受注業務のファクスを電子化。作業工数の節減と保管体制の強化へ株式会社イノアックコーポレーション



業種:製造 | 従業員規模:1,000~2,999名 | 成果:コスト削減、業務効率の向上

ウレタン発泡技術のリーディングカンパニーとして自動車部品、インフラ関連資材、住宅建築材、寝具やコスメ用品など幅広い商品を世界各国に届けている株式会社イノアックコーポレーション。多岐にわたる顧客企業からの受注書類は主にファクスで届き、その処理の複雑さが課題となっていた。この電子化が税務処理やBCP(事業継続計画)にも寄与すると判断し、キヤノンマーケティングジャパンのファクス電子化ソリューションの導入を進めている。第一に導入した大阪支店において、まずは紙出力と作業工数の節減に効果が表れてきている。

導入ポイント

  • 現場へのきめ細かなヒアリングによる確実な効果
  • 既存機器の活用と業務に合わせた柔軟な運用設計

導入背景膨大な紙出力と煩雑な書類仕分けをファクス電子化により解決

多様な商品を製造・販売している同社では、日々さまざまな書類が取引先から届く。その大多数はファクスだ。例えば注文書なら、複合機に届いたものをアシスタントが担当者に振り分ける。書類を受け取った担当者の業務フローは取扱商品により異なるが、受注内容をERP(基幹情報システム)に入力、さらに必要な項目を記入し、顧客に返信する。商品によっては納期確認のため工場へもファクス送信することになる。
「この複雑な業務フローにより、例えば大阪支店ではファクス4回線で毎月約4,500枚の紙を出力するといったコスト面の課題、そして仕分けや送信という作業工数(アシスタント6名で対応)の課題がありました。また情報共有が難しいため、担当アシスタントの休暇や離席により対応に窮することも。紙ベースということもあり、BCP対策の観点からも改善が望まれていました。」今井仁大阪支店長はそう振り返る。
こうした課題はやはり他の拠点でも生じており「システムによる効率化はできないものか。」という声が上がっていた。相談を持ちかけられた久保哲也IT推進室室長は、システムに精通した川島敏弘氏が総務Gマネージャーを務める大阪支店でまずファクスの電子化を進めようと考えた。
(写真:大阪支店 今井 仁支店長)

選定理由実際に使用している現場で実効性を確認既存の機器活用による手軽な導入も魅力

当初は他社の複合機を使ったデモを参照した久保室長と川島マネージャーだったが、キヤノンマーケティングジャパンの受注センターで使用しているファクス電子化ソリューションを知ると気持ちが傾いたという。「受注センターでの事例を見学させてもらい、これは効果が出ると確信しました。」という川島マネージャー。ファクスを受信すると各担当アシスタントに通知が届き、書類をパソコン上で処理できるうえ、各々が使いやすいよう自由に設定できる点も気に入ったという。「皆それぞれ顧客が違うので、最適な仕様は異なるのです。ボタンの配置もそうだし、フォルダ構成もそう」。
(写真:IT推進室 久保 哲也 室長)
また久保室長は「現存の複合機に新しいシステムをつなぎこむだけ、という手軽さもコスト面で魅力。キヤノンマーケティングジャパンの担当者が4回にわたって現場でヒアリングしてくれたこともあり、スムーズに導入できました。」と笑顔を見せる。
(写真:大阪支店 川島 敏弘 総務G マネージャー)

ファクスを電子化した現場からの声

・ファクスでの納期回答が楽になった。
・営業担当者の外出中に見積もり依頼が来た際、書類をスキャンしなくても受信したPDFをそのまま添付して送信できる。
・帳票類をデータで保存することで、紙のファイル数や保管スペースが削減できた。収納がかさばらない。
・メールで受信したPDFも書き込み可能になった。
・複合機まで行かず、自席パソコンで素早く処理できる。

導入後の成果紙出力と工数の節減に手応えリソースの最適化に期待が高まる

導入して間もないため、まだ効果を数値化できてはいない。ただ紙出力と工数が節減できるという感触は得られており、「従来は納期回答するのに複合機まで行かなければならなかったが、今は席に着いたまま回答できる」「電子化されたことで、図面やカタログの依頼書をファイリングする手間が省けた」「送信エラーがすぐにわかる」といった声が現場から上がっている。
「皆、インストールから設定、運用まで支障なく行ってくれました。簡単に扱えます。」という川島マネージャー。電子化により書類の保存・検索が手軽になるため、国税庁から過去の注文書提出を求められた際も対応が楽になると喜ぶ。
また今井支店長も好感触を得て、こう語っている。「以前は営業担当がファクスの仕分けをする場面もありましたが、ファクス電子化ソリューションにより解消。さらに従来は営業担当の業務だった入金差額処理をアシスタントが行うようになり、その分、営業活動にリソースをかけることができています」。

今後の展望近く他拠点での導入を予定連携を深めてより業務効率化を進めたい

大阪支店におけるファクス電子化ソリューションの導入が順調に進むなか、久保室長は続いて東京本社での導入を始めようとしている。「もう少し運用が固まり、メリットを整理してからになりますが。ただ現時点で具体的な成果につながる感触は得ています。大阪支店ではキヤノンマーケティングジャパ ンのスケジューリングにより4カ月ほどで導入できましたので、東京本社ではその経験を生かしてよりスムーズな導入を実現したいと思います」。
久保室長としてはさらに業務効率化を進めるべく、キヤノンマーケティングジャパンとの連携を考えている。「このシステムをよりよいものにすることはもちろん、今後は海外拠点も含めグローバルで活かせるソリューションにも期待したいです」。

株式会社イノアックコーポレーション

事業内容:ウレタン、ゴム、プラスチック、複合材をベースとした材料開発とその製品化により、自動車、二輪、情報・IT機器、住宅・建設関連から身近な生活関連商品、コスメ用品まで、生活のさまざまな場面に密着した製品を取り扱う

所在地:愛知県名古屋市中村区名駅南2-13-4

株式会社エイコー

設立:1974年1月18日(昭和49年)
所在地:大阪本社/大阪府大阪市中央区南船場2-5-2 エイコービル
東京本社/東京都港区芝大門1-2-13 MSC芝大門ビル

※本記事は取材時(2016年12月)のものです



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