請求書電子化のメリットとは？関連する法律から導入検討時の注意点まで徹底解説！

請求書の電子化とは、請求書の作成・発行・送付のすべてを紙ではなく電子データで行うことです。請求書発行システムを使ってPDFなどの電子データで請求書を作成し、メール・ウェブサイトを介して取引先へ送付します。請求書を電子化することで発行や送付作業を効率化できる、法律で定める要件を満たせば電子データでの保存ができるといったことから、業務効率化やテレワークを推進する企業で請求書の電子化が進んでいます。また、電子化した請求書の発行・送付を行うシステムやクラウドサービスも数多く登場しています。

請求書の電子化が進む背景にはe-文書法、電子帳簿保存法などの国税関係帳簿書類に関する諸法律の制定があります。

法律により受領側の請求書の電子保存が認められ、また保存要件の廃止・緩和が行われたことも企業の請求書電子化を後押ししました。請求書の電子保存が促進されたことで電子化機運が高まり、受領だけでなく発行する際の電子化にも取り組む企業が増えました。

e-文書法とは、それまで紙媒体での保管が義務付けられていた帳簿や請求書などの書類について、電子データで保管することを認めた法律です。帳簿書類の保管にかかる負担を軽減することを目的に、2005年より施行されています。要件を満たせば、紙で受け取った書類をスキャンした電子データで保管することも可能になりました。対象となる記録は帳簿や請求書などの国税関係書類に加えて、紙カルテなどの医療情報・建築図面など多岐に渡ります。e-文書法で求められる電子データの保存要件は、対象文書を扱う各府省によって異なりますが、主なものとして以下の4つが挙げられます。

電子帳簿保存法とは、会計帳簿や契約書・請求書・領収書などの国税関係帳簿書類について紙の代わりに電子データやスキャンデータの形で保管することを認めたものです。電子帳簿保存法は1998年よりすべての法人・個人事業主を対象に施行が開始されています。e-文書法では対象文書が国税関係書類・医療情報システム・建築図書など幅広い分野に適用されていたことに対し、電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類と電子取引がその適用対象とされています。

また、電子帳簿保存法では単に電子データ保存を認めるにとどまらず、データを電子保存する際の具体的な対応策についても細かく規定されています。

電子帳簿保存法施行当初は文書を電子化する際に税務署長などからの事前承認を受ける必要があることもe-文書法と異なる点でした。（2021年の改正により事前承認制度は廃止）

電子帳簿保存法で認められている電子帳簿の保存法は以下の3つです。

2021年の電子帳簿保存法改正により、電子データで授受した文書は電子データのまま保存することが義務付けられました。2022年1月以降に授受した文書については、これまでのように紙に出力して保存することはできず、電子帳簿保存法に定める保存要件を満たす形で電子的に保存（ハードディスク・DVD・クラウドサービスにデータを保存）することが求められます。ただ2023年12月31日までは猶予措置として従来通り紙媒体で保存することが認められています。改正後の電子帳簿保存法に未対応の法人・個人事業主はこの猶予期間中にシステムや業務フローの整備が必要です。

電子化した請求書は不正や改ざんを防ぐため、電子帳簿保存法で定められている以下の2つの要件を満たす方法で保存しなくてはいけません。

以上に挙げた方法で保存した電子請求書の法的効力は紙の請求書と変わりません。以前は、請求書を発行する際に角印や社印を押印することで正式な証憑として認められるといった商習慣から、請求書電子化に際しては押印ができない電子文書の法的有効性を疑問視する声もありました。

しかし、そもそも押印に法的効力は認められておらず、押印の有無が契約の効力に影響を及ぼすことはありません。2020年以降は行政手続きにおいても押印が廃止されています。

インボイス制度とは消費税の仕入れ税額控除を正しく計算するための制度です。2023年10月より導入が予定されています。（※仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から仕入れ・経費の際に支払った消費税を控除できる仕組みのこと）2019年に消費税が10％に引き上げられた際、食品向けなどには軽減税率8％の消費税が適用されました。しかしこれにより税制度の二重化が生じ、軽減税率の対象となる取引や商品の把握が困難になりました。そのため、売り手が買い手に対し正確な適用税率や消費税額などを伝えるための文書として考案されたのが適格請求書（インボイス）です。インボイス制度の下では、買い手は売り手より交付された適格請求書を保存することで仕入税額控除の適用条件を満たします。

つまり、売り手が交付した請求書がインボイス制度の要件を満たしていない場合、買い手の税負担が増える恐れがあるのです。インボイス制度の対象には紙の請求書・領収書・レシートはもちろん電子請求書も含まれます。インボイス制度で運用される適格請求書に決まったフォーマットはありませんが、従来の請求書の内容に加え「（課税業事業者の）登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」の2項目が必要とされています。

電子請求書の送付方法には大きく分けて以下の2つがあります。

電子化した請求書をメール添付や、ファイルストレージサービスなどを介して取引先へ送付する方法です。Excelや電子請求書作成システムで作成した請求書をPDFに出力して送付します。メール添付なら普段から使用しているメールソフトで気軽に送付でき、ファイル交換サービスを利用する場合もダウンロードURLを取引先に伝えることで請求書の受け渡しができます。これらは手軽な方法である一方、誤送付のリスクやデータの受け渡しが無事に完了したかを確認しにくいといった難点もあります。

専用のシステムを利用して電子請求書を送付する方法です。請求書システムには請求書の作成・送付を自動で行う機能が搭載されているものも少なくありません。自動送付機能を使えば作成した請求書を手動でメール添付する作業が不要になるため、業務効率化に役立つとともに誤送信のリスクが防げます。

請求書の発行元と受取先の両面から請求書電子化のメリットを解説します。

請求書発行元のメリットには以下に挙げる5つがあります。

請求書発行にかかる作業を削減し、業務効率向上を狙えます。紙の請求書を発行する場合は電子データで請求書を作成したらそれをプリントアウトして封入し、切手を貼って郵送するといった工程が必要でした。しかし請求書を電子化すれば、作成した請求書のデータはメール添付・ファイル交換・請求書送付システムのいずれかの手段で送付するだけでよく、プリントアウト・封入・郵送の手間を省くことができます。また、請求書を電子データ形式で保管していれば請求日や請求内容からデータを検索することも容易です。もし請求書の内容に誤りがあった場合も、電子請求書なら修正や再発行に即時対応することができます。

上述の通り、郵送業務から解放されることはもちろんのこと、即日お届けできるという点が評価される傾向にあります。受取先の希望日までに請求書が届けられなかった際、発送日や到着日に関する問い合わせ対応や、至急の要望へのFAXやメールなどでの送付対応などに追われるという悩みをかかえている企業も多いためです。そういった請求書郵送によって発生する付随作業から解放されるという点もメリットと大きなメリットとなります。

電子化することでやり取りの履歴を残したり、閲覧履歴を確認できたりと、帳票の状態が明確な状態となります。先方の確認が完了しているのかを確認できるのは送付側にとっては安心ですね。また法定年数保存できるシステムであれば、電子帳簿保存法を満たした形で発行の控えを電子保管することにも繋がり管理も容易となります。

電子化することで、請求書の作成・発行・送付がすべてペーパーレスで行われます。その結果として紙やインク・切手購入にかかる費用を削減できます。請求書1件あたりの発行にかかるコストはそれほど大きなものではありませんが、年間を通して見れば大きなコスト削減効果を見込めるでしょう。

請求書を紙で発行する場合、印刷や郵送準備のために担当者が出社する必要がありました。しかし、請求書をウェブ上でやり取りできるようになれば、担当者はオフィスに出社しなくても自宅や外出先からパソコン一つで請求書発行・送付業務を行えます。請求書の電子化は経理担当者の在宅勤務やテレワークの促進にも繋がるのです。

請求書受取元のメリットには以下に挙げる4つがあります。

請求書を紙ベースで受け取る場合、発行から受け取りまでに数日のタイムラグが生じます。しかし、請求書を電子化すればメールやファイル共有システムを経由して、発行されたその日に請求書データを受領する事が可能になります。発行から受領までの時間が短縮されることで、経理担当者は支払いや帳票処理にも余裕が持てるようになります。

電子請求書なら、修正や再発行の依頼にもスピーディーに対応してもらえます。これまでは請求書の訂正を依頼する場合、発行済みの紙請求書を発行元へ差し戻し、再度郵送されてくるのを待つ必要がありました。それに比べて電子請求書なら、不備や修正点は電子データで即時に修正でき、メールやシステムを介して当日のうちに修正済の電子請求書を受領することも可能です。

請求書の電子化を進めることで、請求書処理にかかる業務を効率化できます。請求書が電子データで保管されていれば、ファイル名や請求日で簡単に検索でき、紙で保管する場合に比べ過去データの参照にそれほど時間はかかりません。発注書など他の帳票データとの照合も容易です。また、紙ベースの請求書処理においては、請求額を目視で確認し手作業でシステムに数字を登録するため、入力ミスが発生する恐れがありました。しかし、請求書を電子化すれば請求内容を自動で自社システムに取り込むことや、受領した電子請求書をもとに振込データをシステムに自動作成させることもできます。請求書処理にかかる時間を削減でき、ミスの防止効果も期待できるでしょう。

請求書を電子データで受け取ることにより、複数人で同時に請求書のデータを閲覧することができ、情報共有しやすくなるといったメリットがあります。紙の請求書を回覧して複数人が確認しようとすると、全員が閲覧を終えるまでに時間がかかったり、請求書を紛失してしまったりするリスクがあります。電子請求書ならデータを共有フォルダに格納してすればいつでも自由にアクセスして閲覧できるほか、社内メールやチャット機能などで一斉回覧することも可能です。

では、逆に請求書を電子化することのデメリットは何でしょうか。以下の3つが挙げられます。

これまで紙ベースで請求書を管理していた会社においては、電子請求書の導入にあたって、取引先への事前告知や社内への周知が必須です。場合によってはシステムに関する従業員研修の実施が必要となるかもしれません。新たなシステムやフローを取り入れる場合、はじめから運用が軌道に乗るケースは稀です。導入・運用初期においては、電子請求書の運用に付随するトラブルや問い合わせへの対応といった煩雑な業務が発生することが予想されます。

請求書を紙から電子データに切り替えることで、業務フローの変更を迫られる場合があります。特に、請求書電子化ツールなど新たなシステムの導入を検討している場合、請求にかかる業務フロー全体の大きな見直しが必要となるかもしれません。一時的とはいえ、現場の業務負担は増すでしょう。請求書の電子化を進める場合、できるだけ現在の業務フローに近いシステム形態を選ぶと導入時の負担を軽減できます。

取引先が紙の請求書を希望していれば、引き続き紙ベースでの請求書発行・受領に対応する必要があります。自社の請求書をすべて電子ベースに切り替えたとしても、紙での対応を希望する取引先が存在する限り、請求業務を100％電子化することはできません。

請求書の電子化を進めるにあたって、押さえておきたいポイントを紹介します。

そもそも請求書の電子化が自社の業務に適しているのか、現状に照らして考える必要があります。請求書の発行に上長や役職者の承認印が必要な場合や、取引先の大半が紙ベースでの請求書発行を希望している場合、電子化が業務の実態にそぐわないこともあるでしょう。もし電子化を進める場合でも、紙との併用を検討するか、または業務フローそのものの見直しが必要になるかもしれません。

自社で請求書発行・送付をすべて電子化したとしても、電子化に対応していない取引先からはこれまで通り紙ベースで請求書が送付されてくるでしょう。また、請求書の受け取りを紙ベースで希望する取引先もあるはずです。そうした取引先にも対応できるよう、請求書の作成や手作業での処理といった紙請求書への対応フローは電子請求書と分けて残しておく必要があります。

請求書の電子化をスムーズに進めるためには、請求書の受取先となる取引先企業や事業主への周知が不可欠です。事前に案内しておくことで、電子請求書導入後のトラブルや混乱を最小限に抑えられます。電子化によるメリットも併せて伝えることで、受け入れられやすくなるでしょう。また、どのような形で案内を出すのかも事前に検討が必要です。告知の手段には文書・メール・FAX・電話などがありますが、業界・業態によって適した告知方法は異なるでしょう。電子メールで送信する場合は相手のメールアドレスを取得する必要がありますし、文書や電話で告知する場合、どの部署のどの担当者に伝えるべきかといったことも検討しなくてはなりません。電子化に付随するこうした業務負担をどれだけ小さく抑えて実施できるかは事前の準備にかかっています。

請求書電子化を進めるにあたって、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も確認しましょう。電子帳簿保存法ではデータの改ざんを防ぐためにタイムスタンプの付与や、データの修正・削除を防ぐシステムの導入を求めています。専用の電子請求書発行システムを使用せずに電子化を行うのであれば、どのように電子請求書を管理するのか独自に施策を考えなくてはいけません。また、電子帳簿保存法の規定に従い、社内の業務フローを見直す必要もあるでしょう。インボイス制度のもとで適格請求書を発行するなら、施行に先駆けてインボイスに対応したフォーマットを用意しておくといった準備も必要です。

電子請求書発行システムを導入する際に注意したいポイントを解説します。

どのように自社システムから請求書発行システムへデータを渡せるかが重要。自社のシステムに改修が必要だったり、間に別な仕組みを入れる必要があるなど連携に負荷が大きい場合がある。柔軟に連携できるシステムを選定しましょう。新たに導入する電子請求書発行システムが社内で運用している既存のシステムとの連携に対応しているかを確認しておきましょう。自社システムから請求書発行システムへのデータの移行が可能かどうか、データ連携ができる場合でも自社システムに手を加える必要があったり、自社システムと請求書発行システムの間に別のシステムやアプリを組み込む必要があったりすると、連携の負荷が大きくかえって業務負担は増加します。電子請求書発行システムは自社システムと柔軟に連携できるものを選びましょう。

業務の大きな変更を迫られないか（フォーマットが変わってしまう、閲覧権限を細かく設定できないため運用に工夫が必要になるなど）。安価で定期的な機能拡張（改善）が期待できる点でクラウドがおススメ。電子請求書システムを導入することで、現在行っている業務の大幅な変更が迫られないか、システムの機能や対応可能な業務範囲を事前に確認しておきましょう。新たなシステムを導入することで請求書のフォーマットが大きく変わる、また閲覧権限を細かく設定できず運用に工夫が必要になるなど、システムを導入することでかえって使い勝手が悪くなり業務効率が落ちてしまっては意味がありません。システムの導入に不安を感じているなら、初期導入コストを比較的低く抑えられ、法改正に応じたバージョンアップや機能拡張も安価に利用できるクラウド型の電子請求書システムがおすすめです。

導入に際しては、電子請求書発行システムの運用によって見込まれる費用対効果を検証しましょう。システムを導入すれば初期費用や月額利用料といったランニングコストがかかりますが、その一方でインク・コピー用紙・郵送料金といったコストの削減、工数の削減による人的コストの抑制、人的ミスの減少による損失防止効果などが期待できます。

また、紙請求書の保管スペースが不要になる、検索や共有が容易になるといった利便性や、テレワークの推進に繋がるといった数字には現れにくい効果も見落としてはいけません。

Web請求書の導入でどれだけのコスト削減効果が見込めるのかが分かります。

電子請求書発行システムは、手軽に扱える一方でセキュリティ面には一層の注意が必要です。電子データで請求書の授受を行う場合は紙媒体でのやり取りとは異なり、メールやインターネットを通じて情報漏洩が起こる恐れがあります。特にクラウド型のサービスはサイバー攻撃の標的となることも考えられます。通信データは暗号化されているか、データセンターのセキュリティレベルは高いものか、どのようなバックアップ体制をとっているかなど、利用を検討しているシステムのセキュリティ対策はできるだけ詳細に確認しておきましょう。

データ連携、利用者への告知などの導入時のサポート、システム操作など導入後のお問い合わせへのサポートなどについての体制をチェックしましょう。電子請求書発行システムのスムーズな導入・運用のためには、ベンダー（システム提供会社）のサポートが不可欠です。システムの操作に関する問い合わせ受付や、電話・メールによるヘルプデスク、運用ガイダンスの用意はあるでしょうか。導入にあたっては、データ連携の手順や取引先への告知といったサポートも重要です。運用サポートを受けられる範囲や、自社に合った導入方法のサポート・提案をしてくれるベンダーかどうかなど導入時のサポート体制もよくチェックしておきましょう。

法律に定める電子データの保存要件に対応しているかどうかも重要なポイントです。各社からリリースされている電子請求書発行システムのうち、電子帳簿保存法が求める要件を満たす製品にはJIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）のロゴが付与されます。電子帳簿保存法の保存要件を逐一確認しなくとも、JIIMA認証を取得したソフトウエアを使用すれば、法令に準拠した処理を行うことができるのです。どのようなシステムがJIIMA認証を取得しているかどうかは以下のページより確認できます。

また、インボイス制度が開始されれば従来の請求書に記載項目を追加した適格請求書という新たなフォーマットで請求書を発行しなくてはなりません。もしこの適格請求書を電子データ化し、ネットワーク上でやり取りするのならデジタルインボイスへの対応も必要です。これから電子請求書発行システムを選定するのであれば、電子帳簿保存法やインボイスに対応したシステムを選びましょう。

請求書発行の電子化についてご紹介してまいりました。ご検討の際はぜひ以下の点に注目いただき、自社に適したシステムやサービスを選定頂ければと思います。

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