受注業務のファクスを電子化。作業工数の節減と保管体制の強化へ株式会社イノアックコーポレーション

多様な商品を製造・販売している同社では、日々さまざまな書類が取引先から届く。その大多数はファクスだ。例えば注文書なら、複合機に届いたものをアシスタントが担当者に振り分ける。書類を受け取った担当者の業務フローは取扱商品により異なるが、受注内容をERP（基幹情報システム）に入力、さらに必要な項目を記入し、顧客に返信する。商品によっては納期確認のため工場へもファクス送信することになる。
「この複雑な業務フローにより、例えば大阪支店ではファクス4回線で毎月約4,500枚の紙を出力するといったコスト面の課題、そして仕分けや送信という作業工数（アシスタント6名で対応）の課題がありました。また情報共有が難しいため、担当アシスタントの休暇や離席により対応に窮することも。紙ベースということもあり、BCP対策の観点からも改善が望まれていました。」今井仁大阪支店長はそう振り返る。
こうした課題はやはり他の拠点でも生じており「システムによる効率化はできないものか。」という声が上がっていた。相談を持ちかけられた久保哲也IT推進室室長は、システムに精通した川島敏弘氏が総務Gマネージャーを務める大阪支店でまずファクスの電子化を進めようと考えた。
（写真：大阪支店 今井 仁支店長）

当初は他社の複合機を使ったデモを参照した久保室長と川島マネージャーだったが、キヤノンマーケティングジャパンの受注センターで使用しているファクス電子化ソリューションを知ると気持ちが傾いたという。「受注センターでの事例を見学させてもらい、これは効果が出ると確信しました。」という川島マネージャー。ファクスを受信すると各担当アシスタントに通知が届き、書類をパソコン上で処理できるうえ、各々が使いやすいよう自由に設定できる点も気に入ったという。「皆それぞれ顧客が違うので、最適な仕様は異なるのです。ボタンの配置もそうだし、フォルダ構成もそう」。
（写真：IT推進室 久保 哲也 室長）

導入して間もないため、まだ効果を数値化できてはいない。ただ紙出力と工数が節減できるという感触は得られており、「従来は納期回答するのに複合機まで行かなければならなかったが、今は席に着いたまま回答できる」「電子化されたことで、図面やカタログの依頼書をファイリングする手間が省けた」「送信エラーがすぐにわかる」といった声が現場から上がっている。
「皆、インストールから設定、運用まで支障なく行ってくれました。簡単に扱えます。」という川島マネージャー。電子化により書類の保存・検索が手軽になるため、国税庁から過去の注文書提出を求められた際も対応が楽になると喜ぶ。
また今井支店長も好感触を得て、こう語っている。「以前は営業担当がファクスの仕分けをする場面もありましたが、ファクス電子化ソリューションにより解消。さらに従来は営業担当の業務だった入金差額処理をアシスタントが行うようになり、その分、営業活動にリソースをかけることができています」。

大阪支店におけるファクス電子化ソリューションの導入が順調に進むなか、久保室長は続いて東京本社での導入を始めようとしている。「もう少し運用が固まり、メリットを整理してからになりますが。ただ現時点で具体的な成果につながる感触は得ています。大阪支店ではキヤノンマーケティングジャパ ンのスケジューリングにより4カ月ほどで導入できましたので、東京本社ではその経験を生かしてよりスムーズな導入を実現したいと思います」。
久保室長としてはさらに業務効率化を進めるべく、キヤノンマーケティングジャパンとの連携を考えている。「このシステムをよりよいものにすることはもちろん、今後は海外拠点も含めグローバルで活かせるソリューションにも期待したいです」。