金融・証券・保険業務ではどう使う？
ドキュメントスキャナー体験リポート

営業職のHさんは会社でのデスクワークはほとんどなく、外回りの営業が中心だ。定期的に行なわれるミーティングには出席するものの、勤務時間の9割がたは顧客に会うために各地を飛び回っているという。そのため、持ち歩く荷物が非常に多いことが悩みのタネらしい。

「ノートパソコンや決済端末に加えて、お客さまへの提案書や契約書、業務で使うもろもろの書類をいつも持ち歩いています。多い日には、書類の枚数が500枚を超えるときもありますね。おかげで最近、腰を痛めてしまいました（苦笑）」

一時は商談にパソコンやタブレットを使うことを検討したが、Hさんは自身の営業スタイルを考えた上で、顧客との対話には紙の資料を使うほうが好ましいと判断したという。また会社からは個々の社員にタブレット端末が支給されているものの、まだ業務で利用できる環境は整えられてないとのこと。せっかくのタブレット端末も、いまは自宅で子どものオモチャとなっているそうだ。

そんなHさんにDR-P208IIをどのように使っているのか伺ったところ、セミナー資料のデジタル化に活用しているとのことだ。これまで会場でもらった紙資料は会社に持ち帰りデスクに保管していたのだが、DR-P208IIを使い始めてからはその場でスキャンし処分してしまうのだという。資料をわざわざ持ち帰る必要がなくなり、会社のデスクもスッキリ整理できるようになったらしい。

「自分の会社が主催するセミナーでは事前に資料をPDFでわたされます。手書きのメモを加えるために、あえて紙にプリントしているんですよ。そのメモを残すために資料は紙で保管していたんですが、DR-P208IIを使うようになってからは、メモごとまとめてデジタル化しています」

またセミナーでもらった名刺の管理にも、DR-P208IIを使っていると言う。DR-P208IIはADF（自動原稿送り装置）を搭載しているため、1枚ずつ手差しでセットすることなく、最大10枚の資料を一度に取り込むことができる。大量の名刺をもらった場合でも、ごく短時間でデジタル化できるのだ。名刺をデジタルで管理するようになってから、連絡先を確認するために会社に戻ることがなくなった、とHさんは話してくれた。

Hさんの話によると、金融業界のなかでも特に生命保険業界は個人情報の取り扱いが厳しいらしい。これは名前や住所などの個人情報に加えて、いままでにかかった病気や通院の記録など、顧客の健康状態についても扱っているからだ。ルールとして個人情報をメモすることが禁じられているほか、金融庁や自社による検査がたびたび行なわれているとのことだ。

そんな理由からHさん個人としても顧客情報はデリケートに扱う必要があり、営業資料に関してはいまはまだ従来どおり紙で管理しているという。たとえば営業の際に顧客に記入してもらった面談シートをファイリングしているのだが、その数は1000件以上にもなっているらしい。これらをデジタル化するためには、まず会社としてのルール作りが必要だ。ただでさえ厳しいルールが定められている中、新たなルールを作り出すには相当な労力を必要とするだろう。

だがそのメリットは大きい、とHさんは語る。営業職の人なら、たまたま顧客の会社や住居の近くを通りかかった際に、アポなしで訪問することもあるかもしれない。そんなときにデジタル化された顧客情報があれば、テキスト検索で目的のデータを瞬時に呼び出し、事前に必要な情報を確認できるというのだ。

「お客さまの情報をノートパソコンやタブレットに入れて持ち歩けるっていうのは、我々のいる生命保険業界だけじゃなく、すべての営業職の人にとって便利だと思いますよ」とHさん。端末を持ち歩くとなると盗難や紛失による情報流出を心配する人がいるかもしれないが、ログインパスワードやPDFの閲覧パスワード、さらにPCならハードウェア的なセキュリティ技術などを利用することで大切なデータを強固に保護できる。セキュリティ対策を施したクラウドサービスや仮想化サービスを利用するという手もあるだろう。もしくはDR-P208IIに付属のスキャンソフト「imageFORMULA CaptureOnTouch」から会社で使っている「Microsoft Office SharePoint Server」と連携して、スキャンした文書をダイレクトにアップロードするといった利用方法も考えられる。

いまはまだ実現できていないものの、将来的に顧客情報のデジタル化が採用されることになれば、DR-P208IIは必要不可欠の存在になるとHさんは語る。コンパクトで持ち運びやすく、スキャンのために会社へ戻る必要もない。生命保険会社に勤めるHさんだけでなく、外回りの多いすべてのビジネスパーソンに便利なオールラウンド・モバイルスキャナー、DR-P208IIをおすすめしたい。