ワークフローと電帳法対応を構築し、事務の負担軽減へ。補助金も活用し、ペーパーレス化へ踏み出す宮城ノーミ株式会社

お客さま情報: 業種：一般管工事業、電気通信工事業

社員数：54名

拠点数：4

事業内容：防災・電気・通信・情報機器のシステム開発、企画、設計、施工、監理及びメンテナンス業務
導入ソリューション: NI Collabo360、オフィス向け複合機、ワークフロー・IT導入補助金・電子帳簿保存法・電子化

課題

紙の稟議（りんぎ）書により、決裁スピードが低下。
手書きの稟議書のため、読み取りが困難。
紙代、印刷代の費用。

解決策

複合機の入れ替えと同時にワークフローシステムとクラウドスキャンを導入。
IT導入補助金により導入コストを抑制。

導入効果

迅速に決裁できることで、担当者や総務の待機時間が減少。
事務員の負担や業務時間が大きく減少。
補助金で浮いた費用をさらなる業務効率化へ投資。

課題・導入背景
解決策
導入効果
導入ソリューション
関連情報

課題・導入背景

申請から決裁までに時間がかかり、社長と担当者の双方に負担がかかっていた

以前はすべての稟議書が紙で提出されており、毎月30枚もの稟議書を一枚一枚確認していました。当社では一定金額以上の支払いは、社長である私の決裁を必要としているのですが、週末は机の上に稟議書が山のように積まれ、申請から決裁まで3、4日かかっていました。その結果、緊急の案件は担当者から催促される状況が常態化していたのです。

また、手書きの稟議書も多く、社員によっては読みにくい書類があったことも悩みでした。

紙の多用による問題としては、コストの増加も挙げられます。石巻の拠点だけでも年間で1万枚は印刷していましたから、紙代も印刷費も大きな負担になっていました。

電帳法がよく理解できておらず、対応方法も分かっていなかった

取り組みのきっかけは、キヤノンS&Sに改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）のヒアリングと電帳法対応ソリューションのご提案を受けたことです。ペーパーレス化に関心はあったものの、自分たちだけでは対応できず、電帳法もよく理解していませんでした。

キヤノンS&Sには、社員の前で電帳法の概要や対応方法をご説明いただきました。また、導入サービスのデモもご紹介いただきました。その結果、社員の電帳法への理解が深まり、電帳法対応と、ここ数年の課題であったペーパーレス化に向けた取り組みを進めていくことになったのです。電帳法への対応に加え、これまで抱えてきた稟議書の課題を解決することを目指し、印刷や保管コストを下げ安定的な利益を生み出すことにつながりました。

解決策

ツール説明で自社でも活用できると判断
補助金の活用で導入コストを抑えられることも魅力

複合機（iR-ADV3830F）を入れ替えるタイミングで、ワークフローを実装しているグループウエア「NI Collabo 360+電帳法ストレージオプション」と、複合機と電帳法ストレージオプションをシームレスに連携する「MEAP クラウドスキャン for NI Collabo」の導入をご提案いただきました。ご提案時にデモ画面でそれぞれのツールの使い勝手を確認し、現場の担当者でも使いこなせると判断しました。また、トラブルが起きた場合の迅速で丁寧な対応も高評価でした。

さらに、IT導入補助金の申請をサポートいただけた点もポイントです。キヤノンS&SはIT導入支援事業者に登録されており、今回導入したサービスも補助金の対象でした。デジタル化基盤導入枠で申請したのですが、採択率は約99％で他社ベンダーと比べて10％高いとのことで、安心してお任せできました。