限られたIT管理者でもMicrosoft 365をスムーズに導入・運用できる環境を実現し情報共有基盤を強化

中小オフィス向けIT支援サービス  株式会社サンブライトさま

ITを駆使した情報共有や社内コミュニケーション強化へのニーズが高まりを見せる中、少人数のIT管理者でいかにスマートな環境整備、運用を実現できるかは中小企業の競争力を左右する最重要課題となっています。

マグネシウム加工の分野では国内でも有数の技術力を持ち、大手カメラメーカー、レンズメーカーから絶大な信頼を集める株式会社サンブライトも、まさにそうした環境整備の必要性に迫られていた一社でした。総務部 IT課の矢澤氏が語ります。
「主に社内の情報共有にまつわる課題が大きかったのですが・・・一つには、社内ポータル的な入り口がなく、情報の周知や伝達スピードの遅さが問題でした。また、情報のやりとりの手段としてメインで使用されていたメールですが、発信側の一方通行になりがちでリアルタイムでのレスポンスが得られず、一方、内線通話は急ぎの要件には適していたものの、記録に残らないため、勘違いを招いたり、何を話したか後から思い出せないといったことがありました。それから、外部からのメールやスケジュールのチェックですね。営業部門など、得意先での商談の席上で社内の情報を引き出して判断しないといけない局面がありますが、そうした場合の情報の取得に難儀していました。おまけに、メールボックスのサイズが小さく、容量が逼迫してしまうケースも頻繁に発生していました」

「前述したとおり、社内の情報共有という部分でさまざまな課題を抱えていた当社が、社内コミュニケーション向上のためのツールとして選択したのがMicrosoft 365でした。特に魅力的だったのが、クラウドサービスのため、オンプレミス環境が不要で、いつでもどこでもアクセスできること。ちょうどPCのリプレース時期と重なったこともあり、サブスクリプション契約で徐々に移行を進めていたのです。

ちょうどそんな時でした。キヤノンS&Sに当社の会議室でモバイルオフィスツアーを開催していただき、Microsoft 365をHOME type-Oに、メールサーバーをExchange Onlineに置き換えませんかという提案を受けたのです。

モバイルオフィスツアーでは、メールやスケジュールを同期し、リアルタイムで情報共有をしているキヤノンS&Sの事例を紹介されました。すでに自社内にMicrosoft 365に慣れ親しんでいる者がいたため、どういう効果があるかは大体予想がついていましたが、月額制で、なおかつ利用者数の増減が簡単だったことは魅力でした。ダイレクト契約の場合、年額での支払いや、月額払いの場合でも途中で追加した場合には支払い時期がズレてしまうなど、非常に管理が煩雑だったのです。また、サポートが必要な場合も、従来はユーザー数の多さからかたらい回しになってしまうことがありましたが、こちらの場合はHOMEコンタクトセンターとMicrosoft 365サポート窓口という2つの窓口が用意され、当社の契約内容もご理解いただいた中で顔の見えるサポートを受けることができるメリットがありました。この二つが導入の決め手になりましたね」

「今後の展望としましては、まず目先はOutlookとSkypeですね。これをメインに社内コミュニケーションの向上を図りたいと思っています。

二番目は、SharePointとOneDriveです。こちらを使って社内のポータルサイトを開設するとともに、ファイルサーバーの中に入っているデータをOneDriveに外出しし、どこにいっても活用できるようにするのが次のステップになります。

三番目のステップとしては、ワークフローを活用した承認手続きの電子化と手続きのスピードアップですね。そして、これは少し先の話になるかもしれませんが、Microsoft Teamsを使用し、あるプロジェクトを立ち上げた時にメンバー間のコミュニケーションハブとして使うとか。若干SNS的なさま子でコミュニケーション強化を図ろうとしています。

あとキヤノンS&Sへの期待というところでは、Microsoft 365に関するナレッジ共有というか、活用事例などがあれば積極的にご紹介いただきたいですし、些細な質問にも対応していただけると助かるなと思っています」持ち前の技術力に加え、社内のIT環境整備で他社との競争力強化に磨きをかける、同社のこれからにご期待ください。