帳票とは「帳簿」「伝票」から一字ずつ取り、組み合わされてできた言葉です。帳簿・伝票・証憑など、日々発生する取引や資金の移動、自社の資産の状況などを記録する関係書類全般を指します。

伝票とは会社間の取引や入出金など資金の移動を記録する書類です。伝票・帳簿の2つをまとめて帳票と呼ぶこともあり、伝票は帳票の一部と考えてよいでしょう。伝票には入出金伝票・仕入伝票・売上伝票などがあり、各伝票の記録を集計して仕訳帳・総勘定元帳などの形にまとめたものが帳簿と呼ばれます。

証憑とは契約や取引の証拠となる書類です。

証憑には、契約書や見積書のように会社間の取引を記録するもののほか、退職届・給与明細書といった自社の従業員との取引の際にも作成されるものがあります。伝票・帳簿・証憑の3つをまとめて帳票と言う場合もあり、証憑もまた帳票の一部と考えてよいでしょう。

日々の取引や資金の流れを記録した伝票を集計し、その内容をまとめたものが帳簿です。帳簿のうち、取引のたび記録が必須となる仕訳帳・総勘定元帳を主要簿と呼び、主要簿の内容を補完するものとして補助簿があります。

帳簿・補助簿・伝票の主な種類や役割について以下の項より解説します。

帳簿（主要簿）には「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2つがあります。

仕訳帳とは伝票の記録をもとに、発生したすべての取引を日付順に記録した帳簿のことです。資産が増加する取引は借方、減少する取引は貸方といったように、取引を各勘定科目に分けて、日付や金額とともに記載していきます。

総勘定元帳とは、発生したすべての取引を勘定科目ごとにまとめたものです。
仕訳帳に記載された記録を転記して作成します。総勘定元帳を作成することで、現金・売上・仕入・資本金・借入金など、科目ごとの残高や増減・発生原因が一目で分かるようになります。

補助簿の主なものに「現預金出納帳」「固定資産台帳」「経費帳」があります。

現預金出納帳は現金・預金の取引のすべてを記録する帳簿です。現金または口座上で資金の出し入れが発生する都度、いつ・どのような目的で・どこへ・いくら入金（出金）があったかを記録し、資金の流れを把握します。

固定資産台帳とは、減価償却が必要となる自動車やパソコン、備品などの固定資産について記録する帳簿です。資産ごとに名称や購入金額、購入・使用開始日、耐用年数などを記帳します。

経費帳とは仕入れ以外で事業運営に要した経費をまとめる帳簿です。
経費には水道光熱費や接待交際費、文具などの消耗品、交通費などが挙げられます。経費帳には勘定科目ごとに取引の日付・金額・内容を記載します。

伝票は日々の取引の内容を記録する書類です。伝票にはさまざまな種類がありますが、ここでは主な9つの種類に絞って紹介します。

入出金伝票は会社が商品やサービスの販売・購入を行い、入金・出金があった際に作成される伝票です。
自社に現金が入金される場合は入金伝票を、自社から現金が出金される場合は出金伝票を作成します。この2つを合わせて入出金伝票と呼ぶ場合もあります。

見積書は商品やサービスの取引に必要な見込み金額やその内訳を記載した書類です。
取引を行う前に商品やサービスの単価・数量などの取引内容を明確にすることができます。見積書にはこのほか、商品やサービスの内容・納期・支払い条件などを記載する場合もあります。

注文書とは商品やサービスを注文する側（発注者）が発行する書類です。発注者が注文の意思を示す目的で作成し、発注書とも呼ばれます。注文書には発注する商品・サービスの名称や注文数・金額・希望納期・納入方法などを記載します。

注文請書とは、注文書を受領した受注者（注文を受けた側）が発行する書類です。受注者は、注文請書を発行することで注文書の内容で注文を承った旨を示します。注文請書に記載する項目は注文書とほぼ同じです。

納品書とは商品・サービスの納品が完了した際に発行される書類のことです。いつ・何を・どのくらい納品したのかが記載されており、注文通りに商品の引き渡しが行われたことを証明します。

検収書とは商品・サービスが注文書に沿って不足や不備なく納品されたことを証明する書類です。納品された商品・サービスの検品が完了しだい、発注者が受注者に対して発行します。

請求書とは商品・サービスの納品が行われ、注文者が商品・サービスを受領しだい、代金を請求するため受注者から発行される書類です。納品と受領が同時の場合、「納品書兼請求書」といった書式で作成される場合もあります。

支払明細書とは商品・サービスの取引内容や金額の内訳を詳細に記載した書類です。一定期間に発生した複数の取引をまとめる際に作成されます。支払い明細書と領収書の異なる点は、支払いが完了しているかどうかです。支払い明細書は、まだ支払いが行われていない商品・サービスの取引内容と金額を確認するために発行されます。対して、領収書は支払いが完了した際に発行されるものです。

領収書とは、商品・サービスの代金を受け取った際に発行される書類です。
受注者が商品・サービスの対価として請求した代金を確かに受領したことを証明します。領収書を見れば、いつ・誰が・何に対して代金を支払ったかが一目で分かります。

帳票は、電子帳簿保存法や法人税法・会社法といった諸法によって、その管理の方法や保存期間が規定されています。

帳票の管理方法には大きく分けて「紙管理」と「電子データでの管理」の2つがあります。電子データには改ざん・削除のリスクがあることから、帳票は原則紙で保管することと定められています。ただ、一定の条件を満たせば電子データで管理することも可能です。

帳票は手書きのものはもちろん、パソコンで作成した場合であってもプリントアウトし紙媒体で保管しなくてはいけません。（※電子データの形で授受した帳票は例外。2021年の電子帳簿保存法改正により、電子データのまま保存することが義務付けられています。）帳票を紙で管理することで、PCスキルの有無に関わらず帳票の作成・閲覧ができる、通信障害の影響を受けないといったメリットがある一方、保管スペースが必要、管理が煩雑、業務の非効率化を招くといったデメリットもあります。

電子帳簿保存法では、帳票の紙管理にかかる負担軽減を図るため以下の3つの方法で電子データによる帳票の保存を認めています。

電子保存が可能な書類や保存に関する要件は個別に定められていますので、帳票を電子データで管理したい場合は事前に確認が必要です。

帳票は取引や税申告が終了すれば処分してよいというものではありません。一定期間保存することが義務付けられています。

法人税法では主要簿や補助簿といった会計帳簿や、注文書・契約書・領収書となどの証憑・伝票類は7年間保存することが求められています。（※法人の場合。個人事業主の場合、一部の書類で保存期間は5年と定められている。）ここで言う7年とは「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年」である点に注意してください。

会社法上ではすべての会計帳簿や計算書類、それに付属する明細書などの書類の保存期間は例外なく10年間と定められています。帳票の保存に関しては法人税法より会社法のほうが厳しい取り決めとなっています。

利便性向上や業務効率化を求め、民間企業でペーパーレス化・デジタル化が進む中、帳票電子化に関する法律の制定や規制緩和も並行して行われてきました。政府は1998年に国税関係帳簿や書類の電子化を認める「電子帳簿保存法」を制定。2005年制定の「e-文書法」では国税関係帳簿に限らず、医療・建築など幅広い分野で保管が義務付けられている書類についても電子データ保存を認めています。また、2021年度に改正された電子帳簿保存法では、帳票の管理要件が大幅に緩和され、電子化を検討している企業の後押しとなりました（2年間の宥恕期間が設けられ、厳格適用は2024年からとなっています）。デジタル庁の設置をはじめ、日本は国を挙げてDX（デジタルトランスフォーメーション）化を推進しており、帳票電子化の動きは今後ますます加速していくと考えられます。

帳票の電子化とは、取引や資金の移動によって発生する紙の帳票類をデジタルデータ化することを言います。紙の帳票類をスキャンや撮影などによって電子データの形にして管理することで、データの検索や出力が容易になります。また、紙での保存にかかる印刷コストや書類を探し出すのにかかる時間的コストを節約でき、業務効率化・コスト削減効果が期待できるでしょう。

帳票システムとは、帳票の作成から管理までを電子データの形で一貫して行えるシステムのことです。
帳票システムには帳票をパソコンで作成できる「帳票作成システム」、帳票をメールやデータ共有サービス・FAX・郵送代行などで配信できる「帳票配信システム」、帳票を電子データとして保管できる「帳票保管システム」などがあります。またこれらの機能をすべて兼ね備えている帳票システムも存在します。
従来、紙帳票の授受においてはパソコンまたは手書きで帳票を作成・プリントアウトし、封入して郵送するといったプロセスが必要でした。しかし帳票システムを利用すれば、帳票の作成・配信・保管までを一つのシステム上で完結させることが可能になります。

帳票電子化ツールを選定する際に注意したいポイントを紹介します。

帳票を電子データで保存する場合、電子帳簿保存法が定める法的要件を満たしていなくてはいけません。
帳票電子化ツールは「タイムスタンプを付与しデータの真実性を担保することもしくはデータの訂正削除を行った場合に、その履歴が残るシステム、または訂正削除が出来ないシステムを利用すること（真実性の確保）」「検索機能を搭載していること（可視性の確保）」の2つの要件をクリアしたものを使用してください。
複雑な電子帳簿保存法の要件を確認する時間がない場合は、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）認証を取得している製品を選ぶと良いでしょう。

帳票を電子化する際、これまで使っていた帳票フォーマットを変えずに使用できれば運用がスムーズに進みます。現場や取引先の業務負担も最小限に済むでしょう。過去の紙帳票を大量に保管している場合はスキャナーで読み込み、一括でデジタルデータに変換できるシステムを採用すれば過去データも活用できます。もし、紙帳票と電子化ツールのフォーマットが異なると、上手く反映されず手作業で転記する必要が生じてしまうでしょう。

帳票電子化ツールは各社から数多くの製品がリリースされています。電子帳票の送受信に強みのあるツール、紙帳票のデータ化を得意とするツール、電子帳票の保管や管理に適したツールなど特徴はさまざまです。自社で効率化したい業務は何なのか、どの業務を重視するのかを事前に洗い出しておき、自社の目的や利用方法にあった電子化ツールを選びましょう。

高機能の帳票電子化ツールを導入したとしても、現場の担当者が使いこなせなくては意味がありません。業務効率化や経理負担の軽減を目指す電子化がかえって逆効果となってしまうでしょう。帳票電子化ツールを選ぶ際は操作が分かりやすいか、直感的な操作が可能か、使いやすい機能が備わっているかという点にも注目してください。事前に体験版などで試用してから導入を検討してもよいかもしれません。

ご紹介した通りさまざまな帳票が存在しますが、これらをどのように管理、保管していくかはセットで考える必要があります。電子帳簿保存法の改正など帳票の電子化の動きが加速する中、自社にあった管理方法を検討する機会と言えそうです。ツールを選定する際には、本コラムでご紹介したような次の点をおさえて、適切なサービスを選択しましょう。

bizform onlineにご興味ございましたらお気軽にご相談ください。
コストシミュレーション、デモンストレーションなどを通して、お客さまの疑問点を解消し安心して導入いただけるようサポートしてまいります。