【営業DXの第一歩】顧客情報を未来の成果につなげるには

最近耳にするようになった「営業DX」という言葉。
売り上げ拡大のために、営業活動の変革を考え始めても「いったいどこから手を付けたら良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか？しかし、営業DXは必ずしも大規模なシステム導入や組織改革から始める必要はありません。

第一歩として有効なのが、営業活動の基盤となる「顧客情報の管理」です。
その中でも、名刺管理は最も身近で効果的な取り組みの一つと言われています。
本コラムでは、「顧客情報の管理」をきっかけとした営業DXのスタートについて解説します。

近年、企業の競争力を高めるために「営業DX（デジタルトランスフォーメーション）」の推進が不可欠となっています。営業DXとは、単にデジタルツールを導入することではなく、テクノロジーを活用して営業活動のあり方そのものを変革し、生産性の最大化を目指す取り組みです。
例えば名刺は「顧客接点情報」であり、重要な資産です。しかし、個人の手元に置いたままでは組織の資産として活用させることはできません。名刺をデジタル化し、組織全体で共有・活用可能な「データ」へと昇華させることこそが、営業DXの強固な基盤構築につながります。

顧客情報は単なる営業ツールではなく、組織全体で共有し未来の成果につなげるべき「共通資産」です。しかし、この資産を本当に価値あるものにするためには、3つの課題を乗り越える必要があります。

仮に顧客情報である名刺の共有が義務化されたとしても、多くの企業では「続かない」可能性が高いです。その最大の原因は、データの入力と管理にかかる手間の多さです。
情報入力が滞ったり、個々人によって入力する内容が異なったりするとデータは不十分な状態のまま蓄積されます。結果として、データが十分に整備されず、共有の仕組みがあっても活用が進まない状況に陥りがちです。こうした課題を解消するには、入力や更新の自動化が不可欠です。

顧客情報は変わっていくものです。担当者の異動、昇進は日常的に起こりうることであり、さらには企業の合併、連絡先の変更なども発生する可能性があります。
古い情報に基づいたアプローチは的外れになるだけでなく、最悪の場合、顧客からの信頼を損なう原因にもなりかねません。顧客情報は、常に最新で正確な状態に保たれてこそ、初めて「資産」として価値を発揮します。

仮に上記2つの壁を乗り越え、最新の顧客情報がデータベースに集約されたとしても、「その情報を次にどう生かすか」という仕組みがなければ、営業DXは実現しません。
データは集まっているも企業でも、「次に誰にアプローチすべきか」「最適なアプローチのタイミングはいつか」というアクションへの導線が欠けていることが多いです。この状態では、データの属人化を解消できたに過ぎません。営業DXを実現するためには、蓄積された情報を有効に活用する必要があります。

顧客情報を共通資産にし、そして活用していくためには以下のような仕組みづくりが必要です。

名刺情報の入力や顧客の最新情報のチェックは、ITの力で自動化することが可能です。
「もらった名刺をすぐにスマートフォンで撮影・登録できる」、「すでに大量にある名刺をスキャナーや複合機でまとめて登録できる」など業務環境に合った方法を選ぶことで、一気に名刺のデータ化が進みます。社内で追加された名刺情報や外部情報も参照して、異動や昇進情報が自動でデータに反映されると、生きた情報としてさらに顧客情報は共通資産としての価値が高まります。

顧客情報が共通資産として機能するためには、誰でも・簡単に必要な情報にたどり着ける必要があります。情報がどれだけ豊富に集積されていても検索に時間がかかったり、複雑な操作が必要だったりすれば、現場での活用は進みません。特にスマートフォンでの検索ができたり、名刺に付随する「名刺を交換したシーン」や「過去の商談情報」などの検索を行えたりすると顧客情報は単なる情報ではなく、営業DXに活用できる資産となります。

顧客情報を共通資産として管理するのであれば、セキュリティを確保することが必須です。まず、物理的な紛失に備え、PCやスマートフォンの端末にはデータを保存せず、クラウドサーバーを利用します。その際、パスコードロックを併用することで安全性を高めます。さらに、組織の規模や役割に応じて情報公開範囲を設定できる仕組み作りを行うと、顧客情報が外部に持ち出されるリスクを限りなく低くすることが可能です。

顧客情報が組織の共通資産となった後、次のステップはその資産を最大限に活用することです。情報をただ蓄積するだけでなく、売り上げを創出するために次のアクションを導き出す仕組みが求められます。

顧客情報があるということは、それにひもづく営業活動が行われているということです。
具体的には共通資産化された名刺の顧客情報を起点として、関連する営業活動を記録する仕組みができれば、顧客情報そのものが営業活動の状況を把握するツールとなり得ます。

こうした情報を一元的に記録することで、経営層やマネージャーは個人の報告に依存することなく営業状況の把握が可能になります。
さらに一歩進んだ活用では、「名刺登録数」や「商談の進行状況」を視覚的に分かりやすく表示できるダッシュボード※等を利用できるようになれば、活動量の多さや、予算の達成状況等を一目で把握できるようにするといった運用も可能になります。

顧客情報が共通資産となることで、組織全体としてのアプローチを最適化することができます。
例えば、今まで手作業で行っていたメールの配信が、顧客情報を元にまとめて配信できるようになったらどうでしょうか？単に一斉送信するだけでなく、顧客の属性や関心度・セミナー等への参加によって配信するメールを変えることで、営業活動の助けとなります。
さらに、メールが開封されたか、記載されたリンクがクリックされたかといった情報を顧客起点として集計し、データベースにひもづけます。これにより、「どの情報に興味があるか」が可視化され、興味度の高い顧客から優先的にアプローチできます。

本記事では「顧客情報の管理」をきっかけとした、営業DXの第一歩をご紹介しました。
営業DXとは、大規模で高額なシステムを導入することではありません。例えば目の前にある「名刺」という顧客情報を組織全体の資産へと変えていくところから、営業DXはスタートできます。