第一回 名刺管理が変わる？ ー リケジョがダンディ部長とガチバトル！ペーパーレスで効率UP！職場改善のススメ

そろそろ今年も年賀状の手配をしないといけないな。発注の関係があるので、A子も名刺ちゃんと整理しとけよ。

名刺ですか？私は交換したらすぐにデータ化しているので、わざわざ整理する必要なんてありません。

データ化って、交換してすぐに住所録にデータを打ち込んでいるってこと？さすがマメな性格だな。

いやいや今どき入力なんてしませんよ。部長、いつの時代の話をしてるんですか……。

まさか外注で頼んでる？

とんでもないです。単にスキャナーで読み取らせているだけですよ。後はソフトが勝手にやってくれますので。

ん？それってどういうこと？

スキャナーが読み込んだ名刺のデータから、文字を自動認識して勝手に住所録に反映されるんです。

なるほどそれは便利そうだけど、それなりに手間ではないの？スキャナーって、画像がズレたりしてうまく読み込めなかったり、結局手間がかかるっていうイメージがあるけど。

私が使っているキヤノンのドキュメントスキャナー「DR-P215II」は、名刺を連続給紙で数枚まとめてスキャンが可能。挿し込めば、自動で吸い込まれて再度スルッと排出されるので、セットする手間とか詰まったりというのはほとんどないですね。

ふーん、なるほど。でも、そういう高機能なスキャナーって大きくて置き場所も取るんじゃないの？

会社の引き出しにいつも入ってますよ。大きめの筆箱ぐらい。USBケーブルでパソコンとつなげば、電源もパソコン経由で供給されるので、コンセントも要りません。だから、時々、出張なんかの時に持ち歩いても使っていますよ。

いわゆるモバイルスキャナーってやつだろ？でもそういうのって、比較的性能は簡易的というか、どうしても精度の点で中途半端っていう印象があるんだけど……。

読み取り解像度は600dpiなので十分です。”写真モード”もあって、写真のような原稿でもキレイに読み取ってくれますよ。解像度が高いから、”OCR”って自動で文字を認識してテキスト化してくれる機能にも対応できるんです。

OCRってスゴイの？ちゃんと認識できる？？

ふつうに名刺を読み取っただけだと、通常それはパソコン上では1枚の画像として扱われるんです。でも、その画像の中にある文字の要素を抽出・認識して、文字のデータに変換してくれます。そして、それがさっき言ったみたいにそのまま住所録のデータベースになったり、そのデータを文字として電子メールとか他のソフトでも活用可能になったりします。キーワードでの検索も可能になるので、その点でも便利ですよ。

ふーん、それはちょっと便利かも。

さらに、私の場合はデータをクラウド上に保存しているので、パソコン以外でも外出先でスマホからアクセスして、名刺フォルダ兼アドレス帳代わりに使っていますよ。端末がネット回線に接続さえできれば、端末側にデータを保存しておく必要もないので、容量も気にせず使えます。いろんな機器からデータを共有できるのも便利ですね。

なるほど。データはパソコンの中だけに保存しておくのではないのだね。だけど、大切なお客さまからいただいた名刺を捨ててしまうというのはちょっと抵抗があるなぁ。名刺には会社のロゴが入っていたり、時々その人の顔写真とか似顔絵が入っていたりもするじゃない？ あれを捨ててしまうのはなんだか残念……。

スキャナーに付属の「やさしく名刺ファイリング」という名刺用のソフトを使えば、名刺自体もそのまま画像として保存しておけます。確かに顔写真とかイラストが入った名刺は、パッとその人の顔を思い出せていいですよね。

ちなみに名刺以外だとどんなふうに便利に使っているの？仕事上の通常の書類もなんとかしたいんだけど。

私の場合は、もうなんでもかんでもスキャンして、極力物理的な紙は破棄。同じくスキャナーにバンドルされている「ファイル管理革命Lite」っていうファイル管理用のソフトで全部まとめています。このソフトを使うと、スキャナーで読み込んでデータ化したファイルをバインダーのようにまとめて、実際の紙のような感覚で管理ができるんです。例えば複数のファイルをドラッグ＆ドロップで重ねるだけで、バインダーのようにひとまとめにでき、さらに中身をサムネイル表示させたり、ファイル名やキーワード、作成日時などで検索もでき、一瞬で目的のファイルを見つけ出せます。

しかし、私みたいに既に大量の書類を貯め込んでしまっている場合は、いちいち1枚1枚というのはちょっとやっていられないかも。

このスキャナーの場合、原稿は1度に20枚程度セットできますよ。あと、サイズがバラバラな原稿でも、それぞれの用紙サイズを自動的に検知して適正化して読み込んでくれる機能もあります。それ以外にも、傾きを補正してくれたり、向きを自動でそろえてくれたり、両面と片面の原稿が混在していても、自動で最適にページを編集してくれたり、至れり尽くせりな機能で手間を省いてくれますよ。

なるほど。単に紙をなくすということだけでなく、いいこと尽くしじゃないか。名刺の整理を機に、ぜひ導入を検討してみよう。