仕入先に郵送していた帳票の電子化を実現することでニューノーマルな働き方に合わせた業務の最適化を推進YKKビジネスサポート株式会社

電子化への切り替えを図るにあたって、3社からの提案を受けた同社。改革を推し進めていくにあたって、キヤノンMJのビジネス帳票配信サービスであるbizform onlineを選択した決め手はどこにあったのでしょう。

「グループ各社ではそれぞれ違った基幹システムを使用しており、それぞれ帳票単位でまとまったPDFになっていることから分割&結合といった処理に対応できる必要がありました。そういった複雑な仕様を理解して、当社のデータ仕様を変えることなく実現する方法を提案いただいたことが信頼につながりました」。

「また、キヤノンMJに決めた理由として特に大きかったのが、紙での郵送にも柔軟に対応してもらえる点でした。紙で郵送してほしいという仕入先がどうしても残ってしまいます。電子化によるWEB配信を基本としつつも、仕入先によっては従来どおり郵送で送付するというイレギュラーな要望にも柔軟に応えてくれる、またデータのアップロードも容易に出来るようにして頂く等、こちらのオーダーに寄り添ってもらえるというのが一番の決め手になりましたね」。

「検収明細を電子化したことで感じる効果は、まずは即日配信の便利さです。郵送対応していた頃は、至急で送付してほしいというご要望への対応が業務を圧迫することもありましたが、今ではお待たせすることもなくなりました。受取企業様も早く届くことを喜んでいらっしゃいます。また、データでの受取のため、帳票の保存が容易であることも受取企業様から高い評価を受けております。後は、コスト削減効果にも期待しています。WEB配信に切り替える事で、印刷～郵送にかかるコストが大幅に削減できます。そのため、WEB配信への移行促進に取り組んでいます。切替促進のための案内チラシデザインの作成などのサポートもいただきながら、今後もコスト削減効果を最大化できるようにしていきたいです」。