IT管理者であればバックアップの重要性は理解しているはずです。一方で、バックアップそのものについて考えたことはあるでしょうか。

「backup」という単語の本来の意味は「支援・支援者・代替の人[もの]・代役・代替の・予備の」となっています。（出典：研究社「新英和辞典」）
そこから、特にコンピューターの世界では（狭義の意味で）「データ保全のために予備を作っておくこと」をバックアップと呼んでいます。簡単に言えば、何らかの原因でデータが利用できなくなった場合に、その代わりに使えるデータを残しておくということです。
ではデータが利用できなくる原因にはどのようなものがあるでしょうか。

データが利用できなくなる主な原因は、以下のことが考えられます。

仕事や私用にかかわらず、多くの人が一度や二度はデータの破損や消失などの経験があると思います。
「しまった！あのときバックアップをとっておけば・・・」と思うものの、いつしかまたやらくなる。
その原因は、

といった心理的な部分にあるようです。
バックアップにとっては、ここが最大の落とし穴です。
残念ながらこういった心理的要素をなくすことはできません。IT管理者が個人に対して口を酸っぱくして諭し、頭では理解してもらえても長続きしないのが実情です。

そこでIT管理者は別の対策を講じる必要があります。

各個人が利用しているPCのバックアップで一番確実な方法はファイルサーバーによるデータ管理です。
サーバーは物理的にも堅牢な上、データ保全のための各種機能を装備しています。
また高いセキュリティやデータ共有による作業の効率化などデータ保全以外でもさまざまなメリットがあります。
IT管理者も最低限サーバーのみを管理すればよいので負荷を少なくすることができます。
重要なデータはサーバーでの管理・運用がおすすめです。

PCのみの環境下でのバックアップは、ユーザーが意識する必要がない自動バックアップのシステムが有効です。ネットワーク上の共有ディスクに保存するシステムやクラウドを利用して外部サーバーに保存するものなど、環境や用途に合わせてお選びください。

Windows 10（またはwindows 8.1）の場合は「ファイル履歴」という機能を使うことができます。これはOSの機能で、一定時間ごとに外付けのドライブにデータをバックアップすることが可能です。

サーバーではフォールトトレランスやRAIDと呼ばれる機能が良く使われます。これらは物理的にディスクが破損したようなケースには有効ですが、他の場合は対応することができません。
例えばRAID1（ミラーリング）は鏡に映すように全く同じディスクを2つ作る仕組みですので、片方のデータが改変されるともう片方も改変されます。つまり復旧させることができません。
RAIDの目的はシステムを継続的に利用する（冗長化）ということであって、データのバックアップを取ることではありませんのでご注意ください。

バックアップがあればデータを元に戻すことができますが、実作業としてバックアップからデータを戻すのはIT管理者の手間がかかります。
例えば共有フォルダーのデータを削除するとゴミ箱に入らず、いきなり消えてしまいますが、その都度バックアップから戻していては煩雑です。

こういった場合は「共有フォルダーのシャドウコピー」を使うと便利です。（Windowsサーバー時）
「共有フォルダーのシャドウ コピー」は、一定時間ごとにサーバーのスナップショットを自動的に保存する機能です。データの復旧はクライアントPCから簡単な操作でできる上、時系列で過去のデータを戻すことも可能です。

この機能は本質的にはバックアップではない（ディスクが破損するとデータは失われる）ため、バックアップの代わりにはなりませんが、簡易的なデータ復旧ツールとしては重宝する機能です。
Windowsサーバーの標準機能ですので、ソフトを購入する必要がないのもメリットです。
導入につきましては別途ご相談ください。