「この契約書、スキャンしてサーバーに保存しておいて」と指示された際、指示された全員が全員同じルールで名前を付けて、同じフォルダに保存できるでしょうか？

何度もその業務に携わっているベテラン社員の方であれば問題ないかもしれませんが、もしかしたら、新人Aさんは初期設定のままの年月日のファイル名で保存、隣の部署のBさんは○○社契約書と名前を付けて保存、おっちょこちょいなCさんは通常とは異なるフォルダに保存など、人によってバラバラの保存方法になってしまうかもしれません。

保存方法を細かく指示するのも一つの手ですが、それよりも複合機側でルール通り保存できるようナビゲートしてあげるのはいかがでしょう。

複合機に導入できるアプリケーション「Document Navigator（ドキュメントナビゲーター）」では、

必要に応じて予めスキャン禁止のフォルダを設定したり、PDFやJPEGなどのファイル形式を設定したり、解像度を設定することもできますよ。
「Document Navigator」ぜひご活用ください！