請求書WEB配信は、テレワーク実現の救世主となるか？

一般社団法人日本CFO協会がおこなった、企業のCFOおよび経理・財務幹部へのアンケート「新型コロナウイルスによる経理財務業務への影響に関する調査」によると、テレワークを実施または推奨した企業は全体の約70％でした。一方で、このうち43％が「テレワーク実施中に出社する必要が発生した」との回答でした。

出社理由は「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」「会議への参加」「打合せ」「銀行対応」など。

この調査結果から、テレワークへの取り組みは広がったものの自宅や社外では対応できない業務が多いことがわかります。

弊社キヤノンマーケティングジャパンでも、今回のコロナ禍をきっかけに、在宅勤務等のテレワークを推進しておりましたが、その中でもテレワーク推進の阻害要因となったものとして「紙の帳票の発行業務」がありました。

請求書などの帳票発行業務は、専用の機器（印刷機、封入封緘機など）やシステムを使い、印刷～配送業者に渡すところまでの間に人手の作業やチェックが多く発生します。従って、会社がテレワークを推奨しても、誰かが出社して業務を行わざるを得ませんでした。

同じように、請求書等の紙の帳票発行のために出社を余儀なくされた方も多かったのではないでしょうか。

紙の請求書の発行時および受け取り時における2つの課題は「WEB配信」で解決できます。

紙の請求書発行の場合、「作成する場所」と「受取る場所」の2つの”場所”が必要です。この2つの”場所”の問題を解決できるのが、請求書を電子データで配信する”WEB配信”という方法です。

キヤノンマーケティングジャパンでは、2018年から請求書のWEB配信を導入。お客さまの運用を重視し、WEB配信への移行に同意いただいてから切り替えています。切り替え数は毎月約500～600件規模で増加し、今では1万件以上のお客さまに請求書を配信しています。

すぐに受け取りたい、またはPDFで請求書を受け取りたいというお客様のニーズにお応えできるため好評をいただいております。

さらに、自社で行っていた紙の請求書発行業務のコストと作業負荷を大幅に削減するだけでなく、即日届くことで、意外と時間と人手をかけて対応していた「いつとどくの？」「至急FAXで送って！」といった問合せ業務が無くなったことも大きな効果として挙げられます。

キヤノンマーケティングジャパンでは、自社導入した帳票WEB配信システムをお客さまにも活用いただけるクラウドサービスとして「bizform online配信」というサービス名で展開しています。
請求書の発行業務などで出社が当たり前だった経理部門にテレワーク環境を実現するとともに、受取側のテレワークも促進します。クラウドサービスなので、初期コストを抑えて短期間で導入が可能、専用設備も不要です。受取先に利用料はかかりません。

導入にあたって、社内規定や法的側面も気になるところかと思いますが、自社導入の経験からアドバイスなどのご支援もさせていただきます。お気軽にご相談ください。

WEB配信を検討されるお客さまからのお問い合せや導入が急激に増加していますが、検討を始めたきっかけは以下の2つに分類されます。

どちらもテレワークが起因の理由となっています。

出社しないと送れない、受け取れない。そんな課題を解決する方法として「請求書のWEB配信」が注目されています。

請求書のWEB配信は、コスト削減や問い合わせ減少といった自社のメリットだけではなく、取引先にも大きなメリットがあります。さらに、ニューノーマル時代のテレワークも促進できるため、社会にも貢献できる三方良しの解決策と言えます。

貴社でも請求書のWEB配信導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。