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Web請求書の導入によりコスト削減や業務負荷軽減を実現し環境保護にも貢献日本通運株式会社



業種:総合物流事業 | 従業員規模:34,299名(2023年1月4日現在)| 成果:コスト削減・業務効率向上・環境

世界49ヵ国/地域にネットワークを持つグローバルロジスティクス企業として個々の物流ニーズにきめ細かく応える日本通運株式会社

陸・海・空すべてを網羅する多彩な輸送モードと国内外に広がる倉庫ネットワークを駆使し、国や地域を超えた物流事業を展開するのが、日本通運株式会社です。2022年、ホールディングス体制への移行とともに、新たなグループブランド「NX」を導入。「日本通運グループ」から「NXグループ」へとスタートを切り、グローバルロジスティクス企業としてさらなる進化も遂げつつある同社では、2020年に業務改革の一環として請求書電子配信サービスを導入。従来は紙で発行していた請求書を電子配信にシフトし、コストや業務負荷の大幅な削減を実現しました。社内の請求書発行業務を統括する財務・経理部の松尾氏に詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

01 導入背景非効率かつ時代にもマッチしなくなっていた 請求書発行業務の改善が社内の懸案事項に

毎月、必ず発生する請求書の発行業務。業界のリーディングカンパニーとして、月平均7万5千件にも及ぶ請求書を発行している日本通運株式会社の売掛業務部門では、請求書発行業務の改善をテーマに検討をスタートしました。松尾氏が語ります。「紙の請求書は印刷・封入にかなりの時間や人手がかかるのに加え、商習慣上、営業担当者が直接取引先に持参することが多く、とても非効率でした」。

生産性向上に向けた抜本的な業務改革の一環

「当社では、後方事務の省力化・効率化を経営計画の目標の一つとしており、2017年にそれまで何十年も続けてきた体制(地域ごとに専任を置いて地域最適で業務行う体制)から本社組織にシェアードサービスセンターを新たに立ち上げ、全国規模で業務の集約化・集中化を図る体制へと抜本的な見直しを図りました。請求書発行業務の改善も、そこからの流れで進められたものです」。

企業のカーボンオフセットの取り組みとも一致

「当社は総合物流企業としてカーボンオフセットへの取り組みが求められています。ペーパーレスにつながる今回のような施策の導入は、企業全体の取り組みの方向とも一致していました。また、業界内でも環境保護や業務改革の一環としてWeb請求書の導入が進みつつあり、当社でも高い関心を寄せる取り組みでもありました」。

財務・経理部
専任部長(効率化推進担当)松尾 氏
財務・経理部
次長(効率化推進担当)三ツ木 氏
財務・経理部
課長(効率化推進担当)幅岸 氏

02 選定理由キヤノンMJを選んだ決め手は 実務に沿った具体的な提案をしてもらえたこと

紙の請求書からWeb請求にシフトするにあたり、数あるベンダーの中からキヤノンMJの請求書電子配信サービスであるbizform online配信を選択した決め手となったのは何だったのでしょう。

基幹システム連携についての寄り添った提案

「もはや電子化の必要性は明らかだったものの、毎月当たり前のようにやってきたやり方を変えて違う方法にシフトするには、相当勇気がいりました。特に不安だったのが、基幹システムとうまく連携して帳票を生成できるのかという点です。しかし、キヤノンMJの担当者の方は、こちらの不安が解消できるようスムーズな連携方法をスピーディーに提案してくれて、しっかりと寄り添ってくれました。スケジュール的にもなるべく早く実現したいというこちらの想いも受け止めていただき、これなら安心してお任せできる。そう確信が持てたのです」。

自社の業務プロセスに合わせた提案内容

「また、けっして汎用的な提案内容ではなく、当社の実際の運用の中で想定される状況を鑑みた上で、請求書に訂正が発生した場合の対応をはじめ、具体性を持った提案をしていただけたのも信頼につながりました。システム面の優位性もさることながら、やはり人への信頼も大きかったですね。他社とも比較はしましたが、内容・金額・スケジュール・担当者の対応などトータルで考えて選定しました」。

03 導入後の効果コスト削減や業務負荷軽減に成功し 受取企業からも保管コストを削減できたと高評価

当初の目的だったコスト削減と業務負荷軽減に成功

特定部門が発行する請求書の約半数をWeb請求書に移行!

「月間約2万件の請求書を発行している陸上輸送部門を対象にWeb請求書を導入してから2年ほど経過し、発行件数は約半数の月間1万件を達成。印刷・封入や郵送、配布にかかるコストや業務負荷の大幅な削減に成功しました。社内で迅速に取り組みを進めることができた理由としては、やはり自分たちの手間が減っていくことを実感できたのが大きいと思います。月末月初の忙しい時に請求書を印刷して、封筒に詰めてということを遅くまでやるのが常態化していたので、その手間が要らなくなったメリットは計り知れないですね。請求書というのは受ける側のお客さまのほうがイニシアチブを握っているので、いくら私たちが電子にしたいと言っても、お客さまに受け入れてもらえなければ変更できません。ただ、0か100で考えると何も進みませんし、0を20にでも30にでもできればというスタンスで思い切ってスタートしたことがよい結果へとつながりました」。

電子配信で受取企業からも高評価を獲得

紙での運用時とフォーマットが変わらない点もスムーズに移行できた理由の一つ

「また、電帳法対応で電子取引データの電子保存が求められる中、お客さまからも紙の請求書の時にかかっていたコストや手間を削減できたと高評価をいただきました。お客さまにしても、郵便物が着いた・着かない、着くのが遅いといった煩わしさが無くなって、その日に見れるというのをメリットに感じていただけたのかなと思います。自社の業務改善がお客さまとの関係強化にもつながったのはいい意味で予想外の出来事でしたし、それも不具合なくシステムが動いてくれているからこそです。よいサービスを導入できたと思っています」。

04 今後の展開社内のすべての業務の請求書を当システムで一本化し、利用拡大を図る予定

請求書発行業務の改善をテーマに請求書電子配信サービスを導入し、実際に成果を生み出すことに成功した同社。最後に、今後の展望について伺いました。

これまで事業ごとにバラバラだった 請求書発行業務を一本化

「2023年10月からのインボイス制度への移行にともない、当社では請求書発行業務の再構築を検討。これまでは陸上輸送部門を中心に利用していた請求書電子配信サービスを航空輸送部門他、他部門へも展開し、さらなる業務改革を進めていきたいと考えています。実際に運用してみて、当社の請求業務に適していること、安定して稼働していることも上層部から評価されていますし、今後はNXグループ各社にも順次展開されていく予定です。現在、請求書電子配信サービスを導入した部門においては約4割がWeb請求に移行していますが、当社全体としてみた場合の請求書の電子化率はまだ2割にも満たない程度ですので、今回の再構築に合わせてさらに電子化率を高め、ペーパーレスを推進できれば。そうすることで、環境負荷軽減にもより一層の貢献が可能になります。引き続き、よきパートナーとしてご協力をお願いします」。

未来に向けて、思い切った業務改革を進める同社の取り組みに今後も注目です。

日本通運株式会社

事業内容 : 総合物流事業

従業員数 : 34,299名

所在地 : 東京都千代田区神田和泉町2番地

設立 : 1937年10月

資本金 : 701億75百万円

※本記事は取材時(2023年3月)のものです



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