今年から電子帳簿保存法が本格スタートして、まだまだ漠然とした不安を持っておられる方が多いと思います。電子帳簿保存法に対応してみようとしたけれど、この方法が正しいものなのかどうか不安がある方、部分的にしか対応できていない方、いまだに全く準備ができていない方等、私の周りでも多く見受けられます。

そこで当コラムではそのような、電子帳簿保存法について漠然とした不安をお持ちの方向けに、その不安を解消すべく、電子帳簿保存法の概要とその対応策等について解説をさせていただきます。

そもそも電子帳簿保存法とはどのような法律なのでしょうか？実は今になって創設された法律ではありません。20年以上前の1998年に創設されたものなのです。
電子帳簿保存法を一言で説明すると、『税務申告に必要な領収書や請求書等の保存を紙ではなくデータ保存でOK！とした法律』ということになります。
しかし、創設当初は、事前の承認申請や多数の細かなルール等が設けられており、実務的に有用なものとは到底言えるものではありませんでした。それが法改正を繰り返すことにより少しずつ変化し、より使いやすいものになったのです。そして今年2024年からは、後述する電子帳簿保存法の3本柱のうちの1つの柱につき全事業者強制適用とすることで本格的にこの電子帳簿保存法が世の中に浸透しつつあります。

では、電子帳簿保存法の3本柱とは何でしょうか？それは電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つです。それぞれについて解説します。

パソコン等で作成した、税法上保存が必要な帳簿や書類を、プリントアウトせずにデータのまま保存することが可能になるというものです。
対象となる書類は、会計ソフトで作成した仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿や決算書、自社が作成した売り上げの見積書、請求書、納品書、領収書等を取引相手に紙で渡したときの書類の控え等です。
こちらの電子帳簿等保存については強制されておらず、導入するかどうかについては各事業所の任意です。
しかしながら、システム概要書やシステム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等を備え付けなければならない等、かなり厳格なルールが定められており、3つの柱の中では最もハードルが高いと言えるでしょう。

紙書類の保存については商法や法人税法等で最長10年間の保存が義務付けられており、それだけの書類を保存するスペースを確保することについて年間相当なコストがかかっていると言えるでしょう。特に昨年10月から開始した消費税のインボイス制度により、例えばクレジットカードで支払った経費の簡易インボイス（領収書）等の書類の保存要件が厳しくなっており、保存すべき紙資料の量も膨大なものになっています。紙資料が不要になるということはそのようなコストの大幅な削減につながることを意味します。
また、テレワークを本格的に進めようと思うと、社員が自宅に膨大な紙資料を持ち込んで仕事をすることは労力的にもセキュリティーの観点からも現実的ではないため、スキャナ保存は必要不可欠となります。以上の理由から、私が最も推奨しているのです。

しかしながら、このスキャナ保存についても下記のようにさまざまな要件があります。最長で2カ月7日以内に書類をスキャナ等でデータ化しなければならない点や、画像の解像度や検索要件等、決してハードルは低くないでしょう。
スキャナ保存導入のカギを握るのはこれに対応したシステムの導入と内部体制の確立の双方が必須です。

注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書等の書類を電子データのみで受領した場合に、その電子取引データを保存しなければならないというものです。3本柱の中で唯一強制されるものであり、今年の1月1日から本格的にスタートしました。
具体的には、取引先からメール添付で受領したPDF請求書等、Amazonや楽天等で購入した際の請求書や領収書、ソフトウエア使用料や通信クラウドサービス、スマホアプリ決済の際の領収書等は、これまでプリントアウトして紙保存をするのが原則でしたが、これが不可となり、『データで受領したものはデータで保存すること』が義務化されたのです。
なお、ECサイト上等でその領収書等データの確認が随時可能な状態である場合には、必ずしもその領収書等データをダウンロードして保存していなくても差し支えありません。

電子帳簿保存法が本格スタートしたとは言え、義務化されたのは『電子取引のデータ保存』のみです。電子帳簿保存法対応の手順としては、まずは社内体制等を構築してこの強制化された『電子取引のデータ保存』にしっかり対応できるようにするところからスタートしましょう！具体的には後述する下記1の検索要件を満たし、2の改ざん防止のための措置を講じた上で書類データの保存を日々行うことです。さらにその上でさらなるDX化を進め、『スキャナ保存』にも対応してペーパーレス化を目指しましょう。

では『電子取引のデータ保存』に対応するためには具体的にはどのようにデータ保存をすればよいのでしょうか？それは、1.検索要件を満たすことと2.改ざん防止のための措置を講ずることの2つの要件を満たす必要があります。

領収書等に関するデータについて、日付または金額について範囲を指定した検索が可能であり、かつ『日付・金額・取引先』のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できるような体制を整えておく必要があります。対応したシステムを導入するのが効率の良い方法ですが、エクセルの表計算機能を活用して索引簿を作成する方法、データのファイル名に規則性を持たせて『日付・金額・取引先』を入力し、特定のフォルダに保存する方法もあります。

取引先又は自社にてタイムスタンプを付与する方法の他、訂正削除記録が残るような改ざん不可であるシステムを導入する方法があります。また、事務処理規定を社内に導入してこれらに代えると言った方法もあります。

なお、基準期間（=2期前）の売上高が5,000万円以下の場合や、電子取引データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている場合は1の検索要件が不要となります。また、資金繰りや人手不足等によってシステム整備が間に合わない等、相当な理由がある場合は1・2共に不要となり、紙での書類保存が認められるという特例措置もあります。

電子帳簿保存法への対応の優先順位は、まずは今年から強制適用されることになった『電子取引のデータ保存』から。書類データの検索要件を満たし、かつ改ざん防止措置を講ずることが求められているため、早急にこれらに対応した社内システムを構築することからスタートしましょう。また、消費税インボイス制度により書類の保存にも従来以上の労力がかかるようになっているため、任意ではありますが『スキャナ保存』への対応も同時に進め、社内から紙資料をなくし、ペーパーレス化を促進しましょう。この法改正を社内DX化・生産効率アップのためのチャンスと捉えていただければ幸いです。