大きく、特に都心のオフィスでは多大な固定費を削減できるとして注目されています。「都心」「駅すぐ」といった好立地のオフィス環境から、「コンパクトオフィス」「サテライトオフィス」など機能的で臨機応変なオフィス環境へ、オフィスのあり方が見直され始めているのです。

オフィス書類を電子化する準備として、それらが業務でどのように活用されているのかを正確に把握する必要があります。
すべての文書をスキャン電子化することができれば悩む必要はありませんが、時間、費用などを考慮するとそうはいきません。そこで大量にある書類の中でも、特に電子化する必要があるものを実際の業務と照らし合わせて選定します。

電子化に適している文書とは、「閲覧頻度が高い文書」と「すぐ確認が必要な文書」、そして「持ち出せない文書」の3つ。複数の方が閲覧する、問い合わせ対応などですぐに確認したい といった文書は電子化に適しています。

対象文書が決まったらスキャン電子化作業に入ることになりますが、事前の運用ルールの設定が重要です。正しい場所に正しく納めることはもちろん、アクセス権限の設定など、電子化することで共有性が高まる分、共通のルールを設定し管理していくことが必要です。

また、クラウドで共有することになったものの次第にルールがあいまいになり、活用されないデータが溜まっていくという状況に陥ることがあります。デジタルデータの整理方法についてもルールを設け、不要なデータを蓄積させないようにしましょう。

なお、ルールの定着には定期的な見直しや棚卸などを行い、メンバーの共通認識を保つ工夫が必要です。

スキャン電子化作業は、過去文書の電子化に限った話ではありません。今後発生し続ける業務帳票などの紙文書にどのように対応していくかも考える必要があります。

おすすめは、日々の業務の中に電子化作業を組み入れタイムリーにデジタル化すること。その後に続く業務のテレワークを促進し、保管文書が増えることを回避します。

これら日々の業務に組み込む電子化も同様に上述のようなルール設定・定着が重要です。日々の業務に連動しているため利用頻度も高くなり、属人的な部分最適が進みやすい傾向にあるからです。結果的にルールがあいまいになり、紙文書での業務に戻ってしまったという相談をいただくのは、まさにこの運用の難しさを示しています。

ここで、スキャン電子化を実施したことで、保管スペースの削減・コスト削減という目的とともにテレワーク環境への対応も成功させた事例をご紹介します。

図面を電子化することで、オフィス移転に合わせた文書のスリム化（削減）を実現することがご要望でしたが、今後の働き方を見据え、データをクラウドストレージに保管することでテレワークにも対応できる環境を整えました。緊急事態宣言をきっかけに本格的にテレワークを導入しましたが、問題なくスムーズにテレワーク環境に移行でき、情報アクセスの快適さ、情報を効率的に活用できることを実感しているとのことです。

また、そのままだと使用ができなくなるほどに劣化した図面を高品質に電子化することでさらなる劣化を回避。情報資産を守ることにもつながりました。

もちろん当初の目的である文書保管スペースの削減も達成し、コスト削減も実現されました。

このようにテレワークに欠かせない紙文書の電子化作業ですが、次のような理由で断念してしまわれるケースも少なくなくありません。

そこで近年注目されているのが、「専門家へのアウトソーシング（業務委託）」です。専門家へアウトソースすることにより自社のリソース（ヒト・設備・時間）を使うことなく、紙文書のデジタル化を実現できます。また、その効果を維持していくためのノウハウの提供を受けることが可能です。

前述の通り、テレワークの導入における最大のカギは「紙文書のデジタル化」です。

キヤノンMJグループではこれまでのドキュメントソリューションで培ったノウハウを活かし、お客さまの紙文書をデジタルデータに変換（電子化）するサービスをご提供しています。

業種や規模を問わず、これまでに多くのお客様の課題をスキャン電子化でご支援して参りました。専門家として御社の業務改革を支えます。

キヤノンMJでは、スキャン電子化サービスを通してオフィス再構築を目指すお客さまの課題解決を支援しております。テレワーク導入にあたって、またオフィスのスリム化に伴う文書削減にあたって、各フェーズにおいて最適な解決方法をご提案しています。
長らくドキュメントソリューションの分野で培ってきた経験と、幅広い文書電子化の実績あるキヤノンマーケティングジャパンのBPOサービスをぜひご利用ください。

スキャン電子化サービスの「コスト感」や「導入事例」は紹介ページをご確認ください。

また、キヤノンでは紙文書のデジタル化のアウトソースのご依頼はもちろん、クラウドストレージや文書管理システムのご提案や、スキャナや複合機などのハードウェア機器のご提案、さらには文書管理および文書削減のコンサルティングも可能です。お気軽にご相談ください。

スキャン電子化でリスクに負けないビジネス環境を実現しましょう。