人事労務業務の効率化とは？残業が減らない原因と改善方法を解説【チェックリスト付き】

人事労務部門を取り巻く環境は、この数年で大きく変化しています。

従来から行っている給与計算や勤怠管理、社会保険手続きに加え、人的資本経営への対応や働き方改革、法改正への対応、DX推進など、人事労務部門に求められる役割は年々広がっています。

一方で、多くの企業では人員を大きく増やすことが難しく、限られた体制のまま従来業務と新たな役割の両立を求められています。

その結果、日々のオペレーションに追われ、本来取り組むべき採用戦略や人材育成、組織づくりといった業務に十分な時間を確保できない企業も少なくありません。

このような状況では、人事労務部門が企業の成長を支える役割を十分に果たすことは難しくなります。

そのため近年では、「業務を減らす」のではなく、「人事労務担当者が本来担うべき仕事へ時間を再配分する」という考え方のもと、業務効率化に取り組む企業が増えています。

人事労務担当者からよく聞かれる悩みの一つが、「人手が足りない」という声です。
もちろん、人員不足が業務負荷につながっているケースもあります。

一方で、人事労務業務の改善支援の現場では、業務を整理してみると、必ずしも「仕事量そのもの」が原因ではないケースも多く見られます。

例えば、業務の進め方や役割分担、確認方法を見直すだけで負荷が大きく軽減することもあります。
ここでは、人事労務部門で特に見られる3つの要因をご紹介します。

給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなど、人事労務業務には毎月・毎年必ず発生する定型業務があります。

これらは正確性が求められるため、入力作業だけでなく、確認や照合作業にも多くの時間がかかります。

例えば、

などです。

一つひとつは短時間の作業でも、積み重なることで担当者の大きな負担になります。
実際の人事労務業務でも、入力や手続きそのものより、確認や照合作業に多くの時間が費やされているケースは珍しくありません。

効率化というとシステム導入をイメージしがちですが、まずは確認プロセスを含めて業務全体を見直すことが重要です。

「担当者を増やしたい」という相談を受ける企業でも、業務を整理すると、属人化した運用や二重入力、不要な確認作業など、業務プロセスを見直すことで、大きく改善できるケースも少なくありません。

例えば、

といったケースです。

こうした積み重ねが、人事労務担当者の残業や業務負荷につながっていることも少なくありません。業務改善は、人を増やすことだけが解決策ではありません。

まずは現状の業務を可視化し、「本当に必要な作業か」「より効率的な進め方はないか」という視点で見直すことが、効率化への第一歩となります。

人事労務担当者の時間を大きく占める業務の一つが、従業員からの問い合わせ対応です。

具体的には、

など、日々さまざまな問い合わせが寄せられます。

こうした問い合わせは、一件あたりの対応時間は長くなくても、日々繰り返されることで大きな負荷になります。

実際に人事労務業務の改善を支援する現場でも、給与計算や社会保険手続きなどの定型業務に加え、従業員からの問い合わせ対応が業務負荷を大きくしているケースは少なくありません。

また問い合わせ内容を分析すると、毎回同じ質問が繰り返されていることも多くあります。
そのため、FAQや社内ポータル、チャットボットなどを活用し、「担当者が回答する」運用から、「従業員が自己解決できる」仕組みへ変えていくことも、人事労務部門の効率化には欠かせない視点です。

人事労務業務を効率化するには、いきなりシステムやAIの導入、アウトソーシングを検討するのではなく、まずは現在の業務を客観的に把握することが重要です。
次の項目に当てはまるものがないか確認してみましょう。

セルフチェックで課題が見えてきたら、次は改善に取り組みます。
効率化というと、「新しいシステムやAIを導入する」「アウトソーシングを利用する」と考える方も多いかもしれません。

しかし、実際にはそれらは手段の一つです。
大切なのは、自社の課題を整理し、優先順位を付けながら改善を進めることです。
ここでは、多くの企業で取り組みやすい4つのポイントをご紹介します。

効率化の第一歩は、「どの業務にどれだけ時間を使っているか」を把握することです。
人事労務担当者は日々多くの業務を並行して進めています。
そのため、「忙しい」という感覚はあっても、本当に負荷になっている業務が見えにくいケースも少なくありません。

例えば一週間の業務を書き出してみると、

など、短時間の業務が積み重なっていることがあります。

さらに、業務を可視化することで、

なども見えてきます。

実際に人事労務業務を支援する現場でも、「人手不足」が課題だと思われていた企業が、業務を整理した結果、確認作業や役割分担の見直しだけで改善できたケースは少なくありません。
まずは、「何に時間がかかっているのか」を見える化することが、効率化への第一歩です。

課題が見えてきたら、次に取り組みたいのが業務の標準化です。
人事労務部門では、
「この業務は〇〇さんしかできない」
という状態が珍しくありません。

長年の経験で培われたノウハウは組織にとって重要な資産です。しかし、それが特定の担当者に依存した状態では、

といった課題につながります。

標準化というと大掛かりな取り組みに感じられますが、まずは次の3つから始めることをおすすめします。

また、標準化を進める中で、
「長年続けているが、本当に必要なのか分からない」
という業務が見つかることもあります。

現場では、給与計算後の紙への出力や、前月との差異を目視で確認する作業などが、慣例として続いていたケースも見られます。
標準化は、単にマニュアルを作ることではなく、「本当に必要な業務だけを残す」ための機会でもあります。

業務を整理し、標準化できたら、次はシステムやAIを活用します。
近年は、人事労務分野でもAIの活用が進んでいます。

例えば、次のようなケースです。

特に効果が大きいのが、問い合わせ対応です。
「扶養手続きはどうすればよいか」
「就労証明書を発行してほしい」
「育児休業の申請方法を知りたい」

このような質問は繰り返し発生するため、FAQやAI検索を活用することで、人事労務担当者の負担を大きく軽減できます。

一方で、制度の解釈や個別判断などは、人事労務担当者による確認が欠かせません。

AIは担当者に代わるものではなく、「人がやらなくてもよい仕事」を減らすためのパートナーとして活用することが重要です。

効率化を進める中で、
「この業務は社内で続けるべきだろうか」
という視点も重要になります。

人事労務部門には、人事制度の設計や採用方針の策定、人材育成など、企業の成長を支える重要な業務があります。
一方で、給与計算や社会保険手続き、年末調整、従業員からの問い合わせ対応など、一定のルールに基づいて行う定型業務も数多くあります。

こうした業務は、専門性を持つ外部パートナーを活用することで、担当者が本来取り組むべき業務へ時間を振り向けやすくなります。

ここで重要なのは、「何を委託するか」ではなく、「何を自社で担うべきか」を明確にすることです。

実際には、給与計算だけを委託する企業もあれば、問い合わせ対応や入退社手続きまで含めて委託する企業もあります。
また、最初からすべての業務を切り替える必要はありません。
一部業務から始め、効果を確認しながら対象範囲を広げていく方法もあります。

効率化は、「自社でやる」「外部へ任せる」の二択ではなく、それぞれの強みを生かしながら最適な役割分担を考えることが大切です。

ここまでご紹介したように、人事労務業務の効率化には、業務の可視化や標準化、システム・AIの活用など、さまざまな方法があります。

一方で、これらの取り組みを進めてもなお、人事労務部門の負荷が大きい場合には、アウトソーシングも有効な選択肢の一つです。
アウトソーシングというと、「給与計算や社会保険手続き、従業員からの問い合わせ対応など、人事労務業務の一部を外部へ委託する」というイメージを持たれることがあります。

しかし近年では、単に業務を代行するだけではなく、人事労務部門全体の業務プロセスを見直しながら運用を支援するサービスも増えています。

ポイントは、「何を外部へ任せるか」ではなく、人事労務担当者が本来担うべき業務に時間を使える環境をどうつくるか、という視点です。

人事労務部門には、自社で担うべき業務と、外部の専門性を活用しやすい業務があります。
代表的なものとして、次のような業務は、アウトソーシングによる効果が期待できるケースがあります。

一方で、

などは、自社で取り組むべき重要な業務です。

そのため、アウトソーシングは「人事業務を外へ出す」のではなく、定型業務の負荷を軽減しながら業務プロセスを見直し、人事労務部門が本来注力すべき業務に集中できる体制をつくることが本来の目的といえるでしょう。

人事労務業務の改善では、業務量そのものよりも、業務プロセスを見直す余地の大きさが改善効果につながるケースがあります。

例えば、

このような企業では、業務フローを整理するだけでも、担当者の負荷を大きく軽減できることがあります。

実際に人事労務業務の改善支援では、現在の業務をそのままアウトソーシングするのではなく、まず業務を棚卸しし、業務フローや役割分担を整理したうえで運用を見直すことで、より高い改善効果につながるケースも少なくありません。

アウトソーシングは、単に作業を代行するためではなく、業務そのものを改善するきっかけにもなります。

アウトソーシングというと、大規模な切り替えをイメージされることがあります。
しかし、実際にはすべての業務を一度に委託する必要はありません。

例えば、

など、一部の業務から始める企業も少なくありません。

まずは負荷の大きい業務から改善し、その効果を確認しながら対象範囲を広げていくことで、現場への負担を抑えながら運用を定着させやすくなります。
重要なのは、「委託すること」ではなく、自社に合った進め方を選ぶことです。

人事労務業務の効率化は、残業時間を減らすことだけが目的ではありません。
本来の目的は、人事労務担当者が企業の成長につながる仕事へ時間を使えるようにすることです。

例えば、

人事労務部門に期待される役割は、これからも広がっていくでしょう。
だからこそ、日々の定型業務を効率化し、人事労務担当者が本来注力すべき業務により多くの時間を使える環境を整えることが、企業全体の競争力向上にもつながります。

ここまで説明してきたように、人事労務業務の効率化を実現するためには、単に作業時間を短縮することではなく、

といった取り組みを組み合わせながら、人事労務担当者がより付加価値の高い業務へ時間を使える環境を整えることが重要です。

まずは、自社の現状を整理し、「どの業務に時間がかかっているのか」「社内で担うべき業務と外部の専門性を活用できる業務は何か」を見直すことから始めてみてはいかがでしょうか。

キヤノンマーケティングジャパングループの「人事労務アウトソーシング」では、給与計算や社会保険手続き、従業員からの問い合わせ対応など、人事労務業務全体を対象に、業務の運用から改善までを一貫して支援しています。

単に定型業務を受託するだけではなく、お客さまの業務フローや運用方法を整理し、改善点を洗い出したうえで、現在お使いのシステムや業務環境をできる限り生かしながら、最適な運用をご提案できる柔軟な対応が特長です。

また、最初からすべての業務を委託する必要はありません。給与計算や問い合わせ対応など、負荷の大きい業務から段階的に始めることも可能です。

「自社ではどこまで効率化できるのか」「どの業務を外部へ任せるのが効果的なのか」といったご相談から承っています。

人事労務担当者が採用や人材育成、組織づくりなど、本来注力すべき業務により多くの時間を使えるよう、まずはお気軽にご相談ください。