以前はすべての稟議書が紙で提出されており、毎月30枚もの稟議書を一枚一枚確認していました。当社では一定金額以上の支払いは、社長である私の決裁を必要としているのですが、週末は机の上に稟議書が山のように積まれ、申請から決裁まで3、4日かかっていました。その結果、緊急の案件は担当者から催促される状況が常態化していたのです。

また、手書きの稟議書も多く、社員によっては読みにくい書類があったことも悩みでした。

紙の多用による問題としては、コストの増加も挙げられます。石巻の拠点だけでも年間で1万枚は印刷していましたから、紙代も印刷費も大きな負担になっていました。

複合機（iR-ADV3830F）を入れ替えるタイミングで、ワークフローを実装しているグループウエア「NI Collabo 360+電帳法ストレージオプション」と、複合機と電帳法ストレージオプションをシームレスに連携する「MEAP クラウドスキャン for NI Collabo」の導入をご提案いただきました。ご提案時にデモ画面でそれぞれのツールの使い勝手を確認し、現場の担当者でも使いこなせると判断しました。また、トラブルが起きた場合の迅速で丁寧な対応も高評価でした。

さらに、IT導入補助金の申請をサポートいただけた点もポイントです。キヤノンS&SはIT導入支援事業者に登録されており、今回導入したサービスも補助金の対象でした。デジタル化基盤導入枠で申請したのですが、採択率は約99％で他社ベンダーと比べて10％高いとのことで、安心してお任せできました。