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電子取引管理サービスDigitalWork Accelerator

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス

電子帳簿保存法への対応、こんな問題はありませんか?

1. 紙と電子の書類を別々に保存する必要がある

紙の書類はキャビネットへ、電子書類は基幹システムから文書管理システムなどに保存するイメージ

お困りごと

請求書や注文書などの取引関係書類ごとに保存の仕組みが違なるため、それぞれに管理・運用ルールの設定・確認が必要。

また同一書類の中でも複数の保管先・保存形態が存在してるため見たい書類がすぐに見つからない。

2. 紙と電子の書類で受領・承認プロセスが異なる

紙と電子の書類で受領・承認プロセスが異なるため混乱している様子

お困りごと

各拠点ごとに受領された紙と電子の書類が異なるプロセスで承認され業務部門へ送付されるため、受け取った業務部門では紙と電子それぞれの承認・保管業務を行う必要があり業務負荷が高くなっている。

3. 日付や取引先情報を二重入力している

業務システムと文書管理システムに日付や取引先情報を二重入力している様子

お困りごと

電子書類に日付などの属性情報を付与するために、業務システムへ入力した同じ内容を文書管理システムに二重入力している。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスで実現できること

書類の登録や閲覧に関する利用者の負荷を下げ本来やるべき業務に集中できる環境を整えます

実現できること

書類の保管場所を統一し、案件単位での横断検索が可能なため、書類を探すための他部門への確認や、書類検索の手間を大幅に削減できます。

また、書類、保存形態ごとに設定されていた運用ルールの整備や、調査の際の運用説明も一元化できます。

電子化、承認、保管のプロセスを1システムで対応できるので業務のスピードアップとコスト削減につながります

取引から登録、保管・検索まで、1システムで対応している範囲

実現できること

  • Point1:
    複合機社種を問わず電子化が可能なためどの拠点からでも電子化が可能です。
  • Point2:
    承認ワークフローを通った書類をそのまま保管できるため承認システムの導入が不要です。
  • Point3:
    基幹システムと連携し、日付や顧客情報などのインデックス情報を入力する手間を削減します。

電子帳簿保存法にまつわる業務負荷が削減されるため電子化へのハードルが下がります

調査時にシステム説明が不要

税務調査では電子帳簿保存法に沿った保存ができているか、マニュアルが整備されているかなど、様々な確認・説名を行う必要がありますが、JIIMA認証を取得予定のためこれらの説明が不要になります

電子取引、スキャナ要件を1システムで対応

電子帳簿保存法対応は電子要件、スキャナ要件両方の対応が求められますが、本サービスでは2つの要件対応を1システムで行います。

そのため、電子帳簿保存法に対応したルールの策定などの管理業務の手間を削減できます。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電子書類ソフト法的要件認証制度」「電子取引ソフト法的要件認証制度」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」による製品認証を取得しています。

おもな機能

電子帳簿保存法対応

紙と電子の一元管理

同時ログインライセンス

マルチデバイス連携

業務システム連携

URL連携

簡易ワークフロー

グループ設定

ログ管理

基本メニュー

項目
補足
初期費用
開設費用 1契約
基本利用料(月額)
基本利用料 同時接続10ユーザー、ストレージ50GB
オプション利用料(月額)
追加同時接続ユーザー 同時接続1ユーザー追加ごと
追加ストレージ50GB 利用容量従量(50GB)
複合機連携※1 1契約ごと機能開放
書類・キー情報バッチ更新※2 1契約ごと機能開放
URL連携※3 1契約ごと機能開放
オプション利用料(都度)
タイムスタンプ連携基本利用料※4 1契約ごと機能開放、年間1万枚未満利用
  • ※1
    必要な設定を行った複合機からデータを受け取ることができる連携機能です。
  • ※2
    データ・書類の登録をバッチで定期的に実行できる機能です。
  • ※3
    発行したURLを他システムに埋め込むことで書類閲覧ができるようになる機能です。
  • ※4
    書類ごとにタイムスタンプを付与できる機能です。利用枚数の追加も可能です。

支援メニュー

項目 補足
文書棚卸サービス 対象文書の棚卸や業務フローの構築、対応方針・事務規約など運用規定の策定を有識者がご支援します。
システム導入支援サービス 文書棚卸ガイドツールによる棚卸ご支援や業務システムとの連携、ワークフローシステムの構築やOCRなど、導入設定をご支援します。
アウトソーシングサービス BPOにより郵送で届いた請求書のスキャン代行・データ項目入力・クラウド格納を代行するサービスを提供します。

バージョンアップ情報

2024年9月29日 Ver1.6.0 機能追加 文書管理機能強化 本システムに登録された書類の期日管理が可能となるアラート機能など文書管理機能強化を行いました。その他機能改善を実施しました。
2024年8月19日 Ver1.5.1 不具合対応 不具合対応 不具合対応を実施しました。
2024年6月30日 Ver1.5.0 機能追加 API機能拡充 外部システムから呼び出しが可能なAPIとして検索、ダウンロード、削除機能をリリースしました。その他機能改善や不具合対応を実施しました。
2024年5月12日 Ver1.4.1 不具合対応 不具合対応 不具合対応を実施しました。
2024年3月30日 Ver1.4.0 機能追加 Web一括登録機能 Web画面上から一括でファイルとインデックス情報を紐づけて登録が可能となり、画面上でインデックスの手入力をせずに大量の書類を登録できるようになりました。その他機能改善や不具合対応を実施しました。
2024年2月11日 Ver1.3.2 機能改善 付帯書類機能改善 付帯書類登録機能の改善を実施しました。テナント毎に付帯書類機能の利用有無を設定できるようになりました。
2023年12月24日 Ver1.3.1 機能追加 API機能追加 外部システムから呼び出しが可能な書類登録API、アップロード書類に紐づけてファイル管理ができる付帯書類登録機能をリリースしました。その他機能改善や不具合対応を実施しました。
2023年12月3日 Ver1.3.0 機能追加 SSO機能/QR後付け機能追加 SAML認証によるシングルサインオン機能、QRコードによるファイル後付け登録が可能な機能をリリースしました。その他画面UIや機能改善を実施しました。
2023年9月30日 Ver1.2.0 機能改善 画面UI変更 書類アップロードの画面遷移見直したUI変更を行い、利用者が操作に迷わないよう改善を実施しました。
2023年6月11日 Ver1.1.6 機能改善 機能改善 ユーザー・グループ情報更新機能や承認機能の仕様改善を実施しました。その他書類種別数やグループ数の上限数見直しを行いました。
2023年4月9日 Ver1.1.4 機能改善 機能改善 スキャナ保存要件チェックやインフォメーション掲載機能の仕様改善を実施しました。
2023年3月12日 Ver1.1.0 機能追加 登録モード追加 インデックスコピー機能やアップロードツールでのバッチ連携モードを拡充しました。その他画面の文言変更修正を実施しました。
2022年12月20日 Ver1.0 リリース DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスがリリースされました。