年末調整代行サービスとは？
アウトソーシングのメリットや注意点を徹底解説！

年末調整は、膨大なデータの処理や書類の作成が必要なため、多大な時間と人手を必要とします。また、年末調整の業務は精度を求められるため、作業そのものにストレスを感じやすく、担当者への負担は大きいと言えます。業務効率の低下やミスの発生などが懸念されるほか、時間外労働が発生してしまうことも往々にしてあり、社員のモチベーションや業務効率が低下することがあります。

年末調整において、データ処理の正確性は非常に重要です。誤ったデータ処理によって、社員の給与明細や源泉徴収票が誤って作成されれば、追加の修正作業などの業務負担が生じることになります。また、税制や社会保険制度の改正は毎年のように発生し、年末調整業務にも影響が及びます。そのため、企業は最新の法律や制度改正について把握し、業務に反映させる必要があります。しかし、このような情報のキャッチアップには、膨大な時間と労力、専門性が必要です。

年末調整では申請書や控除証明書等の紙の書類を大量に扱わなければならない場合が多く、記入やチェック、転記に手間がかかります。それらの書類は紛失や情報漏洩のリスクがあるため、担当者が持ち出すことは情報管理上のリスクの面から推奨されません。よって、コロナ禍を経てリモートワークを行う社員が増えているなか、年末調整の担当者は出社して作業を行うことになります。

それでは、企業が抱える年末調整にまつわる課題を解決するには、どのような手段があるのでしょうか？近年需要が高まっている手段の一つが、アウトソーシングです。業務の負担軽減はもちろんのこと、専門的な知識を持つプロによる正確な年末調整作業の提供を受けられ、企業の業務効率の向上につながります。

年末調整アウトソーシングには大きく3つのメリットがあります。

年末調整は、繁忙期といえる年末に発生する業務であり、この時期企業にとって大きな負担となります。特に、従業員数が多い企業では、多くの時間と人手を必要とします。年末調整をアウトソーシングすることで、企業の人材を本来の業務に集中させることができます。

年末調整は、正確性が求められる業務です。しかしながら、人手不足や業務量の増加により、処理ミスが起こりやすい状況に置かれているケースが多いと言えます。専門的な知識を持つスタッフが担当し、正確かつ迅速な処理を行うことができるアウトソーシングを活用することで誤った申告や処理ミスといったリスクを低減させることができます。
また、アウトソーシング会社は、最新の法令改正について常に情報を収集し、調整作業に反映させています。そのため、企業側は法令改正に対応するために必要な知識や手続きを自社で把握する必要がなくなります。

年末調整アウトソーシングを導入することで、人件費や業務時間の削減による費用対効果の改善が期待できます。特に、社員が本来の業務に専念できるようになるため、生産性の向上やコスト削減につながることが期待されます。また、アウトソーシング会社が導入する最新の技術を活用することで、より効率的な年末調整作業が可能になり、コストを抑えた業務を行うことができます。

年末調整のアウトソーシングを活用することは多くのメリットがありますが、アウトソーシングする際には、留意すべきポイントが3点あります。

アウトソーシングが円滑に機能するためのコミュニケーション
年末調整のアウトソーシングを円滑に機能させるためには、アウトソーシング先と足並みを揃えて取り組める環境が必要です。そのためにアウトソーシング先とのコミュニケーションは必要不可欠です。アウトソーシング先とのコミュニケーションを密にし、業務の進捗状況や細かい調整など適宜調整することで、スムーズな業務進行を実現することができます。

年末調整は多くの企業で同時に作業が実施されるため、アウトソーシング先は対応時期になるとフル稼働状態となります。アウトソーシング先とのやりとりは余裕を持ったスケジュールであることが重要です。タイトなスケジュールは、アウトソーシング先への負担を強いることとなり、業務の遅延や品質の低下をまねく場合があります。事前に準備を充分にし、エラーやミスが発生した場合でも対応できるようにすることが重要です。

アウトソーシング先に作業を委託する場合でも、マネジメントを怠ってはいけません。作業の進捗状況やクオリティの確認を徹底することで、ミスや誤りを未然に防ぐことができます。誤った申告や処理が発生しないように、アウトソーシング先に委託した作業でも、最終的な確認作業は怠らずに行うことが大切です。

では実際に、年末調整のどのような業務をアウトソーシングすることができるかを紹介します。
申告書のチェック作業はもちろん、申告書や記入例の作成・配布、問い合わせ対応、申告書内容のデータ化など、年末調整に関わるあらゆる業務を委託することができます。

間違えることができない年末調整ですので、信頼のおけるアウトソーシング先を選ぶことが必要です。重要な個人情報を預けるため、アウトソーシング企業の実績を確認することも重要です。

アウトソーシング先が年末調整に必要なスキルや経験を有しているかどうかを確認することが大切です。専門知識や豊富な経験を持っている企業を選ぶことで、より高品質な年末調整サービスを受けることができます。

アウトソーシング先が対応可能な規模についても確認する必要があります。企業の規模や従業員数に応じたサービス提供の実績がある、もしくはその規模のサービスを提供できるだけの体制が整えられるアウトソーシング先かどうかを確認しましょう。また、対応できる範囲もアウトソーシング先により異なります。希望する業務が対象業務に含まれるかをよく確認しましょう。

年末調整には、従業員の個人情報が含まれるため、情報漏洩やプライバシー侵害のリスクがあります。アウトソーシング先が適切な情報管理体制を有しているか、データの取り扱い方などセキュリティに対する姿勢を確認することが必要です。

契約内容には、業務内容や納期、料金、違約金、秘密保持契約などが含まれます。契約内容を十分に確認し、納得のいくものであるかを慎重に検討することが必要です。

アウトソーシング先によっては利用システムが指定されており、それに合わせて業務プロセスを見直す必要が生じることもあります。現在の業務プロセスへの影響が大きいと混乱を招く場合がありますので、自社のプロセスを変えることなく、自社保有のシステムなども活用できるアウトソーシング先を選べると負担が少ないでしょう。

年末調整業務では、従業員から申請方法が分からない、システムの入力方法が分からないなどの問い合わせも多く発生します。コールセンターなど、従業員の困りごとがスムーズに解決できるサービスの用意があるかもアウトソーシング先の選定基準に入れるとよいでしょう。

導入検討の際は、アウトソーシングと自社対応の場合の作業時間および費用を比較することでしょう。その際気を付けたいのが、アウトソーシングによる業務の効率化や品質の向上、従業員が本来の業務に集中できることによる効果なども考慮するという点です。目に見えにくい効果についても評価を行い、総合的に比較しましょう。
また、アウトソーシングの料金は、アウトソーシング先によって異なるため、比較検討することもおすすめします。

年末調整アウトソーシングサービスの活用は、負担軽減や業務効率の向上、最新情報の提供、正確な年末調整作業、法令改正への対応など、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
一方で、アウトソーシング先の選定や契約内容の確認、確認作業の重要性など、導入を検討する際には留意すべき点があります。今回ご紹介した注意点を踏まえながら、アウトソーシングを上手に活用して年末調整業務の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？

キヤノンマーケティングジャパンでは、年末調整をはじめとした人事労務業務を専門に長年アウトソーシングサービスを提供してきたキュービーファイブをグループに迎え、人事労務業務のアウトソーシングサービスを強化しています。年末調整業務でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。