Web請求書の導入によりコスト削減や業務負荷軽減を実現し環境保護にも貢献日本通運株式会社

陸・海・空すべてを網羅する多彩な輸送モードと国内外に広がる倉庫ネットワークを駆使し、国や地域を超えた物流事業を展開するのが、日本通運株式会社です。2022年、ホールディングス体制への移行とともに、新たなグループブランド「NX」を導入。「日本通運グループ」から「NXグループ」へとスタートを切り、グローバルロジスティクス企業としてさらなる進化も遂げつつある同社では、2020年に業務改革の一環として請求書電子配信サービスを導入。従来は紙で発行していた請求書を電子配信にシフトし、コストや業務負荷の大幅な削減を実現しました。社内の請求書発行業務を統括する財務・経理部の松尾氏に詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

毎月、必ず発生する請求書の発行業務。業界のリーディングカンパニーとして、月平均7万5千件にも及ぶ請求書を発行している日本通運株式会社の売掛業務部門では、請求書発行業務の改善をテーマに検討をスタートしました。松尾氏が語ります。「紙の請求書は印刷・封入にかなりの時間や人手がかかるのに加え、商習慣上、営業担当者が直接取引先に持参することが多く、とても非効率でした」。

「当社では、後方事務の省力化・効率化を経営計画の目標の一つとしており、2017年にそれまで何十年も続けてきた体制（地域ごとに専任を置いて地域最適で業務行う体制）から本社組織にシェアードサービスセンターを新たに立ち上げ、全国規模で業務の集約化・集中化を図る体制へと抜本的な見直しを図りました。請求書発行業務の改善も、そこからの流れで進められたものです」。

「当社は総合物流企業としてカーボンオフセットへの取り組みが求められています。ペーパーレスにつながる今回のような施策の導入は、企業全体の取り組みの方向とも一致していました。また、業界内でも環境保護や業務改革の一環としてWeb請求書の導入が進みつつあり、当社でも高い関心を寄せる取り組みでもありました」。

紙の請求書からWeb請求にシフトするにあたり、数あるベンダーの中からキヤノンMJの請求書電子配信サービスであるbizform online配信を選択した決め手となったのは何だったのでしょう。

「また、けっして汎用的な提案内容ではなく、当社の実際の運用の中で想定される状況を鑑みた上で、請求書に訂正が発生した場合の対応をはじめ、具体性を持った提案をしていただけたのも信頼につながりました。システム面の優位性もさることながら、やはり人への信頼も大きかったですね。他社とも比較はしましたが、内容・金額・スケジュール・担当者の対応などトータルで考えて選定しました」。

請求書発行業務の改善をテーマに請求書電子配信サービスを導入し、実際に成果を生み出すことに成功した同社。最後に、今後の展望について伺いました。