業務のペーパーレス化、デジタル化を進めていくための企業が取り組むべき方法とは
2023年6月2日
ここ数年の新型コロナウイルス感染症の世界的流行をきっかけに、世の中ではDX化※を推進する動きが加速しています。ただし、DX化が進んでいるのは一般的に営業などのフロントオフィス業務が中心で、財務や人事労務といったバックオフィス業務については、これからはじめようという企業が多いのではないでしょうか。
今回はバックオフィス業務のうち、人事労務のデジタル化を進めるためのヒントをご紹介します。
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DX化とは、データとデジタル技術を使ってビジネスモデルを変革したり生み出したりすること。
DX化の主な目的は、人々に新たな価値を提供し企業の競争力を高めることが挙げられます。
なぜ、人事労務にもデジタル化が必要なのか？
人事労務のデジタル化※を進めることの意義は大きくわけて2つあります。
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デジタル化とは、アナログデータをデジタルデータに置き換えること。
デジタル化の主な目的は、業務効率化と生産性向上が挙げられます。
（１）従業員の人事データの蓄積
給与処理をシステム化しているため人事データはデジタル化されているという方も多いと思います。人事データは、給与処理システムで管理している項目だけでなく、スキルやキャリアなどさまざまなデータがあります。そのデータは、紙もしくは表計算ソフトなどで管理している企業も多いのではないでしょうか。
実は、この人に関するあらゆる情報が経営戦略のリソースになります。これらの情報は、最適な人材配置やキャリアプランの支援などさまざまな施策に活用できます。
この人事データをデジタル化することで、事業構造や人事施策もスムーズかつスピーディーに行うことができます。
（２）人事労務の効率化
給与処理に必要なデータは給与ソフト、それ以外の情報は表計算ソフトや紙で管理しているという場合、管理が煩雑になり、必要な時に必要な情報が出せないことや、業務が属人化して、勘と経験を頼りにすることがあると思います。人事労務は経営の根幹を担う業務の1つであるので、何らかの問題で担当者が不在となる場合が続くと、経営に大きな影響を与えることもあります。
システムを活用すると業務の標準化を図ることができます。また、デジタル化が進むと人事労務のビジネスプロセス全体を繋げることができ、業務を自動化することが可能となります。しかし、人事労務部門の業務改革はなかなか進まず、後回しになる場合が多いため、何から始めて良いか悩んでいる方も多いと思います。
まずは、紙の情報をデータに置き換える、つまり「ペーパーレス化」から始めてみるのはいかがでしょうか？
ペーパーレス化のメリットをご紹介します。
「デジタル化・ペーパーレス化が難しい」と思われがちな人事労務の業務ですが、ポイントを抑えることでスムーズにペーパーレス化・デジタル化を進めることができます。
人事労務のデジタル化・ペーパーレス化をスムーズに進める3つのポイント
ポイントは、「ペーパーレス化やツール導入に対して、社内の理解・共感を得ること」です。
人事労務のペーパーレス化をするには、社内の方々も業務⼿段を変えることになります。経営者だけでなく従業員も含め、社内の人に理解いただき、共感してもらうことが大切です。さらにそれが従業員の方にもメリットがあると感じてもらうことができれば、よりスムーズに進めることに繋がります。
次の3つのポイントを押さえて、“ペーパーレス”の業務環境を整備していきましょう。
（１）段階的または網羅的に開始して業務範囲を決める
新しい取り組みをする際、「できる業務から段階的に始める」というケースが多いのではないでしょうか？
もちろんできる業務から始めていただいてもペーパーレス化は可能です。ただ、効果が出るまでに時間がかかることが多いです。
効果的に取り組むために、最近は網羅的に始める方法をとるケースがあります。ただ、網羅的に取り組むには、ルールの整備や社内の協力が欠かせませんので、従業員の負荷の少ない業務を中心に検討するのがおすすめです。
例）
- 社会保険の申請（従業員の方が関係しないため）
- 給与明細配布（従業員の方は、受取り確認をするだけであるため）
- 年末調整（入力頻度が低いため）
- 勤怠管理（申請のパターンが固定的であるため）
（２）担当者にも従業員にも扱いやすいITツールの選定
業務の範囲が決まったら次は、次はITツールの選定です。
ITツールを選定する際は、自社で描いている運用ができるものであるかどうかが重要です。例えば、社会保険申請業務を電子化できる・勤怠の申請が外出先からもできる、といったことです。また、せっかく導入したツールを従業員が利用してくれない、導入しても描いていたものと違っていた、となるとペーパーレス化は失敗に終わります。
ITツールは、実際にペーパーレス化したい書類に対応しているか、また、担当者だけでなく従業員も使いやすいツールであるかという点を考慮して選びましょう。
（３）ITツール導入による費用対効果を明確にする
経営者や従業員の共感を得るためには、コスト面に対する効果を共有する必要があります。そこで、「ペーパーレス化をするとどのくらいの費用対効果が得られるのか」を、具体的数値で“見える化”することも大切です。
例えば、実際の作業時間の削減効果は、最も数値化しやすいでしょう。ペーパーレス化でどのくらいの時間が削減・効率化されたか。さらに、その結果どのくらいのコストカットが実現できるのかを具体的に示すことができれば、ITツール導入の必要性をより実感してもらうことができます。
この場合、一般的な例ではなく自社の業務を例に挙げて見せるとより共感を得やすくなります。
また、自分とは関係のない部署の効率化だ、と思われてしまうことも避けたいところです。そうならないために、削減できたコストや時間をどういったところに振り分けるのか、従業員皆が享受するメリットを示すことができると、ひとごとではなく自分事として捉えてくれることにも繋がるでしょう。
自社にとってベストなITツールを選定してペーパーレス化・デジタル化を進めましょう
市場にはさまざまなITツールがあり、1つの業務に特化したタイプから複数の業務に対応するオールインワン型まで、さまざまなシステムやサービスがリリースされています。その中から、自社に最適なITツールを選んでいきましょう。
総務人事部門は、経営者の右腕であるにもかかわらず、多くの中小企業では業務量に対し人員が少ないケースが見受けられます。その業務を効率化し、本来の力を発揮できる環境へ一歩踏み出してみましょう。
ペーパーレス化によりデジタル化を図り、さらにDX化へと繋げていくために、私たちキヤノンシステムアンドサポートはお手伝いいたします。
最適なITツールを選択して、人事労務のペーパーレス化・デジタル化を進めていきましょう。
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