複数の拠点や事業を展開する組織にあっては、ビジネスの変化に柔軟に対応できる会計システムが不可欠です。今回は、ソフトの更新時期を控えて、上記のような事情に加えコスト的なメリットからも新たにクラウドでの運用を検討することとなった社会福祉法人の例をご紹介します。

続けて、財務室長の五十嵐氏が語ります。「多大な維持費がかかるのに加え、安全にデータのやりとり行うためにはVPNを組まなければならず、システムを使えるPCも限られてくるなど、多くの事業所を抱える当法人にとっては運用面でも問題が山積。クラウド化も視野に入れながら、システムの入れ替えを検討していくこととなりました。そこで、以前より何度か訪問いただいていたキヤノンS&Sへご相談したところ、当法人内で最初に目をつけていたソフトを含め、マルチベンダーとして複数メーカーのシステムをいずれも取り扱いすることが可能とのこと。数多くの選択肢の中から検討を重ねた結果、人事管理や固定資産、販売のソフトも含め、クラウドシステムであるPCAへの移行が決まりました」。ポイントとなったのは2つ。柔軟にグループ分けできるしくみが複数事業を展開する同法人にとって最適だったことと、事業所をまたいだ処理がしやすかったことです。「メーカー担当者とともに何度もデモをしていただき、こちらの疑問にも一つ一つ丁寧にお答えいただいたことに信頼が持てましたし、キヤノンS&Sのフットワークの軽さも他社にはないものでした。そして、やはり一番大きかったのは、たくさんのメーカーの製品の中からフラットな視点で当法人にとって最適な提案をしていただけたことです。一方的に提案を受けるのではなく、複数の選択肢からこちらも一緒になって比較検討し、納得して選定できたのはよかったですね」。

導入効果について、「部門数が多い当法人では、選定理由でも触れたグループ分けのしやすさや事業所間の取引を処理しやすいことが、実際にとても重宝しています。そして、一番の導入効果といえるのが、ライセンスの柔軟さによる時間効率のアップです。従来の環境では、ライセンスが個々の端末に紐づいていたので、頻繁に順番待ちが発生していました。ところが、その点、PCAは非常に柔軟で、ライセンス数以内ならいつ誰がどの事業所のPCで使ってもいいというしくみで複数台のPCを同時に動かして、集中的に業務を終わらせるということが可能になったのです」と恐神氏。また五十嵐氏は、「障がい者施設といっても、当法人は就労継続支援A型事業所として、雇用している障がい者の皆さんに給与を支払うためにお金を稼がなくてはなりません。すなわち、事業や部門の見直しというのはつきものですし、どんな組織体系になってもフレキシブルに対応し、すぐに使用できるこのシステムに対し、多大な導入メリットを感じているのです」。