活用一覧 DigitalWork Accelerator
活用シナリオ① 受領書業務の効率化
課題
- 配送ステータスの問い合わせ時に、各拠点で大量に保管された納品書から探して回答するため、時間を要する
- 人的ミスによる業務品質の低下と顧客満足度の減少
- 受領書の保管スペースの圧迫とコスト増大
効果
- 問い合わせへの即時対応で顧客満足度向上
- 照合精度の向上
- データの一元管理と検索性の向上
活用シナリオ② 取引先との書類共有業務の効率化
課題
- 仕入先との取引に必ず発生する電帳法対応が負担
- やり取りが膨大で作業・管理に負荷がかかる
- 様々な経路での授受があり、必要な時に書類が見つからない
効果
- 取引先と共通プラットフォームとして利用できるため効率化
- 大多数のユーザー登録も低コストで実現
- 受領経路の一元化
活用シナリオ③ 契約書の一元管理
課題
- 紙の契約書の検索・共有が困難
- 契約更新期限の管理が不十分で、漏れや見落としが発生
- 紙の保管にスペースと管理工数がかかる
効果
- 契約書の電帳法に準拠した一元管理、他拠点からも閲覧可能
- 期限通知アラートにより、更新忘れや自動更新の見落としを防止
- 電子保管により、物理スペース削減と検索スピードの向上を実現
活用シナリオ④ 許認可書類の期限管理・共有管理
課題
- 各拠点における許認可書類の管理が担当者に依存
- 台帳での申請・更新管理のため漏れが発生
- 更新期限の管理が属人的で、漏れや見落としが発生
効果
- クラウド上での一元管理で迅速な本社との情報共有
- 期限通知アラートにより、更新の見落としを防止
活用シナリオ⑤ 個人情報の迅速共有・堅牢な管理
課題
- 拠点からの回収に手間・コストがかかっている
- 紙管理では個人情報の紛失・漏洩リスクがある
- 適切に廃棄して、保管スペースを空けたい
効果
- 複合機でスキャンするだけでシステムに登録できる
- 複合機から直接登録できるのでPCに機密情報を残さない
- 参照と廃棄の権限管理でインシデントを抑止
- 保管期限を過ぎた文書は自動で廃棄
活用シナリオ⑥ 電子帳簿保存法にも安心の対応を
課題
- 紙書類を電子化する工数が増えている
- 真偽性・検索要件への対応と運用徹底が困難
- 税務調査リスクに対応できる準備ができていない
効果
- スキャンから保管まで手作業を最小化
- 複数のシステムと連携し一気通貫で効率化
- JIIMA認証を取得済みで電帳法の要件を個別にチェックする必要がない
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キヤノンマーケティングジャパン株式会社 デジタルドキュメントサービス戦略推進課