年末調整業務担当者が感じる課題とは？業務負荷の原因や負担軽減に向けた対応策を調査

毎年の年末調整の業務は、年に一度の業務のため運用実績が溜まりにくく、法改正への理解と対応も必要なことから、担当者にはかなりの負担となっています。今回、企業の年末調整担当者を対象に実態調査を実施したところ、8割以上が業務に課題を感じていることが明らかになりました。調査結果から、企業の年末調整業務の課題やその原因、対応策について紹介します。

企業の人事部門で毎年必ず行わなければならない年末調整業務。多くの企業の年末調整担当者が、忙しい年末の期間に膨大な書類の確認や作業をこなさなければならず、担当者にとって大きな負担となっています。特に書類の回収や不備対応、従業員からの問い合わせ対応など、さまざまな課題が浮き彫りになってきます。

調査結果に基づき、企業の人事部門が直面している年末調整業務の実態とその課題を詳しく見ていきましょう。

調査によると、企業の年末調整担当者の8割以上が「年末調整業務に課題を感じている」と答えました。具体的な問題としては、まず「必要書類が期限内に集まらない」という声が最も多く、47.1%の担当者が挙げています。

さらに、「不備の対応に時間が取られる」と答えた人も43.5%にのぼり、提出された書類に不備がある場合の修正作業が膨大な時間を奪う原因となっています。これらの作業は非常に手間がかかり、業務の進行を遅らせるだけでなく、最終的には残業時間の増加にもつながります。

調査では、年末調整の時期に65%以上の年末調整担当者が「30%以上残業時間が増えた」と答えています。9割近くが残業時間は増えていると答えており、多くの担当者が負担を抱えていること分かります。

調査結果によると、翌年の年末調整に向けて48.1%の企業が「システムの改善・導入」を検討したいと答えています。システムを適切に導入することで、書類の確認やデータ入力作業を効率化でき、人的エラーも減少します。特に、既存のシステムとの連携を強化することで、業務の効率性が大幅に向上し、従業員の負担を軽減できる可能性があります。

また、従業員の申告内容をオンラインで集約することで、書類の回収作業が簡素化され、期限内に全員から必要書類を迅速に集めることが可能になります。
さらに、システム改善に加え業務のアウトソーシングも業務効率化のための有効な手段として検討されています。

年末調整業務の効率化のために年末調整のアウトソーシングの導入を検討する企業が増えています。調査では、アウトソーシング導入検討の理由として、「業務負担が軽減される」との回答が73.5%を占めており、アウトソーシングへの期待が非常に高いことが分かります。

調査の結果から、以下の対策を検討することが年末調整業務を効率化する鍵になると考えられます。

「年末調整のアウトソーシング」導入の具体的なメリットは以下の通りです。

申告書のチェックに加え、申告書や記入例の作成・配布、申告書内容のデータ化まで一括で対応しており、既存システムを利用した運用も可能です。アウトソーシングを導入することで、業務負担を大幅に軽減し、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

ぜひ自社に適したシステム導入やアウトソーシングの検討を行い、効率的な業務運営を目指しましょう。

年末調整業務は、企業にとって非常に重要な業務である一方、担当者にとっては大きな負担となることが多いことが調査結果から分かりました。しかし、システム改善や業務のアウトソーシングを導入することで、業務の効率化を図り、残業時間の削減や業務負担の軽減が実現できます。

キヤノンMJの「年末調整アウトソーシング」サービスは、のべ300万人分の年末調整業務を代行してきた実績があります。業務プロセスの細分化と単純化により、属人化しない手法と高い作業品質を実現し、多くの企業がこのサービスを利用しています。

私たちキヤノンマーケティングジャパングループは、お客さまのビジネス変革を、ITとBPOでご支援しています。年末調整業務でお困りの場合や、アウトソーシングの活用方法や事例、効果などについて知りたいときは、お気軽にご相談、お問い合わせください。

【調査概要】
調査概要：2023年末調整業務の実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2024年4月1日～同年4月2日
有効回答：自社内で年末調整を完結させている企業（従業員数300名以上）の、年末調整業務担当者（一部携わったことあるも含む）106名