情報漏えい対策

複合機のトレイに個人情報や技術情報、人事情報等が含まれた印刷物が放置されていると、情報漏えいにつながる可能性があります。ユーザー認証を利用し利用者を制限したり、留め置き印刷の仕組みを利用し放置されている紙をなくすことで、情報漏えいのリスクを抑えることができます。

「留め置き印刷」とはプリントジョブをすぐ出力せず、一旦複合機の中に保存する印刷方法です。ユーザーは複合機の操作パネルで再度内容を確認し出力します。機密性の高い書類も人目に触れずに印刷することができ、他の人の印刷物やファクスに紛れて紛失してしまう恐れもありません。放置されている印刷物をなくすことで、紙からの情報漏えいリスクを低減します。

留め置きプリントの仕組みとして『サーバーレスAnyplace Print』を利用すると、他の空いている複合機からも出力可能となります。特定の複合機に印刷が集中した場合にも待つ必要がなく効率的。複合機の操作パネルで印刷設定の変更をしたり、プリント済み文書の再印刷も可能です。放置プリントを削減するとともに、業務効率化に貢献します。

ICカード等を利用した個人認証と連携し、誰がいつ複合機を利用しているのか、ログで確認することができます。ログを残すことで万が一の時の追跡が可能となる他、不正利用の早期発見、抑止となります。利用枚数の集計もできるので、コスト削減にも効果的です。

『imageWARE Desktop』を利用して、PDFに変換することができます。パスワードを入力しないと開くことができないPDFや、編集や印刷不可のPDFも作成できるので、メールで情報を送付する場合に役立ちます。

PDFの中に個人情報や機密情報が含まれている場合は、『imageWARE Desktop』の｢墨消し｣機能で秘匿部分を簡単に削除することが可能です。社外にデーターを送付する場合に役立ちます。