金融・証券・保険業務ではどう使う？
ドキュメントスキャナー体験リポート

「届いたスキャナーを初めて見たとき、『えっ、こんなに小さいの！？』と驚きました。最初はプリンターのトナーカートリッジが届いたのかと思いましたよ（笑）」

今回のモニターNさんは、キヤノンのオールラウンド・モバイルスキャナーDR-P208IIの第一印象について、そう語った。

Nさんは、都内の保険代理店に勤務するファイナンシャルプランナーだ。保険のコンサルティング業務に従事するかたわら、マネー関連のセミナーで講師を務めている。年間のセミナー講演回数は、なんと250回。いつも全国各地を飛び回っているそうだ。

セミナーで使う資料は、Nさんが自分で作ったもの。セミナーの受講者にとって有意義な情報を提供できるよう、新聞や雑誌などでの情報収集は欠かさないという。

「講演の内容や資料などの”アウトプット”を形作るには、その2～3倍、あるいはそれ以上の”インプット”が必要になるんですよ。だから新聞や雑誌で気になる情報を見つけたらスキャンして、後で必ず読み返します」

どのような手段でスキャンしているのかを伺ったところ、スマートフォンのカメラ機能で資料を撮影し、ウェブサービスのEvernoteに写真を保存しているとのことだ。Evernoteは写真内の文字を自動認識するOCR機能を持っているため、あとからキーワード検索で目的の資料を見つけることができる。だが写真の状態によっては、文字認識がうまくいかないことも少なくない。

そんなNさんがDR-P208IIを使ってみたところ、驚くほど簡単に資料を美しく取り込むことができたそうだ。OCR機能による文字の誤認識もほとんどなかったとのこと。付属のスキャンソフト「CaptureOnTouch」で取り込んだ資料はEvernoteに転送できるので、これまで通りのやり方で資料探しが行える点もうれしいという。

「勉強会や交流会でもらった名刺とか、ほかの人のセミナーで使われた資料の取り込みに便利です。名刺や資料は、もらってすぐにスキャンしてパソコンで整理するようにしています。オフィスに戻ってからだと、整理するのを忘れてしまうことも多いので（笑）」

DR-P208IIは資料の表と裏を一度に読み取る「1パス両面スキャン」に対応しているほか、ADF（自動紙送り装置）に最大10枚の紙をまとめてセットすることもできる。1枚ずつ手差しでスキャンする必要がなく、1回の作業で20ページ分の資料を取り込み可能だ。Nさんのように日頃から頻繁に資料をスキャンする人にとって、両面スキャンとADFを搭載したDR-P208IIは、ビジネスに欠かせないガジェットだといえる。

セミナーで講演を行うために全国各地を飛び回るNさん。会場には自前のノートパソコンやプロジェクターを持ち込むため、いつも大きな荷物を抱えて移動しているという。

セミナー受講者に配布する資料は主催者側で印刷したものを用意してもらえるものの、自分用の資料は一緒に持ち歩く必要がある。

加えて、移動中の新幹線や飛行機で読む新聞や雑誌で気になったものは捨てずに持ち帰るようにしているため、移動中も荷物が増えてしまうのだという。だがDR-P208IIを利用するようになってからは、移動中でも雑誌や新聞の必要な記事だけを取り込めるようになり、荷物を必要最低限に減らせたと語る。

「サイズは相当小さいですね。これならいつも使っているカバンに難なく入ります。あまりにも小さいので、はじめは紙の上でスキャナーを動かすハンディタイプの製品なのかと思ったほどです」

USBバスパワー対応で、電源コードが不要な点もポイントだという。ケーブルの取り回しも楽だし、コンセントのない乗り物で移動する時でも、パソコンにDR-P208IIをつなげば利用できるのが便利だと話す。

DR-P208IIは、会場で実施するアンケートの回答用紙をその場でスキャンするといった用途でも活躍しているそうだ。従来は主催者が回収・スキャンした結果をメールで受け取っていたのだが、この方法では参加者の意見を確認できるのは開催日から数日後となる。しかしDR-P208IIですぐにスキャンしておけば、帰りの移動時間を使って確認することが可能。参加者の意見をいち早く次のセミナーに生かせるようになったと話す。

NさんはDR-P208IIを、セミナー会場や移動中だけでなく、会社でも使っているらしい。特に、数枚程度の紙資料をスキャンする場合に重宝しているそうだ。会社のコピー機にもスキャン機能はあるのだが、取り込みのたびにわざわざ設置場所まで移動しなければならない上に、順番待ちですぐに使えない場合もある。だがコンパクトなDR-P208IIなら自分のデスクの引き出しに収納可能で、使うときにサッと取り出し、作業が終わったらすぐにしまえる。瞬時に使える手軽さと、ちょっとしたスキマにも入るサイズが魅力だというわけだ。

「DR-P208IIをもっと活用できないものかと思って、いまはいろんな場面でさまざまな機能を試しています。スキャンした文書をパワーポイントのファイル形式で保存できるらしいので、今度試してみたいですね」

講演のために各地を飛び回るファイナンシャルプランナーのNさんにとって、操作性と携帯性に優れたDR-P208IIは、もはや手放せない存在になっているとのこと。打ち合わせや出張が多い人にこそ、モバイルに適したDR-P208IIをおすすめしたい。