第四回 領収書の検索も楽々！？ー 帳票の電子化で仕事はこう変わる

ペーパーレスで効率UP！職場改善のススメ

2005年、民間企業に保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を認める「e-文書法」が施行され、企業内の紙資料電子化のきっかけが作らた。そして2015年に税制改正の一環として、国税にかかわる帳簿と書類の電子保存の方法を定めた「電子帳簿保存法」が改正され、スキャナ保存の要件が緩和された。今回の主要な改正点をまとめると下記の表のとおりである。

今回の改正のポイントは、改正以前には3万円未満に限定されていた金額規制を撤廃したこと、また保存時に必須とされていた電子署名を不要とした点だ。また、申請・承認制度の一部が、チェックシートなどを利用した自主監査・自己申告で可能なようにも緩和されている。

こうした法改正を受け、企業では事務や経理業務の電子化への動きに拍車がかかるだろう。さらに、これを機にスキャナーの導入を検討している企業も多いのではないだろうか。

電子化によるメリットは何も帳票の保存に限ったことではない。これまで紙だったものがデータ化されることで、業務効率が大幅に改善されるだろう。

というのも、紙をデータ化することにより、様々な情報を付加して保存ができる。具体的に言えば、保存する際にまずはファイル名が必須。これに書類の内容がわかるような名前を取り入れたり、頭に日付を付けたりすれば、それだけでも文書に管理情報を与えることができる。例えば企業の経理担当者が過去の請求書をさかのぼって探すという場合にも、データ化しておけば書類の山を掻き分けるといった作業は必要なくなり、検索によって目当てのものを簡単に見つけ出すことができる。また、請求書の種類ごとにフォルダーに分類するといった作業も、アナログの場合は机の上に紙を並べてやらなければならないのに対して、デジタルであればパソコン上でドラッグ＆ドロップすれば完了してしまう。

さらには、通常スキャナーで読み取った書類というのは、文字であれ画像の1つとして扱われるものだが、データ化の際にOCR処理を施すことにより、その中身から文字情報を自動で抽出し、テキストデータとして保存も可能になる。これにより、文書に書かれた内容から素早く目的の請求書を検索したり、テキストデータとして過去の請求書の必要な部分をコピー＆ペーストを行ったりして他のソフトでの利用もできる。

そして、紙の文書の保管には物理的なスペースが必要だが、電子データで管理できれば、原本は破棄してしまえる。経産省による試算では、国内での税務書類の紙による保存コストは年間で約3,000億円とも言われているが、こうした保管場所や倉庫賃貸料といったコストも電子化により削減できるはずだ。

このようにメリットづくしのデータ化だが、電子化のツールであるスキャナー選びで重視したいのは、手軽さや使い勝手のよさだ。オフィスでスキャナーを使う場合、スキャンする書類が複数枚であったり、サイズがバラバラだったりすることが多々あるため、自動で紙送りができるドキュメントスキャナーのほうが適しているといえる。

なかでもキヤノンの「DR-C225II」は、省スペースながら作業効率アップのための多彩なアシスト機能を持ったドキュメントスキャナー。紙の電子化を進めるためにスキャナーの導入を検討する企業にとっては、電子化の有用性を体感するための第一歩を、手軽に取り入れられる一台だ。

例えば、請求書や領収書というのは発行する企業や団体ごとにサイズがまちまちのため、ファイリングに手を焼いている経理担当者も多いだろう。もし、フラットベッド型のスキャナーの場合は、それらを並べて、スキャンだけでもちょっとしたひと手間である。しかし、DR-C225IIであれば自動紙送りで書類をまとめてスキャンができる。さらに、読み取ったデータからサイズはもちろん、文字の向きも自動で検知してくれるので、細かいことを一切気にすることなく、手早くデータ化ができる。付属アプリケーション「CaptureOnTouch」には、解像度などの読み取り時の設定をお気に入りに登録することもできる。請求書専用などのメニューをそれぞれお気に入りに設けておけば、毎回のめんどうな設定をスルーして、効率よくスキャンを実行できる。

また、”ラウンドスキャン”と呼ばれる給紙された書類がUターンして排紙される搬送方式の採用により、排紙スペースが不要。さらに、収納時の本体サイズは幅30センチ、高さ22センチ、奥行15.6センチとコンパクト。書類をデータ化することでオフィス内の保管スペースを減らすためにスキャナーを導入するのに、それ自体が大きく邪魔になってしまっては本末転倒だが、このコンパクトさなら個人のデスクサイドにも余裕をもって設置でき、必要なときに手軽に使用できるため、作業が大いにはかどること間違いなしだ！

電子帳簿保存法の改正により、企業において今後ますます普及が進むことが予想される紙資料の電子化。まずはDR-C225IIで電子化のメリットを体験してみてはいかがだろうか。

（マイナビニュース広告企画：提供 キヤノンマーケティングジャパン）