営業組織のよくある問題の1つに「属人営業」があります。「属人営業」自体が悪いことではありませんが、組織として「属人営業」が広がるとそれが「属人化」を生むことになります。「属人営業」を解消することで顧客情報、名刺情報、営業プロセスの見える化、ナレッジの蓄積等の「情報共有」をすることができます。それにより組織営業に近づくことができ、営業力強化へつながります。

ここでは、そもそも「属人営業」とは、どのような状態を指すのか？なぜ「属人営業」は起こるのか？
組織営業の効果、組織営業となるための4つのポイントをご紹介致します。

「その人しか把握できていない状況で営業をしている」ということです。つまり、顧客情報、名刺情報、商談経緯など担当者のみが把握している状態です。

例えばセールスが獲得した受注に必要な外部公開されていない情報は自社のどこにあるのでしょうか。多くがそのセールスの手帳、ノート、個人用のパソコン、もしくは個人用のスマートフォンにあるのではないでしょうか。セールス個人のどこかに記されているだけで自社の中で共有されていないどころか、セールス組織間でさえ共有されていない、この状態が属人営業です。
この状態では、顧客から得た貴重な情報は、セールス個人しか把握することができません。売上、利益を構築していく上で非常に重要な情報資産ですが、その情報が共有されることもなく、蓄積されていくこともありません。

他にも、トップセールスに依存してしまい、そのセールスが辞めてしまったときには、売り上げに大きく影響するかもしれません。また、長年取引のある顧客なのに、情報が引き継がれず、これまでの経緯を知らないまま対応することで信頼を失うことになります。このように属人営業は企業の売り上げに及ぼす影響は大きくなる可能性があります。

属人営業が起こる理由は3つあります。

属人営業が起こることで、非効率的となり生産性向上も見込めません。属人営業を解消し組織営業に進化すると効率的な営業活動となり生産性向上に繋がります。営業同士が顧客に関する情報、営業活動に有益な情報を共有し合うことで社内コミュニケーションが活性化され関係性を深めることになり、営業社員全体の能力向上にも繋がります。その上、これらの情報を組織で把握することができるため、顧客対応のスピードアップとなります。例えば、営業担当者が休んでいたとしても状況を共有しておくことで、他の人が対応することができるため、顧客を組織で対応することができます。このように組織営業には社内外で効率的な営業活動をすることができ生産性向上に繋がります。

属人営業が起こることで、業務は非効率になり生産性向上も見込めません。
属人営業を解消し、組織営業を目指すための、4つのポイントをご紹介します。

情報共有とは、見聞や知識、ノウハウを仲間に伝達し共有することです。目標と目的を明確にし、営業メンバーのレベルを統一するためにもルールの設定をしましょう。そして心理的安全性を確保するためにも、なんでも言い合える社内の雰囲気作りが大切です。そこから、業務効率化、生産性向上、そして新たな機会創出につながります。

営業プロセスはブラックボックスになっていることが多いです。さまざまな商品を受注するために「どのようなプロセスで進めているのか」「何が違うのか」など個々のお客さまに対してカスタマイズされたサービスは属人化しているため分かりにくいです。
営業メンバーがそれぞれのプロセスを洗い出し、そこから受注するために必要なプロセスを見える化することが成果につながります。特に重要なことは気付きを得ることです。まねしたいこと、無駄なプロセスなど気付きを得て自身の活動にしていくことが大切です。

受注した時に、なぜ受注できたのかを振り返っていますか？「なんとなくやっていたら受注できた」という担当者の方が多いと思いますが、実際は、各自の営業プロセスを経て受注していることがほとんどだと思います。なぜ受注できたのか、案件化したときには何をしたのか、誰と会い案件を進めていったのか、誰がキーマンだったのか、この他にもどのような提案書、見積書を準備したのか、プロセスの中で得た知識、ノウハウを書き出して営業メンバーと共有していきましょう。あとから検索できるようにドキュメント化しておくことも必要です。同じような案件を抱えているメンバーがいて、そこからヒントを得ることができます。成功事例の蓄積が自社のノウハウとなっていきます。

企業に価値のある受注の営業プロセスで得た、知識やノウハウを書き出す。

スピーディーな時代に対応していくためには、ITの活用は不可欠になってきます。顧客情報や営業活動の蓄積、案件管理など、営業活動の見える化をし標準化、そして効率化をしていくためにも、営業支援システム（SFA）は効果的なツールです。

SFAとはSales Force Automationの略で、営業活動を可視化・効率化し支援するツールです。営業活動は一人一人の営業マンの活動に依拠することが多く、担当する営業マンのスキルや担当営業マンの人数によっては大きな機会損失が発生している可能性があります。このような機会損失を減らし、組織営業全体としての営業効率を最大化させていくことを支援するツールとなります。

主な機能をいくつか紹介します。

営業担当の行動量や商談内容の可視化は、営業スキル向上や均一化に寄与します。顧客情報やコンタクト履歴の一元管理は効果的な引き継ぎを可能にし、名刺管理機能もついているため顧客の情報が引き継がれず発生するトラブルのリスクも防ぐことができます。

案件管理は、見込み顧客からの引き合いを受注に結び付けるために案件情報を効果的に整理することです。SFAを用いることで営業マネージャーは状況を即座に把握し、各担当営業者に段階ごとにふさわしいアドバイスを提供できます。

営業担当が活動データを入力すると、商談の進捗や提案中の商品、競合状況が自動的に各案件に反映されます。この商談管理機能を通じて、営業チームは円滑な情報共有が可能であり、マネージャーはリアルタイムで状況を把握することが可能です。

電話コール数やアポイント数、訪問数などを数値化し、営業プロセスを効果的に把握できます。営業マネージャーは営業者同士を定量的に比較し、効果的なアプローチを見出すことができ、個々の社員の目標達成をサポートできます。またPDCAサイクルを回すことで組織全体のパフォーマンス向上に繋がり、組織営業への進化へと導きます。

外出先でも顧客情報やスケジューラーなどにアクセスできる便利な機能が搭載されています。加えて、半年間訪問していない顧客や案件が長期化している顧客を抽出することが可能で、これにより営業は効果的なターゲットリストを作成できます。営業活動の幅が広がり、業務効率も一段とアップします。

レポート管理機能や売上管理機能があるため、管理者は受注確度の高いリードソース（新規顧客獲得策）を分析して営業戦略を立てることができます。これにより組織はより効果的かつ柔軟なアプローチを追求することができ、迅速な意思決定が可能になります。

企業が持続的な成長・発展を続けるには、組織的な営業力を強化し、個人への依存を排除する仕組みを構築する必要があります。組織変革には時間がかかりますが、段階的にPDCAサイクルを回しながら進め、着実な変化を実現していきましょう。
当コラムでご紹介したSFA（営業支援ツール）などのITツールを検討し、組織の効率向上を目指してみてはいかがでしょうか。