請求書電子配信サービス
bizform online 配信物流改善ソリューション「LogiChange」
物流業界の請求書業務を電子化し、バックオフィスDXを実現
| 誰向けのソリューションか？ | 請求書を月間1,000通以上発行している物流企業の経理部門やIT部門などの請求書発行業務の担当者 |
|---|---|
| どんな課題を解決するのか？ | 物流企業に多い請求書や付帯書類の発行・発送業務の紙運用や手作業による負担を解消 |
| 解決の方法は？ | 請求書電子配信サービス「bizform online配信」により 請求書や付帯書類の配信を電子化・自動化 |
| 期待できる効果は？ | 請求書発行業務を効率化し、 印刷・封入・郵送作業の削減による人手不足の解消と生産性向上に貢献 |
| およその導入期間は？ | およそ2～3か月で導入可能 |
請求書電子配信サービス bizform online 配信とは？
紙の請求書発行で大変
多種類の請求書手作業
押印・封入
郵送・配送
データ連携で電子化・手間なく請求書発行
システムから
帳票データをアップロード
- データを一元収集
電子請求書データを
作成・送信
- 作業時間短縮
- 郵送コスト削減
受け取り状況確認
- 問い合わせ負荷削減
- データを簡単検索
「bizform online 配信」は、請求書を電子データで取引先へ配信できるクラウドサービスです。
お客さまの基幹システムと連携し、請求データを自動アップロード。Webを通じて取引先へすぐに請求書を届けることができます。
これにより、印刷・封入・発送といった紙の請求書業務を大幅に削減し、請求業務の効率化とコスト削減を実現します。
解決できる課題とその理由
大量かつ多拠点からの請求書発行業務を解決できる理由
課題の内容
各営業所や支店ごとに毎月多くの請求書や通知書を発行しており、印刷・封入・郵送に膨大な手間と時間が発生。
課題発生の背景
物流企業では、営業所や支店、配送拠点などが各地に分散しており、拠点ごとに請求書を発行・発送する業務が発生しがちです。
そのため、各拠点で請求書の印刷や封入、発送といった紙の作業が発生し、業務負担が大きくなりやすい傾向があります。
解決できる理由
既存システムと柔軟に連携し、請求書をWebで一括配信できます。
拠点ごとに行っていた印刷・封入・発送作業を削減し、請求書発行業務を効率化できます。
付帯書類の種類が多く、紙に依存している状況を解決できる理由
課題の内容
高速道路料金明細や入出庫伝票、廃棄証明書などの付帯書類が多く、封入ミスや仕分け作業に時間を要するほか、印刷費・郵送費も増大。
課題発生の背景
物流企業では、請求書だけでなく、高速道路料金明細や入出庫伝票、廃棄証明書など、取引内容に応じたさまざまな付帯書類を発行・送付するケースがあります。
請求書と付帯書類をそれぞれ準備し、取引先ごとに仕分け・封入する必要があるため、紙を中心とした運用では作業量が増えやすくなります。
解決できる理由
請求書とあわせて付帯書類を電子ファイルとして添付配信できます。
封入・仕分け作業や封入ミスを削減するとともに、印刷・郵送コストの削減にもつながります。
問い合わせ対応の属人化・業務圧迫を解決できる理由
課題の内容
「請求書が届いていない」「再発行してほしい」といった問い合わせ対応による担当者の業務負荷増大。
課題発生の背景
物流企業では、取引先や請求件数が多く、請求書の未着や紛失、再発行などに関する個別の問い合わせが発生しやすくなります。
問い合わせのたびに担当者による確認・再発行対応が必要となるため、特定の担当者に業務が集中しやすく、属人化につながります。
解決できる理由
取引先がWeb上で請求書を閲覧・再ダウンロードできるため、未着や紛失による再発行対応や問い合わせ対応を削減できます。
担当者に依存していた業務を標準化し、安定した運用につなげられます。
特長・強み
bizform online 配信は、キヤノンマーケティングジャパンの自社業務の効率化を目的に開発されたサービスです。
社内の経理担当者の実務要望をもとに機能を拡充してきたため、実運用に即したきめ細かな機能を備えています。
基幹システムとスムーズに連携
お客さまの基幹システムと柔軟に連携し、請求書データをスムーズに取り込めます。
標準のアップロード機能に加え、PDFの分割や名寄せ処理にも対応しているため、既存システムへの変更を最小限に抑えた導入が可能です。
データ連携の仕組みを変えることなく、請求書配信の効率化を実現します。
紙での業務運用を踏襲した電子化
担当取引先ごとの閲覧権限設定や承認チェックに対応しており、拠点単位で適切な運用管理が可能です。
また、高速道路料金明細や入出庫伝票、廃棄証明書などの付帯書類を請求書に紐づけて配信でき、紙で行っていた同封書類もそのまま電子化できます。
既存の業務ルールを維持したまま、安全かつ効率的な運用を実現します。
既存の請求書フォーマットをそのまま活用
現在ご利用中の請求書フォーマットを変更せず、Web配信に移行できます。
帳票レイアウトの変更が不要なため、社内調整や取引先への説明負担を抑えた導入が可能です。
現場の負担を最小限に抑えながら、請求業務の効率化とコスト削減を実現します。
