人事労務アウトソーシングの失敗を防ぐ！選び方のポイントと注意点
（チェックリスト付き）

人事労務アウトソーシングとは、企業の人事・労務に関する定型的な業務（例：給与計算、社会保険手続き、勤怠管理など）を、外部の専門業者に委託する業務支援の形態です。
この仕組みにより、企業は自社の中核事業に経営資源を集中させることができるほか、法改正や制度変更への迅速な対応、人的ミスの削減といった効果も期待できます。
加えて、変動する業務量に柔軟に対応できる点も、現代のビジネス環境において注目されている理由のひとつです。

人事労務アウトソーシングにはさまざまなサービスがあり、目的や自社の課題に応じて適切なものを選ぶことが重要です。主なサービスは以下の通りです。

これらのサービスを導入する際には、業者のサポート体制、システム連携の可否、セキュリティレベルなどを事前に確認し、自社のニーズに最適なソリューションを選ぶことが肝要です。

人事労務をアウトソーシングした場合の代表的なメリットをご紹介します。自社の課題にとって効果的であると感じた場合は、ぜひ導入を検討してみてください。

人事労務アウトソーシングを活用することで、給与計算・社会保険手続き・年末調整などのルーチン業務を外部に任せられ、業務効率が大幅に向上します。これまで手作業で処理していた業務をクラウドシステムと連携させることで、申請・承認フローのデジタル化が可能になり、担当者の負担を軽減できます。

また、労務管理業務をアウトソーシングすることで、リモートワークの推進にもつながります。たとえば、給与計算や年末調整の処理をクラウド上で完結できる仕組みを導入すれば、担当者がオフィスに出勤せずとも業務をスムーズに進めることが可能です。
さらに、アウトソーシングを活用することで、本来の人事業務により多くの時間を割くことができるため、企業全体の生産性向上にも寄与します。

労働関連の法改正は頻繁に行われ、企業の人事労務担当者は常に最新情報をキャッチアップし、適切に対応する必要があります。しかし、社内での対応が追いつかず法令違反のリスクを抱えるケースも少なくありません。
アウトソーシングを活用すれば、下記のような業務も任せられます。

また、法改正があるたびに社内のルールを適切に変更するためのサポートを受けられるため、労務担当者の負担軽減にもつながります。

人事労務業務は専門性が高く、長年担当者が固定されているケースが多いため、特定の担当者に業務が依存しがちです。
たとえば、給与計算や社会保険手続きを一部の担当者のみが理解している状態になると、担当者が突然退職した場合や長期休暇を取る際に、業務が回らなくなる可能性があります。また、手作業が多い環境では業務マニュアルが整備されておらず、引き継ぎがスムーズに進まないことも珍しくありません。
アウトソーシングを導入すれば、専門業者が業務を標準化し、一貫したフローで運用できるため、特定の担当者に依存するリスクを低減できます。その結果、組織の安定性が向上し、急な人事異動や退職が発生しても業務が滞ることなく継続できるようになります。

昨今、多くの企業で人手不足が深刻化しており、人事労務部門も例外ではありません。特に、給与計算や労務管理の専門知識を持つ人材の確保は難しく、採用しても即戦力になるまでに時間がかかります。アウトソーシングを活用すれば、経験豊富な専門チームに業務を委託できるため、自社で新たな人材を確保する必要がなくなります。

また、繁忙期のみスポットで業務を依頼することも可能なため、必要なタイミングで柔軟に対応できる点も大きなメリットです。たとえば、年末調整の時期には業務が急増しますが、アウトソーシングを活用すれば、短期間だけ外部の専門業者に業務を委託することで、社内の負担を軽減できるでしょう。

自社で人事労務業務を担当するためには、専門知識を持つ人材の採用と教育が必要です。しかし、労務管理の専門家を社内に抱えるには採用コストや研修費用がかかるだけでなく、育成にも時間がかかるという課題があります。また、法改正や制度変更があると、その度に研修が必要になる場合もあります。

アウトソーシングを活用すれば、人事労務の専門家に業務を任せられるため、新たな人材を採用・育成する必要がなくなり、コスト削減につながります。また、常に最新の知識を持つ専門家が対応するため、社内での研修・教育コストを削減できます。

人事労務のアウトソーシングは、業務の効率化や負担軽減につながる一方で注意点もあります。せっかく導入したサービスを最大限に活用するためにも、アウトソーシングを利用する際は下記を留意しておきましょう。

人事労務のアウトソーシングは、業務の効率化やコスト削減といった大きなメリットが期待できる一方で、社内にノウハウが蓄積されにくくなるというリスクも伴います。これは、業務を外部に委託することで、社内でスキルや知識を獲得・継承する機会が減少してしまうためです。
このリスクに対処するためには、アウトソーシング先との密な連携が不可欠です。たとえば、定期的な報告会やフィードバックセッションを実施することで、外部パートナーから得られる知見や改善提案を継続的に社内へ還元する仕組みを構築することが重要です。
さらに、アウトソーシングした業務のプロセスやナレッジを社内でドキュメント化し、社員がいつでもアクセスできるようにすることで、知識の共有と活用を促進できます。また、業務の一部を引き続き社内で担当することで、独自性を維持しながら必要なスキルを確保するという戦略も有効です。
これらの取り組みにより、アウトソーシングの利点を最大限に活かしながら、社内に必要なノウハウを着実に蓄積・活用することが可能になります。

人事労務業務は企業ごとの就業規則や運用ルールに基づいて実施されるため、アウトソーシング業者との認識のずれが発生する可能性があります。たとえば、給与計算における手当の支給基準や勤怠管理のルールが業者に正しく伝わっていないと、誤った処理が行われるリスクがあるため、十分なコミュニケーションが必要です。

また、従業員からの問い合わせ対応にも注意が必要です。アウトソーシング業者が直接対応する場合、会社の方針や社内の文化に即した回答が得られず、従業員の不満につながることもあるため、対応方針を共有しておきましょう。

認識のずれを防ぐためにも、下記のような対策が有効です。

人事労務業務では、従業員の個人情報や給与データ、マイナンバーなど機密性の高い情報を取り扱います。アウトソーシングを導入することで、これらのデータが社外の業者に管理されるため情報漏洩のリスクが伴います。

特に、委託先が適切なセキュリティ対策を講じていない場合、サイバー攻撃や内部不正による情報流出の危険性が高まるため、業者選定の段階でセキュリティ基準を厳しくチェックすることが重要です。
業者選定の段階では、下記の2点を必ず確認しましょう。

また、万が一の情報漏れ時の対応策（契約上の免責事項や責任範囲）を事前に確認しておくと良いでしょう。定期的なセキュリティ監査を実施し、業者の情報管理体制をチェックすることで、より安全な運用を確保できます。さらに業者の選定時には、過去の実績や評判、セキュリティ体制の整備状況を十分に確認しましょう。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証を取得しているかも、有力な判断材料となります。
これらの対策を講じることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安全かつ安心してアウトソーシングを活用することが可能になります。

人事労務アウトソーシングは、企業の労務管理を効率化するための有力な手段です。代表的なサービスには、給与計算、社会保険手続き、労務管理、採用活動の支援などがあります。これらのサービスを選ぶ際には、まず自社のニーズを明確にし、どの業務をアウトソーシングすることが最も効果的かを考えることが重要です。例えば、給与計算のミスを減らしたい場合は、専門性の高い給与計算サービスを選ぶと良いでしょう。また、選定時には、提供企業の実績やサービスの品質、コストパフォーマンスを比較検討することも欠かせません。さらに、契約内容を詳細に確認し、アフターサポートが充実しているかどうかも確認しておくと、後々のトラブルを避けることができます。これらのポイントを押さえることで、自社に最適なアウトソーシングパートナーを見つけることができるでしょう。

人事労務のアウトソーシングには、総合型と専門型という二つのタイプがあります。総合型のアウトソーシングは、給与計算や社会保険手続き、労務管理など様々な業務を包括的にサポートします。これにより、企業は人事部門全体の効率を向上させることができ、限られたリソースを有効活用する手段となります。一方、専門型のアウトソーシングは、特定の業務に特化してサービスを提供するため、その領域における専門性が高いのが特徴です。例えば、法改正の頻度が高い給与計算業務や、複雑な労務問題に対応する労務管理などが挙げられます。どちらを選ぶかは、企業のニーズやリソースに応じて決定することが重要です。総合型は広範なサポートを受けたい場合に、専門型は特定の課題に対処したい場合に適しています。選択の際は、企業の戦略とマッチするかどうかをしっかりと見極めることが成功への鍵となります。

人事労務アウトソーシングサービスを選定する際は、提供されるサービスの「網羅性」をしっかりと比較することが重要です。サービスの網羅性とは、どれだけ幅広い業務に対応しているかを指します。たとえば、給与計算、社会保険手続き、労務管理など、多岐にわたる人事労務業務のうち、どの範囲をカバーできるかを確認する必要があります。
具体的には、「給与計算だけを外部に委託したい」のか、「人事労務全体を包括的に任せたい」のかといった、自社のニーズに応じて、選ぶべきサービスは異なります。
実務面では、業務内容のカスタマイズが可能かどうか、相談対応やトラブル時のサポート体制が整っているかも重要な比較ポイントです。これらを事前にチェックすることで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。
こうした観点を踏まえて比較・検討することで、自社にとって最適なアウトソーシングパートナーを見つける手助けとなるでしょう。

ここまでご紹介した注意点を踏まえ、人事労務のアウトソーシングの業者の選び方を3つ解説します。

アウトソーシング業者を選ぶ際、最も重要なのが「実績」と「専門性」です。人事労務は法令遵守が求められる業務であり、対応ミスが発生すると企業の信頼を損なうリスクがあります。そのため、委託先がどのような企業の実績を持っているのか、どの分野に強みを持っているのかを事前に確認することが重要です。

たとえば、業界特有の労務管理ルールや法令改正への対応経験があるかどうか、また、他の企業での導入実績や成功事例があるかなどをチェックしましょう。特に、同じ業界・企業規模のクライアントが多い業者であれば、自社の課題にもスムーズに対応できる可能性が高いです。

アウトソーシングを導入する際に見落とされがちなのが、現在自社で使用しているシステムをそのまま活用できるかどうかです。たとえば、クラウド型の勤怠管理システムを利用している場合、アウトソーシング業者がそのシステムを活用して業務を行えるかを事前に確認しましょう。もし新しいシステムを導入しなければならない場合、移行作業の負担や追加コストが発生する可能性があるため注意が必要です。

アウトソーシングを導入する際、契約後のサポート体制や業務範囲の柔軟性も重要なポイントです。人事労務業務では、突発的な対応が求められることもあるため、事前に業者側のサポート内容や対応範囲を把握しておくことが大切です。
たとえば、年末調整や労働法改正の時期には、問い合わせが増加することが予想されます。その際、どのようなサポートを受けられるのかを確認しておくと、スムーズに業務を進めることができます。

具体的な確認内容は以下のようなものが考えられます。

また、業務範囲の柔軟性も重要です。企業ごとに労務管理のニーズは異なるため、下記ポイントも事前に確認しておくと安心です。

自社にとって適切な人事労務のアウトソーシングを選定するために、ぜひご活用ください。

人事労務アウトソーシングの料金形態は、主に「固定料金制」と「従量制（業務単位型）」の2つに分けられます。

固定料金制は、月額または年間契約で一定額を支払う方式であり、予算を立てやすいのがメリットです。一方、従量制は実際に利用した業務量に応じて費用が発生するため、業務量が少ない企業にとってはコストを抑えやすいという利点があります。
選定の際は、自社の業務量や繁閑の波、予算の柔軟性に応じて適切な料金形態を選ぶことが重要です。たとえば、業務量が季節によって変動する企業であれば、従量制の方が柔軟に対応できます。
また、料金だけでなく、提供されるサービスの範囲やサポート体制も比較すべきポイントです。コスト面だけに着目するのではなく、総合的なバランスで最適なパートナーを選ぶことが求められます。

アウトソーシングの料金形態を選ぶ際は、単なるコスト比較だけでなく、自社の課題や成長戦略との整合性を重視することが必要です。

選定にあたっては、まず自社の業務量の推移や今後の拡大見込みを分析し、それに基づいて最適な料金形態を選びましょう。料金は単なる支出ではなく、将来的な業務効率や経営戦略に直結する投資と捉える視点が大切です。

実際に人事労務をアウトソースし、組織に変化をもたらした企業の実例を紹介します。

ある企業では、人事労務業務の負担が大きく、従業員の残業が慢性化していました。さらに、給与計算システムのトラブルにより、一部の業務を手作業で対応せざるを得なくなる事態が発生。このような状況を受け、根本的な業務改善のためにアウトソーシングの導入を決定しました。

当初は給与計算業務からアウトソーシングを開始しましたが、最終的にはフルBPOへ移行。給与計算だけでなく、人事労務業務全体を見直すことで、業務の分業体制を確立し、担当者の業務負担を大幅に軽減しました。業務体制が安定できたことでコア業務への時間が大幅に割けるようになり、複数のプロジェクトを同時進行できるまでに改善されました。

ある企業では、人事部だけで給与計算からシステム管理まですべて行っていたため、定型のオペレーション業務をこなしていくだけで手一杯でした。戦略的な施策を実施できないことに焦りを感じる中、働き方改革が掲げられ、業務量のさらなる増加が懸念されたためにアウトソーシングの導入を決定しました。

定型業務を切り離すことで、人事部の業務を最適化。当初懸念していた「戦略人事」に時間を割けるようになり「働き方改革関連法案」に沿った施策や、福利厚生の充実、制度変更やペーパーレス化の加速など、これまで着手できなかった企画業務の推進もできるようになりました。

人事労務のアウトソーシングを利用すると、業務の負担を削減し、よりコア業務に集中できるというメリットがあります。しかし、人事労務は対応範囲が広範囲であるために、アウトソーシング業者であっても一部の業務のみに特化していたり、利用するシステムが固定されていたりする場合もあります。自社への導入で成功するためには、自社の実態や現状に即したサービスを導入することが大切です。

キヤノンマーケティングジャパングループの「人事労務アウトソーシング」は、従業員さまの入退社手続きや身上異動といった人事管理、勤怠管理、給与計算はもちろん、年次スポット業務や住民税更新、サポートセンター設置による従業員さまや外部からのお問い合わせ対応まで、専門スタッフが代行いたします。

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