重要書類や施工図面のペーパーレス化により、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現坂田建設株式会社

坂田建設の倉庫には創業以来60年以上にわたって保管されてきた申請書や資料、CADで作成した施工図面などさまざまな紙文書が保管されていたが、2015年6月に控えていた本社ビルの移転に伴い資料の廃棄と合わせてデータ化が急がれていた。総務部 部長の池田元一氏は「スキャニングによる電子データでのファイル管理や、過去にワープロで作成された文書のWord／Excel形式での保管を実現したいという思いがありました。また、ペーパーレス化により業務効率の向上やコストカットも期待できるのでは……」と語り、電子化された文書の活用ができるソリューションを探していたという。
（総務部 部長・池田元一氏）

新たな製品の導入にあたり、複数のメーカーからヒアリングを受けるなかでキヤノン製品選択への大きな決め手となったのが、複合機など実機を搭載した“デモカー”の存在だった。すでにキヤノンで実施しているオフィスツアーで提案を受けてはいたが、池田氏は「製品の紹介だけでなく、やりたいこと、できることを検証したいという思いがありました。デモカーに社内の紙文書を持ち込み、説明員といろいろやり取りをすることで、やりたいことを実現できるとわかったことが一番の決め手になりました」と語る。実際に高い精度でPDF化された文書を目の当たりにすることで効果を実感できたという。また、総務部 副部長の高洲和司氏は説明員が会社に直に訪問する形となるため「オフィスに来てもらって業務の現状や課題などを直接見てもらうことにより、本当に必要な解決策だけを紹介してもらうことができました」と、コミュニケーションを取りながらソリューションを提案してもらえたことが信頼感につながり、導入に結びついたと振り返っている。
（写真：総務部 副部長・高洲和司氏）

導入後にまず取り組まれたのが、採用活動の一環である会社説明会の資料の作成だ。総務部の吉田真歩氏は「採用活動の時期に入ると会社説明会で配布するための資料を印刷し、手作業で資料を揃えてホチキス止めをする、という作業を2人がかりでやっていました。だいたい50部作成するのに30分から1時間ほどかけていましたが、『imageWARE Desktop』と『iR-ADV C5235F』が導入されたことにより、ボタン1つでA3で中綴じホチキスされた小冊子が数分で製本できるので、かなり楽になりました」と、劇的な工数の削減を実現できたと語る。また、同時期に各大学から郵送されてくる求人票に会社側の条件を記入して返送する、といった業務も発生していたが、手書きでは見た目が良くないため従来はExcelで作成し直していた。「求人の書類ということもあり、会社のイメージにも関わるためキレイな見た目に仕上げたいという思いがありました」（池田氏）。この作業に『ピタッとフォーム for MEAP』を利用することで、品質の高い書類を短時間で作成できるようになった。
（写真：総務部・吉田真歩氏）