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ファイルにパスワードを設定したい

  • 番外編

ファイルにパスワードを設定する方法をご紹介します。

問題

あなたは、特定のメンバーだけに閲覧して欲しいExcelファイルを会社の共有フォルダに格納しました。機密情報が含まれるため、ファイルにパスワードを設定したいのですが、どうしたらいいでしょうか?
さぁチャレンジ!

  • サンプルファイルはありません。

    (※下記はExcel 2007環境です。)

解答

Excelは、ファイルを保存する際にパスワードを設定することができます。ファイルの重要度や機密性など、必要に応じて利用してください。

  1. パスワードを設定したいファイルを開きます。Officeメニューから「名前を付けて保存」>「Excelブック」をクリックしてください。
  2. 「名前を付けて保存」ダイアログの下の方にある「ツール▼」をクリックし、「全般オプション」を選択してください。
  3. 「読み取りパスワード」に任意の文字列を入力し、「OK」ボタンをクリックします。
    • 万が一パスワードを忘れると、ファイルが開けなくなります。パスワードは厳重に管理してください。
  4. 「パスワードの確認」ダイアログが開きますので、再度パスワードを入力し、「OK」を押します。
  5. 保存場所を選択し、ファイル名を付けて「保存」ボタンをクリックし、ファイルを終了します。パスワードのかかったファイルが保存されました。
  6. 保存したファイルを開こうとすると、パスワードの入力を求められるようになりました。
  7. さらにファイルの内容を変更できるメンバーを限定する場合には、「3」の全般オプションダイアログで「書き込みパスワード」を設定します。
  8. パスワードを解除したい場合は、「3」の全般オプションダイアログでパスワードを削除し、「OK」ボタンを押してファイルを上書き保存します。

まとめ

Microsoft Excel以外に、WordやPowerPointにも同様の機能があります。
機密情報などの含まれるファイルを扱う場合には、ファイルそのものにパスワードを設定するほか、保存する共有フォルダにもアクセス制限をかけるなど、充分ご注意ください。

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