メールセキュリティとは？脱PPAPの基本

企業や個人問わず、利用頻度の高いメールサービスですが、情報漏えいや外部からの攻撃が深刻化しており、従来型の対策だけでは不十分な場面が増えています。本コラムでは、多様化する脅威への理解と具体的なメールセキュリティ対策をキヤノンマーケティングジャパングループの事例をもとに解説します。

メールセキュリティとは、電子メールを利用する際に発生し得る脅威から情報を保護し、安全に通信を行うための送信対策や技術を指します。現在、企業や個人における重要な情報のやり取りはメールで行われることが多く見受けられます。
特に、メールに添付されるファイルには重要な情報が含まれることが多いため、適切なセキュリティ対策が求められます。これまでは、ZIPファイルにパスワードを設定して送付し、そのパスワードを別のメールで送る「PPAP」と呼ばれる方法が広く採用されてきました。しかし、この方法にセキュリティ上の問題点が指摘され、脱PPAPへと進化する潮流が見られます。

メールは受信者の識別が容易であり、攻撃者から狙われるリスクが高いコミュニケーション手段です。標的型攻撃やフィッシング詐欺など、メールを経由して攻撃をする、悪意ある事例が後を絶たないのは、攻撃者にとってメールが最も効果的な手口になっているからと言われています。たった一人が危険なリンクをクリックしたり、添付ファイルを開封したりすると、企業全体へのマルウエア感染や大規模な情報漏えいにつながる恐れがあります。また、メールアカウントの乗っ取りに成功されると、正規のユーザーになりすましてコミュニケーションを図られるなど、被害の拡散が速いことも特徴です。そのため、メールの安全対策を強化することは、企業や組織全体のセキュリティレベルを底上げするうえで大切です。

PPAPとは、ファイルをメール送信する際、パスワード付きのZIP形式にし、別のメールでパスワードを送信するといった方式のことを指します。

の頭文字を取って名付けられた造語です。
この手法は、添付ファイルを第三者に簡単に見られないようにする基本的なセキュリティ対策として採用されてきました。
上記のように、どちらかというと日本語での頭文字を並べた略語で、日本固有の名称です。
PPAPというと、某有名曲を思い浮かべる方も多いと思いますが、実はその曲が命名のヒントになったとされています。

PPAPは、主に企業や政府機関において機密情報を含む添付ファイルを送信するために広く使われてきました。ファイルを暗号化し、パスワードを別に送る。これは一見するとセキュリティが高いように見えますが、この手法の問題点が明らかになっています。
PPAPでのメール送信の流れと問題点を見ていきましょう。

PPAPの一般的な代替手段として、添付ファイルダウンロードリンク化、ファイル転送サービス、オンラインストレージなどが挙げられます。代替策に正解はありません。ご利用にあった選択が必要です。

ここでは、ファイル転送サービスの選び方に焦点を当て、脱PPAP時代に求められる代替案について解説します。

脱PPAP時代におけるファイル転送サービスの選定は、セキュリティ対策の要となります。間違った選択をした場合、情報漏えいのリスクが伴うため、慎重な見極めが必要です。以下に、適切なファイル転送サービスを選ぶ際のポイントを紹介します。

これらのポイントを確認することにより、万一の誤送信や不正なダウンロードが発生した場合でも、迅速に状況把握が可能になります。

キヤノンマーケティングジャパングループでもPPAP方式を利用してきましたが、よりセキュリティが高い別方式に移行いたしました。
それが添付ファイルのダウンロードリンク化です。
新たな仕組みでは、添付ファイルを直接送るのではなく、ファイルをメール本文と分けた上で別サーバーに格納し、別にダウンロード用のURLをメールに添付して受信者に送ります。こうすることで、セキュアな環境下でファイルを送信することが可能となっています。
また、送信側は一度の作業でメールを送ることができるので、パスワードを別に送る煩雑さがなくなります。

脱PPAP時代において、社員や職員に対するメール訓練の実施は、企業のセキュリティ対策を強化するために欠かせない取り組みです。訓練の一環としては、悪意のある添付ファイルやリンクを見分けるための疑似フィッシングメールの送付や、パスワード付き添付ファイルを使わない代替方法の徹底などが挙げられます。さらに、脱PPAPの具体的な対策についても訓練に組み込むことが推奨されます。例えば、信頼性の高いファイル転送サービスの利用方法や、暗号化された通信経路の活用方法について、実践的かつ段階的に学べるようなカリキュラムを構築することが効果的です。こうしたメール訓練は、単なる形式的なものではなく、日常業務に直結する実践的な内容であることが求められます。社員一人ひとりが適切なセキュリティ意識を持ち、メールに関わる危機管理能力を強化することにより、組織全体のセキュリティレベルを向上させるとともに、情報漏えいのリスクを大幅に低減することが可能になります。

メールセキュリティの強化は、企業の社会的信用やデータの保護において大切です。これには、メールの暗号化、添付ファイルの安全な共有方法、標的型攻撃の防止策のほか、社員や職員へのセキュリティ教育まで幅広い取り組みが含まれます。
さらに、リスクのあるPPAP方式でのファイル添付は、今後減っていくと考えられます。
現行システムの入れ替えはハードルが高い部分がありますが、情報漏えいが起こってからでは取り返しがつきません。早めの対策をご検討ください。

キヤノンマーケティングジャパングループでは、安心なメールセキュリティ対策を実現するためのメールセキュリティソリューションとして、「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」をご提供しています。
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