今回の複合機の刷新によって新たに可能になったこととして、アプリケーション「せいとんFAX」&クラウドストレージ「HOME-BOX2」によるFAXの自動仕分け・バックアップがあります。これは、FAXを受信すると、共有フォルダの中に登録名称や受信年月日ごとにフォルダを自動生成し、電子文書として格納するというもの。複合機の宛先表とFAXのヘッダーについている番号がリンクしている場合は日付や相手のFAX番号、会社名もファイル名に自動付与できます。「電子化と紙での出力を併用することができるので、日常業務は従来どおり紙で出力しつつ、過去の文書を閲覧したい時などはフォルダに整理された電子文書の中から容易に見つけ出すことが可能です」

プロ向けのプリンターを導入することで、チラシや名刺などを自社で印刷することも可能になっています。「大量に部数が必要なものはネット印刷などに依頼していますが、画質は印刷会社と遜色なく、少部数のものは自社で十分にまかなえます。デザインのひな形は外部の方にお任せし、部門や名前など可変部分だけこちらで入力して印刷しています。当社では、簡単な会社案内の付いた二つ折りタイプの名刺もつくっていますが、折り部分の筋押しも含め、今回一緒に導入した断裁機『プロスカット』に替え刃を付けて対応しています。比較的、異動が多いので、100枚単位の名刺印刷ですと、無駄になることも少なくありませんでした。必要な枚数だけ刷れるのは、画期的なことです」

オフィスの出力環境を最適化することで、業務改善を果たしたコンチネンタルホーム株式会社。最後に、今後新たに取り組んでいきたいことなど、この先の展望について尋ねました。「例えば、外出先からわざわざ帰社しなくてもサーバーにアクセスできるしくみなど、モバイルの活用は視野に入れています。他にはグループウェアの上手な活用の仕方や人・仕事を効率よく管理する方法など、ここをこう変えたらもっと仕事がはかどるなど、何か働き方改革につながるようなアイデアがあれば、キヤノンS&Sには積極的にご提案いただきたいですね」。地元の木を使用することが地域貢献につながり、さらに森林の手入れを行うことで環境保護や災害防止にもなると、2017年より製材工場もスタート。外国の材木を輸入して家づくりをしているメーカーがほとんどの中、川上から川下まで一貫して行える体制を築きつつある同社にとって、出力環境の整備もさらなる成長への大きな後押しとなるに違いありません。キヤノンS&Sは、持ち前の守備範囲の広さで、お客さまのあらゆるお悩みやご相談、ビジネスニーズにお応えすることができます。