第1回 ～看護師編～紙文書のデータ化で効率Up！

んもー、毎日毎日疲れちゃいますよ。

どうしました？お仕事が忙しいんですか？

もちろんそれもあるんですけど、仕事の合間にやらなくちゃいけないことがホントに多いんです。そのせいか、最近はお化粧のノリも悪くって……。

仕事の合間なのに慌ただしい？

この業界にいると、研修資料や医学論文など、読まなくてはいけない資料が大量にあるんです。仕事中に読んでいる時間はないので、持ち帰って読もうとするんですが、量がとにかく多くて、持ち帰っても取り出すのさえおっくうで。通勤中の電車内は取り出せる状況じゃないですし。

……で、結果として山積みになってしまうんですね。

そうなんですよ！もはやどこまで目を通したか分からないくらい、高く積み上がっちゃって。しかもこれ以外に、資格試験の勉強もしなくちゃいけないんですよね。ああもう、どうすればいいんでしょう。

キラーン！（メガネが光る）それならば、ドキュメントスキャナを活用してみてはどうですか？

えっ、スキャナって紙の書類を電子化するアレですか？

そうです。それら紙の資料を、スキャナを使ってデータ化してしまうんです。そうすると置き場所をなくせるうえに、データ化したことでタブレットなどで読めるようになるので、持ち歩くのはタブレットだけで済むようになりますよ。

なるほど。タブレットはいつも持ち歩いているので、それっていい方法かも。

スキャンしたデータはクラウドサービスの「Dropbox」にアップロードしておけば、タブレット以外にPCやスマホなど、さまざまな機器から閲覧できます。
例えば、まだ目を通していないデータを「未読」というフォルダにまとめておき、読み終えたものから順番に削除していくようにするのは、モチベーションを保つのによいアイデアだと思いますよ。私もこの方法で、いろんな資料に目を通しては削除するようにしています。

それはいいですね！お買物リストに線を入れて消していく、みたいな感じで、資料がサクサクと片付けられそう。

資料のページ数が多い場合、章ごとに別のファイルに分けておけば、小分けに削除できるのでおすすめですよ。あとPDFファイルなら、マーカー機能がありますから、あとでもう一度読み返したい部分に印をつけるのもカンタンです。
もし、研修の際に資料を見ながら取ったメモがあれば、一緒にクラウドサービスの「Evernote」にアップロードしておけば、外出先からでも参照できるので、資料と突き合わせながら、効率的に勉強できますよ。

山積みの資料が片付きそうな予感がしてきました（ワクワク）。ところで、本はどうですか？参考書を持ち歩いているんですが、厚みがあるので通勤のときにすごくかさばっちゃって……むしろそっちのほうが問題なんですよね。

本も、のり付けされている部分を断裁機で切り落としてからスキャンすれば、同じようにデータ化して持ち歩けますよ。PDFならブックマークを挟むこともできるので、必要なページもすばやく呼び出せます。
あと読み取ったデータから文字情報を抜き出す、いわゆる「OCR処理」を行っておけば、キーワード入力で全文検索もできるので便利です。キーワードがあるページをダイレクトに呼び出せますから、目次や索引から目的のページを探すよりも早いかもしれません。

いいですね。専門用語が多い業界なので、キーワードで検索できるというのは便利そうです。ところでスキャナっていろんな種類がありますけど、私のようにたくさんの書類をスキャンする用途だと、どんなスキャナを選べばいいですか？場所をあまり取るのは困るんですけど……。

デスクの上で場所を取らず、しかも1度に多くの紙をスキャンするのなら、最大30枚の原稿を同時にセットできるキヤノンの「DR-C225II」がおすすめです。ただ今のお話だと、スキャナ本体を職場と自宅の両方に持ち歩いて使う可能性もありそうですね。それならば、よりコンパクトな同社の「DR-P215II」のほうが機動性があってよいかもしれません。
どちらもドキュメントスキャナとしては小振りですが、紙を寝かせて読み取るフラットベッドスキャナのように1枚ずつ原稿を交換する必要がないので、大量の書類もスピーディにスキャンできますよ。

つまり、きちんと使えるスキャナだけどサイズは小さめ、ということですね。これなら買ってから収納に困ることもなさそう。その2台だったら、職場と自宅で持ち運べるDR-P215IIのほうがいいですね。おかげさまで書類の山を片付ける意欲がわいてきました。早速、導入して試してみます！