すべての社内PCおよびサーバーの情報を収集します。

これらの情報を台帳に記載していきます。
情報は手作業で収集することもできますが、収集ツールを使うと作業の効率化が図れます。（フリーウエアもリリースされています）
サーバーやPCだけでなく、プリンターやルーター、スキャナーなども台帳に記載します。

台数が多い場合は資産管理ソフトウエアの導入をお勧めします。
情報収集や台帳登録が一元管理でき、かつ情報漏えいの防止などセキュリティ面でも効果的です。

ネットワーク図で大切なことは、見た目より正確性です。正確であれば簡略記号で描いても手描きしても構いません。
接続はハブからハブ、ハブからPCやプリンターなど、目視確認して記入していきます。
台帳とリンクが取りやすいように機器の名称も統一化しておきましょう。

IT機器の調査および台帳作成やネットワーク図の作成にはたいへん手間がかかります。しかしこれを行うことでその後のシステム運用がとてもやりやすくなりますので、ぜひ実行してください。
日常業務の中でお時間が取れないような場合は、代行調査も承りますのでご相談ください。