第3回 ～ファイナンシャルプランナー編～紙文書のデータ化で効率Up！

ファイナンシャルプランナーということは、お客さまから資産や年金関連の相談を受けていらっしゃるんですよね。

ええ。現在の支出の明細や給与明細、契約している生命保険の証券、それにローンの契約書など、さまざまな書類を見せてもらって、お客さまに適したマネープランのアドバイスを行うんですけど、書類の取り扱いがすごく大変で。

扱う書類の種類も多いですものね。

手元にあらゆる資料のコピーを集めてから分析にかかるんですけど、とにかく枚数が多くて、あとサイズもばらばらなので、コピーを取るだけで一苦労なんですよ。あと、コピーを取るのに資料を預かる必要があるんですが、手元から離れることに不安を感じるお客さんも多くて。

手持ちの資産に関する情報がぎっしり詰まっているわけですから、あまり長時間預けるのは心理的に抵抗がありますよね。でも、お客さまに事務所に来てもらっていれば、その場でコピーを取ってすぐに返却すればいいんじゃありませんか？

それが、こちらからお客さまのお宅に伺ったり、カフェなどでお話を聞くことも多いんですよ。お客さま自身にあらかじめコピーを用意してもらえればいいんですけど、話をしている最中に新しい書類が出てくることもよくあるんです。「そう言えば、こんなのもありました」って。それらはコピーが用意されていませんので。

なるほど、それでまとめて預かったうえ、コピーを取らざるを得ないわけですね。

ええ。しかも同じような属性のお客さまを複数抱えていると、書類が混ざってしまう危険もあって。もちろんしっかりファイリングして管理していますが、コピーを取った直後は取り違えそうになることがあって、たまにドキッとさせられます。

キラーン！（メガネが光る）それならスキャナを使ってみてはどうですか？

スキャナって、紙をパソコンなどの画面上で見られるようにする、あのスキャナですか？

そうです。モバイルタイプのスキャナならば、出先で打ち合わせをしながら、その場でスキャンして控えが取れますよ。薄い紙のスキャンにも強いので、薄紙の申込書なども保存できますし、あとカードのスキャンにも対応しているので、身分証明書などの控えなども取っておけます。

へー、スキャナっていろんな書類がスキャンできるんですね。

異なるサイズの原稿もまとめてセットでき、サイズも自動的に認識してくれるので、いろいろな書類が混在した状態でもへっちゃらです。1つのPDFファイルにまとめてしまえば、1ページだけ脱落して、どのお客さまの書類だったか分からなくなるような事故も回避できるでしょう。

でも、裏表のある書類だと片面ずつ自分でひっくり返してスキャンしなくてはいけないでしょう？私、おっちょこちょいなので、うっかりもう片面だけをスキャンし忘れそうで、ちょっと怖いです。もし明細の一部が欠けていたら、正確な試算ができなくなってしまいますし……。

確かにモバイルタイプのスキャナは、片面ずつしか原稿を読み取れない製品が普通ですね。でもキヤノンの「DR-P208II」ならば、モバイルタイプのスキャナでも両面同時スキャンができるので、そうしたミスも防げますよ。お客さまの資料以外にも、年金やローンにまつわるさまざまな統計資料をスキャンして保存しておけば、いつでもタブレットなどでお客さまに見せることができ、提案に役立つはずです。

それはいいアイデアですね！出先でお客さまの書類を読み込むだけでなく、外出する際に持っていく紙の資料も減らせるので、もっと荷物を減らして身軽にでかけられそう。相談して本当によかったです。保険や住宅、資産運用の相談はいつでも受け付けていますので、先生もぜひいらしてください。

ありがとうございます。考えておきます（笑）。