クラウド管理で人事情報の収集・申請をスムーズに！
～人事業務の効率化その2～

会社の処方箋

2019年11月1日

従業員のライフサイクルによって、さまざまな人事労務管理が必要です。
前回は、従業員の入り口にあたる「採用」についてご紹介しました。
今回は「採用～退社」についてご案内します。

従業員のライフイベントに関する課題

従業員に対して人事労務担当者は下記のような業務が必要になります。

入社前に雇用契約や社会保険等の手続きに必要な情報の収集。
収集した情報をもとに社会保険・雇用保険加入に必要な書類の作成・転記。
安全な環境下でのマイナンバーの収集、利用、保管。
就労期間中、従業員の引っ越しや結婚、出産などのライフイベントによる人事情報の変更への対応。
退社時の社会保険、雇用保険の資格喪失届の他、保険証など回収が必要な備品の管理。

管理すべき内容が多岐にわたるため、紙やExcelの運用では手間や時間が非常にかかってしまいます。

また入力作業の大半を占める「従業員のライフイベント」は不定期に発生し、必要書類も異なるため担当者にとって大きな負荷となります。
近年、「働き方改革」を目的とした業務効率化が求められていますが、どの作業も省略できないため担当者の業務負荷が課題であると感じている企業も多いのではないでしょうか。

そこでどんな企業でも行う「人事労務管理」にクラウドを利用してみてはいかがですか？
クラウドを利用することで以下のメリットが見込めます。

人事労務管理をクラウドで行うメリット

内定者に対して、入社時に必要な情報の入力を入社前に依頼することが可能になります。
従業員が入力した情報から、必要な書類を自動作成できます。
→必要書類の郵送の手間が省け、再入力や転記ミスのリスクを防止できます。
マイナンバーの運用を安全な環境下で行えます。
退職の手続きの際、対象者を選択して必要事項を入力するのみで自動で書類が作成できます。

などがあげられます。

さらに入社時に収集できた人事情報は「従業員データーベース」として活用することができたり、従業員名簿作成や申請・承認、社会保険手続き、給与明細の配布に利用できるなど、広範囲で役立てることが可能です。
Web申請ができるため担当者は、申請のための書類作成・印刷、郵送作業が不要になりますし、ハローワークや役所へ行く手間も省けるため、コストや時間を大幅に削減することができます。

従業員は家族情報やライフイベントに関する申請や年末調整をPCやスマートフォンからいつでもどこからでも行えます。

当たり前になっている紙を利用した人事労務管理業務をクラウド化することで、効率化しませんか？