第2回 ～建築士編～「ペーパーレス化」のお悩み解決！

はぁ～、事務所が紙だらけでもう大変っス。

おやおや、お困りですね。どんな紙が多いんですか？設計事務所さんだと、やっぱり図面ですか？

もちろんそれもありますけど、見積書とか、あとは協力会社への指示書、検査証など、ウチはありとあらゆる書類を紙のままやりとりするんですよね。相手がメールを使えなくて、FAXで送られてくることも多いですし。プライベートではスマホでLINEとかITバリバリなのに、職場は逆行しているんです。はぁ～（ため息）。

お察しします（笑）。それだけ大量の紙の束をどうやって整理、処分しているんですか？

基本的には、プロジェクトごとにいったんバインダーにつづって、プロジェクトが完了する度にまとめて処分していますが、長期保存が必要な書類とそうでない書類の仕分けが面倒で。あと、バインダーにつづらず放置したままになってしまい、上司から大目玉を食らうこともあります。

キラーン！（メガネが光る）それはドキュメントスキャナの効果が最大限に発揮できそうですね。

ホントですか？スキャナは知っていますが、どう使うのが効果的なんでしょう？

まず、現場で使った書類やFAXの類は、使い終えたらスキャンし、原本は処分します。バインダーにつづる工程を、スキャンして原本をなくすという工程に置き換えるわけです。

ふむふむ。それで？

プロジェクトごとに共有フォルダを作って、その中にスキャンしたデータを放り込んでいくようにします。そうすれば置き場所は取りませんし、再度必要になってもプリントするだけで済みます。発注書などは法令上、原本のまま保管しておく必要がありますが、そうした制約のない社内文書はスキャンしてすぐに処分してしまえば場所を取りません。

おお、なるほど。工事が終わったらその度に報告書を作成するんですが、これなら参照しやすいですし、データのままメールに添付することもできて、作業がはかどりますね。

過去の見積書や指示書を1つのフォルダにまとめて保存しておけば、新しい案件が来たときにすぐ参照できて、より正確な見積や指示が出せるので便利です。キヤノンの「DR-C225II」なら、半分に折りたたんで読み取ることで、A3サイズの書類もスキャンできるので、図面をデータ化して保存しておくにもぴったりです。奥行きも、トレイを開いた状態でたった235ミリしかないので、狭いスペースにも設置しやすいですよ。

そんなに小さいなら、ボクのデスクにも十分置けますね。それどころか設置スペースにあまり余裕のない、工事現場の仮設事務所にも設置できるかも。その場でスキャンできたら便利だろうなあ。

しかもキヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA」シリーズなら、薄い文字を強調する「アドバンストテキストエンハンスメント」という機能を搭載しているので、蛍光灯に長期間さらされていて読みづらくなったFAXの感光紙や、もともと筆圧が弱くて薄い手書きメモも、スキャンをすることで内容が判読しやすくなります。スキャンすることで生まれる、こうしたメリットも見逃せないですね。

それ、まさに欲しかった機能ですよ！受信してから時間がたったFAXは、文字が読みづらくて困ることがよくあるんです。スキャナでそんなことまでできるとは知りませんでした。

これ以外では、名刺管理にも活用できますよ。部署内で保有している得意先の担当者の名刺をまとめて管理すれば、名刺を紛失してしまって折り返しの電話ができない、なんてこともなくなります。上司の方から感謝されて、これまで以上にバンバン仕事を振ってもらえること請け合いですよ。

はぁ～、便利なのはいいけど、それはちょっと遠慮したいなあ……（笑）。でも、このスキャナで今後の仕事をスムーズにできれば、ボクの評価も高まるだろうし、書類整理にかける無駄な時間も減らせそうなので、「これからはペーパーレス化が必須ですよ」とか言って、上司をうまく説得してみようかな。

ぜひそうしてください。5万円を切る予算で十分なので、経費で導入するハードルもそう高くないのでは？

おお、いろいろ活用できるのに意外と安いですね。これなら費用対効果も高いと上司に説明できますし、金額的に稟議（りんぎ）も通りやすい感じです。