人事労務アウトソーシングの失敗を防ぐ！選び方のポイントと注意点
（チェックリスト付き）

人事労務アウトソーシングとは、企業の人事・労務業務を外部の専門業者に委託するサービスです。人事や労務に関する業務は、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理、労務リスク対応など多岐にわたり、正確性や専門知識が求められます。

特に、法改正や制度変更に迅速に対応する必要があるため、専門的な知識がなければミスやトラブルの原因になりかねません。しかし、自社で専任の担当者を置くにはコストがかかるため、多くの企業がアウトソーシングを活用しています。アウトソーシングを導入することで、企業は煩雑な業務の負担を軽減でき、より戦略的な業務にリソースを割くことが可能になります。

企業の成長に伴い、人事労務業務の負担は増大しがちです。特に法改正への対応や、従業員の増減に伴う手続きなど、専門知識を要する業務が多く発生します。以下では、主に人事労務アウトソーシングで依頼できる業務の一例となります。

従業員の入退社や身上変更、休職・復職など、人事労務に関する手続きは多岐にわたります。これらの業務はミスが許されず、正確な処理が求められるため、社内での負担が大きい部分です。

これらを専門家に委託することで、手続きの正確性が向上し、社内のリソースを戦略的な人事業務に集中させることができます。

給与計算や勤怠管理は、企業の信頼にも直結する重要な業務です。しかし、計算ミスや法改正への対応遅れがあると、従業員満足度の低下やコンプライアンスリスクを招く可能性があります。

これらをアウトソーシングすることで、正確かつ迅速な給与処理が可能になり、企業の信頼性を高めることができます。

賞与計算や年末調整、住民税更新など、特定の時期に集中して発生する業務は、社内リソースに大きな負担をかけます。

これらの業務は、スポットで発生するため、社内での対応が難しいことが多く、アウトソーシングによる負担軽減が非常に有効です。

企業の規模が大きくなると、従業員からの問い合わせ対応や証明書発行など、人事部門の負担が増大します。

これらの業務を専門の窓口に任せることで、スピーディーな対応が可能になり、従業員の満足度向上につながります。

人事労務をアウトソーシングした場合の代表的なメリットをご紹介します。自社の課題にとって効果的であると感じた場合は、ぜひ導入を検討してみてください。

人事労務アウトソーシングを活用することで、給与計算・社会保険手続き・年末調整などのルーチン業務を外部に任せられ、業務効率が大幅に向上します。これまで手作業で処理していた業務をクラウドシステムと連携させることで、申請・承認フローのデジタル化が可能になり、担当者の負担を軽減できます。

また、労務管理業務をアウトソーシングすることで、リモートワークの推進にもつながります。たとえば、給与計算や年末調整の処理をクラウド上で完結できる仕組みを導入すれば、担当者がオフィスに出勤せずとも業務をスムーズに進めることが可能です。
さらに、アウトソーシングを活用することで、本来の人事業務により多くの時間を割くことができるため、企業全体の生産性向上にも寄与します。

労働関連の法改正は頻繁に行われ、企業の人事労務担当者は常に最新情報をキャッチアップし、適切に対応する必要があります。しかし、社内での対応が追いつかず法令違反のリスクを抱えるケースも少なくありません。
アウトソーシングを活用すれば、下記のような業務も任せられます。

また、法改正があるたびに社内のルールを適切に変更するためのサポートを受けられるため、労務担当者の負担軽減にもつながります。

人事労務業務は専門性が高く、長年担当者が固定されているケースが多いため、特定の担当者に業務が依存しがちです。
たとえば、給与計算や社会保険手続きを一部の担当者のみが理解している状態になると、担当者が突然退職した場合や長期休暇を取る際に、業務が回らなくなる可能性があります。また、手作業が多い環境では業務マニュアルが整備されておらず、引き継ぎがスムーズに進まないことも珍しくありません。
アウトソーシングを導入すれば、専門業者が業務を標準化し、一貫したフローで運用できるため、特定の担当者に依存するリスクを低減できます。その結果、組織の安定性が向上し、急な人事異動や退職が発生しても業務が滞ることなく継続できるようになります。

昨今、多くの企業で人手不足が深刻化しており、人事労務部門も例外ではありません。特に、給与計算や労務管理の専門知識を持つ人材の確保は難しく、採用しても即戦力になるまでに時間がかかります。アウトソーシングを活用すれば、経験豊富な専門チームに業務を委託できるため、自社で新たな人材を確保する必要がなくなります。

また、繁忙期のみスポットで業務を依頼することも可能なため、必要なタイミングで柔軟に対応できる点も大きなメリットです。たとえば、年末調整の時期には業務が急増しますが、アウトソーシングを活用すれば、短期間だけ外部の専門業者に業務を委託することで、社内の負担を軽減できるでしょう。

自社で人事労務業務を担当するためには、専門知識を持つ人材の採用と教育が必要です。しかし、労務管理の専門家を社内に抱えるには採用コストや研修費用がかかるだけでなく、育成にも時間がかかるという課題があります。また、法改正や制度変更があると、その度に研修が必要になる場合もあります。

アウトソーシングを活用すれば、人事労務の専門家に業務を任せられるため、新たな人材を採用・育成する必要がなくなり、コスト削減につながります。また、常に最新の知識を持つ専門家が対応するため、社内での研修・教育コストを削減できます。

人事労務のアウトソーシングは、業務の効率化や負担軽減につながる一方で注意点もあります。せっかく導入したサービスを最大限に活用するためにも、アウトソーシングを利用する際は下記を留意しておきましょう。

長期間アウトソーシングすると、社内にノウハウが蓄積されにくくなるというリスクがあります。
給与計算や社会保険手続きの詳細を把握できる担当者が社内に少なくなり、業務の全体像や細かな手順を理解しにくくなったり、法改正に対する対応方法を社内で学ぶ機会が減ったりすることで適切な判断が難しくなる可能性があります。
こうしたリスクを回避するためには、アウトソーシングを活用しつつも、社内での情報共有や知識の維持・更新を意識的に行うことが重要です。

人事労務業務は企業ごとの就業規則や運用ルールに基づいて実施されるため、アウトソーシング業者との認識のずれが発生する可能性があります。たとえば、給与計算における手当の支給基準や勤怠管理のルールが業者に正しく伝わっていないと、誤った処理が行われるリスクがあるため、十分なコミュニケーションが必要です。

また、従業員からの問い合わせ対応にも注意が必要です。アウトソーシング業者が直接対応する場合、会社の方針や社内の文化に即した回答が得られず、従業員の不満につながることもあるため、対応方針を共有しておきましょう。

認識のずれを防ぐためにも、下記のような対策が有効です。

人事労務業務では、従業員の個人情報や給与データ、マイナンバーなど機密性の高い情報を取り扱います。アウトソーシングを導入することで、これらのデータが社外の業者に管理されるため情報漏洩のリスクが伴います。

特に、委託先が適切なセキュリティ対策を講じていない場合、サイバー攻撃や内部不正による情報流出の危険性が高まるため、業者選定の段階でセキュリティ基準を厳しくチェックすることが重要です。
業者選定の段階では、下記の2点を必ず確認しましょう。

また、万が一の情報漏れ時の対応策（契約上の免責事項や責任範囲）を事前に確認しておくと良いでしょう。定期的なセキュリティ監査を実施し、業者の情報管理体制をチェックすることで、より安全な運用を確保できます。

ここまでご紹介した注意点を踏まえ、人事労務のアウトソーシングの業者の選び方を3つ解説します。

アウトソーシング業者を選ぶ際、最も重要なのが「実績」と「専門性」です。人事労務は法令遵守が求められる業務であり、対応ミスが発生すると企業の信頼を損なうリスクがあります。そのため、委託先がどのような企業の実績を持っているのか、どの分野に強みを持っているのかを事前に確認することが重要です。

たとえば、業界特有の労務管理ルールや法令改正への対応経験があるかどうか、また、他の企業での導入実績や成功事例があるかなどをチェックしましょう。特に、同じ業界・企業規模のクライアントが多い業者であれば、自社の課題にもスムーズに対応できる可能性が高いです。

アウトソーシングを導入する際に見落とされがちなのが、現在自社で使用しているシステムをそのまま活用できるかどうかです。たとえば、クラウド型の勤怠管理システムを利用している場合、アウトソーシング業者がそのシステムを活用して業務を行えるかを事前に確認しましょう。もし新しいシステムを導入しなければならない場合、移行作業の負担や追加コストが発生する可能性があるため注意が必要です。

アウトソーシングを導入する際、契約後のサポート体制や業務範囲の柔軟性も重要なポイントです。人事労務業務では、突発的な対応が求められることもあるため、事前に業者側のサポート内容や対応範囲を把握しておくことが大切です。
たとえば、年末調整や労働法改正の時期には、問い合わせが増加することが予想されます。その際、どのようなサポートを受けられるのかを確認しておくと、スムーズに業務を進めることができます。

具体的な確認内容は以下のようなものが考えられます。

また、業務範囲の柔軟性も重要です。企業ごとに労務管理のニーズは異なるため、下記ポイントも事前に確認しておくと安心です。

自社にとって適切な人事労務のアウトソーシングを選定するために、ぜひご活用ください。

人事労務のアウトソーシングサービスは、企業の規模や依頼する業務の範囲に応じて料金が変動します。一般的に、料金体系は「月額固定型」と「業務単位型」に分かれており、企業のニーズに応じたプランを選択できます。月額固定型（定額制）は、毎月決まった料金を支払うプランで、継続的に発生する業務を包括的に委託できるのが特徴です。料金は従業員数や業務範囲によって異なり、企業の成長に合わせたプランの見直しが可能です。
業務単位型（従量制）は、特定の業務のみを依頼する方法で、必要な分だけコストを抑えながら利用できます。たとえば、給与計算や社会保険手続き、年末調整などスポット的に発生する業務にも対応可能です。
料金の詳細は、依頼する業務内容やサポート範囲によって異なりますので、自社の課題や業務負担を踏まえ、最適なプランを選ぶことが重要です。アウトソーシングを検討する際は、対応範囲とコストのバランスを確認しながら、最適なパートナーを選びましょう。

ある企業では、人事労務業務の負担が大きく、従業員の残業が慢性化していました。さらに、給与計算システムのトラブルにより、一部の業務を手作業で対応せざるを得なくなる事態が発生。このような状況を受け、根本的な業務改善のためにアウトソーシングの導入を決定しました。

当初は給与計算業務からアウトソーシングを開始しましたが、最終的にはフルBPOへ移行。給与計算だけでなく、人事労務業務全体を見直すことで、業務の分業体制を確立し、担当者の業務負担を大幅に軽減しました。業務体制が安定できたことでコア業務への時間が大幅に割けるようになり、複数のプロジェクトを同時進行できるまでに改善されました。

ある企業では、人事部だけで給与計算からシステム管理まですべて行っていたため、定型のオペレーション業務をこなしていくだけで手一杯でした。戦略的な施策を実施できないことに焦りを感じる中、働き方改革が掲げられ、業務量のさらなる増加が懸念されたためにアウトソーシングの導入を決定しました。

定型業務を切り離すことで、人事部の業務を最適化。当初懸念していた「戦略人事」に時間を割けるようになり「働き方改革関連法案」に沿った施策や、福利厚生の充実、制度変更やペーパーレス化の加速など、これまで着手できなかった企画業務の推進もできるようになりました。

人事労務のアウトソーシングを利用すると、業務の負担を削減し、よりコア業務に集中できるというメリットがあります。しかし、人事労務は対応範囲が広範囲であるために、アウトソーシング業者であっても一部の業務のみに特化していたり、利用するシステムが固定されていたりする場合もあります。自社への導入で成功するためには、自社の実態や現状に即したサービスを導入することが大切です。

キヤノンマーケティングジャパングループの「人事労務アウトソーシング」は、従業員さまの入退社手続きや身上異動といった人事管理、勤怠管理、給与計算はもちろん、年次スポット業務や住民税更新、サポートセンター設置による従業員さまや外部からのお問い合わせ対応まで、専門スタッフが代行いたします。

またお客さまが現在お使いのシステムやサービス、既存の社会保険労務士さまとの連携を大切にしながら、運用方法を柔軟にカスタマイズできます。貴社の「実現したいこと」に寄り添い、より効率的でスムーズな業務環境づくりをお手伝いいたします。人事労務業務でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。