VUCA時代を生き残っていくためにはDX（デジタルトランスフォーメーション）への取り組みが必要不可欠だと言われています。DXに取り組むことで、業務効率化と企業競争力強化の双方が可能になるため、力強くDXを推進する企業が増えています。
しかし、紙文書による手続きがまだ必要な業務もあり、特に年末調整の作業はこの状況を象徴する例として挙げられます。年末調整の電子化によって、紙の手間を省きながら効率的に業務を進める方法について本コラムではご紹介します。

年末調整手続きの電子化とは、年末調整に関する各種申告書の作成や提出をデジタル化することを指します。これまで紙媒体で行っていた手続きを、電子データを使用することで効率化することが目的です。
例えば、社会保険料控除証明書や源泉所得税関係様式などの重要な文書を電子的に取得し、各種システムと連携させることで、時間と労力を節約できます。これまで、多くの企業では書面による申告が一般的でしたが電子化が進むことにより、紙の使用を減らし、効率化を図る動きが加速しています。
会社側・従業員双方の年末調整に係る事務負担を軽減していく鍵が「電子化」です。
しかし、完全な電子化にはまだ至っておらず、特定の書類や手続きには物理的な書面が必要とされています。そのため、年末調整の時期には、従業員がオフィスに出向いて関連書類を提出することが求められているのです。

これまでの年末調整は従業員の方が保険会社や金融機関からハガキ等で送られてくる控除証明書を基に各種控除申告書を手書きで作成のうえ、会社側に提出していました。
そして受け取った会社側は従業員の方から受領した控除申告書の内容を確認・検算したうえで、控除申告書の控除額を給与計算ソフト等に入力して1年間の所得の計算。その後書面を保管するなど紙による手続きを行っていました。
年末調整が電子化されると、従業員の方はスマホやパソコンを使用して手続きに必要な各種控除証明書をデータ取得し、データで各種控除申告書を作成。これらを会社側にメールなどで提出することができます。さらに会社側は受け取ったデータを給与システムなどにインポートして年税額を計算することが可能です。そのため書類の保管場所が不要となります。
このように年末調整の一連の手続きを電子化することは、従業員・会社側の双方に非常に有用な手段です。双方のメリットについて抜粋してお伝えします。

年末調整手続きの電子化に向けて、会社側・従業員ともに準備が必要です。
以下より詳しく見ていきましょう。

会社側における具体的な準備は、

があります。

従業員における具体的な準備は、

があります。

このように年末調整の電子化を円滑に実現するためには、会社側・従業員側双方の計画的な準備と実行が不可欠です。会社側と従業員が共に協力して進めることで、年末調整電子化の大きなメリットを最大限に活用することができます。そして、その準備をもとに運用していくためにはスケジュールを立てることが大切です。以下にスケジュール例を記載しますので確認してみましょう。

年末調整の手続きは、その年の10月頃から翌年1月にかけて行われるのが一般的です。
この期間中、会社側と従業員側のそれぞれに対応すべきことがあります。

このように、早めの準備と段階的な実施が鍵です。従業員と勤務先が一体となって計画を進めることで、年末調整電子化の成功率を高めることができます。

年末調整手続きを電子化するためには、企業がそのメリットを十分に理解し、適切な準備を行うことが不可欠です。特に、システムの選定は成功の要となります。ここでは、システム選定の重要性について説明します。

年末調整手続きの電子化を進める際には、国税庁が用意している年調ソフトと市販の年末調整機能をもつパッケージシステムの違いを理解しておくことが重要です。年調ソフトは、主に国税庁が提供する無償の「年末調整控除申告書作成用ソフトウエア」を指します。このソフトウエアは、基礎的な年末調整業務を効率的に行えるよう設計されており、社会保険料控除証明書データのインポートや従業員の控除申告書データの作成、証明書の取り扱いに対応しています。

一方、市販の年末調整機能をもつパッケージシステムは、年末調整申告書の作成から年税額の計算まで同一のシステム内で実施するため、事務効率化効果がさらに高くなることが見込めます。
申請者ごとの進捗状況を把握したり、内容不備の催促メールを一括送信したりする機能が備わっているため労務作業をまとめて実施したい場合などは、こちらを利用した方がよいでしょう。

上記のように年末調整電子化のやり方を検討する際には、それぞれの特徴を比較し、自社の規模や運用状況に合った方法を選ぶことが大切です。

年末調整の電子化を進めるためには、従業員の理解と協力が不可欠です。
自社の問題点を洞察し、それを克服するサービスを見極め、今年こそは年末調整業務をデジタル化によって効率アップを目指しましょう。

キヤノンシステムアンドサポート株式会社ではお客さまの年末調整における業務効率化を全面的にサポートいたします。まずはお気軽にお問い合わせください。