ワークフローと電帳法対応を構築し、事務の負担軽減へ。補助金も活用し、ペーパーレス化へ踏み出す宮城ノーミ株式会社さま

お客さま情報
  • 業種:防災・電気・通信・情報機器のシステム開発、企画、設計、施工、監理及びメンテナンス業務、など
  • 社員数:54名
  • 拠点数:4
  • 事業内容:防災のパイオニア、能美防災のグループ会社として、主に防災関連のシステム開発から施工、メンテナンスを手掛けている。石巻・気仙沼・古川エリアではトップクラスの防災設備シェアを占めている。
導入ICT/環境
NI Collabo360、オフィス向け複合機、ワークフロー・IT導入補助金・電子帳簿保存法・電子化

課題

  • 紙の稟議(りんぎ)書で処理を行っており、稟議のスピードが落ちていた。
  • 手書きの稟議書のため、読み取りにくいものもあった。
  • 紙代、印刷代が大きなコストになっていた。

選定理由

  • ワークフローも電子帳簿保存法にも対応できるNI Collabo 360。デモや使い方の説明を受け、社員が使いこなせると判断できた。
  • キヤノンS&Sのサポート体制に安心感があった。
  • 補助金の活用により、導入コストも抑えられた。

導入効果

  • 迅速に決裁できることで、担当者や総務を待たせることがなくなった。
  • 事務員の負担や業務時間が大きく減った。
  • 補助金で浮いた費用はさらなる業務効率化へ投資することができた。

課題

以前はすべての稟議書が紙で提出されており、毎月30枚もの稟議書を一枚一枚確認していました。当社では一定金額以上の支払いは、社長である私の決裁を必要としているのですが、週末は机の上に稟議書が山のように積まれ、申請から決裁まで3、4日かかっていました。その結果、緊急の案件は担当者から催促される状況が常態化していたのです。

また、手書きの稟議書も多く、社員によっては読みにくい書類があったことも悩みでした。

紙の多用による問題としては、コストの増加も挙げられます。石巻の拠点だけでも年間で1万枚は印刷していましたから、紙代も印刷費も大きな負担になっていました。

選定理由

取り組みのきっかけは、キヤノンS&Sに改正電子帳簿保存法(以下、電帳法)のヒアリングと電帳法対応ソリューションのご提案を受けたことです。ペーパーレス化に関心はあったものの、自分たちだけでは対応できず、電帳法もよく理解していませんでした。

キヤノンS&Sには、社員の前で電帳法の概要や対応方法をご説明いただきました。また、導入サービスのデモもご紹介いただきました。その結果、社員の電帳法への理解が深まり、電帳法対応と、ここ数年の課題であったペーパーレス化に向けた取り組みを進めていくことになったのです。電帳法への対応に加え、これまで抱えてきた稟議書の課題を解決することを目指し、印刷や保管コストを下げ安定的な利益を生み出すことにつながりました。

複合機(iR-ADV3830F)を入れ替えるタイミングで、ワークフローを実装しているグループウエア「NI Collabo 360+電帳法ストレージオプション」と、複合機と電帳法ストレージオプションをシームレスに連携する「MEAP クラウドスキャン for NI Collabo」の導入をご提案いただきました。ご提案時にデモ画面でそれぞれのツールの使い勝手を確認し、現場の担当者でも使いこなせると判断しました。また、トラブルが起きた場合の迅速で丁寧な対応も高評価でした。

さらに、IT導入補助金の申請をサポートいただけた点もポイントです。キヤノンS&SはIT導入支援事業者に登録されており、今回導入したサービスも補助金の対象でした。デジタル化基盤導入枠で申請したのですが、採択率は約99%で他社ベンダーと比べて10%高いとのことで、安心してお任せできました。

導入効果

システムは非常に使いやすく、私も簡単に操作でき、実際に各営業所への移動中にタブレット端末やスマートフォンから決裁することが増えました。その結果、社員の申請から私の決裁までにかかっていた時間が短くなり、担当者から催促されることがほとんどなくなりました。また、総務を待たせることもなくなり、事務員の負担削減や業務効率化につながったとの声を聞いています。

また、無事にIT導入補助金を受給できたため、およそ40%の導入費用で済んだことも嬉しいポイントです。補助金で浮いた費用は、事務環境を整えるための投資に回せています。

電帳法対応とワークフローの導入が完了したのは契約からおよそ3か月で、スムーズに進んで安心しました。担当者の方には細かくご連絡いただいたり、各部門の所長20名を集めての説明会を実施していただいたりと手厚くフォローアップいただけました。

導入ICTワークフローソリューション

MEAP クラウドスキャン for NI Collabo

meap ADVANCE

キヤノン製複合機から「NI Collabo 360」へのシームレスな連携を実現するアプリケーションです。複合機からスキャンした各種取引書類を電帳法に対応したストレージへダイレクトに保存することが可能です。

NI Collabo 360

NI Collabo 360

NI Collabo 360はスケジュールやメール、回覧板、設備予約などの情報共有機能に加え、ワークフローや経費精算、安否確認など企業経営を可視化できる多機能グループウエアです。低コストで、導入後すぐに業務改善に役立てることができます。

オフィス向け複合機「imageRUNNER ADVANCE」シリーズ

高速かつ高品質な基本機能に、拡張機能を強化。システムとクラウドとの親和性を高くし、多様なワークスタイルにこたえるユーザービリティーとデジタル社会の進展を見据えたドキュメント活用で、業務効率の向上と働き方の広がりを加速します。

宮城ノーミ株式会社さま

防災のパイオニア、能美防災のグループ会社として、安定した成長を続けてきた『宮城ノーミ』。石巻・気仙沼・古川エリアでトップクラスの防災設備シェアを誇り、需要が高まり続ける防災の分野で、地元施設の安全に貢献している。

  • 所在地(石巻営業所):宮城県石巻市蛇田字新丸井戸39−25
  • 社員数:54名
  • 事業内容:
    防災・電気・通信・情報機器のシステム開発、企画、設計、施工、監理及びメンテナンス業務、など

2023年5月現在

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キヤノンシステムアンドサポート株式会社

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