コスト削減もさることながら配布までの時間短縮を図るべく、ICカードを内製化し、スピーディーな発行を実現株式会社寿々

病院で看護師として勤務していた中村氏が同僚とともに独立、訪問看護ステーションを開設したのが、寿々グループの原点です。

中村氏が語ります。
「最初は訪問看護から始めたのですが、訪問を続けるうち、病院から退院後、行き場を無くしたお年寄りたちのためにどうにか役に立ちたいという気持ちが芽生え始めました。そして2012年、念願の老人ホームをオープン。その後、仲間たちの社内起業を積極的に支援したり、給食やクリニック、資格取得支援などの周辺事業にも手を広げてきた結果、気づけば15施設、スタッフ600名を抱えるグループに成長していました。 介護の仕事は、人の命を預かり、人が人を診ていく仕事です。資格が必要不可欠な業界ではありますが、私たちはけっして資格で仕事をするのではなく、人とのつながりを大切にしたい、しっかり人と人として向き合っていくという気持ちを込めて、『想いを形に』というスローガンを掲げています」。

わずか10年という短期間に、急成長を遂げてきた寿々グループ。順風満帆な事業展開の裏側で、しかし一つの問題に直面していました。

続けて語るのは、谷山氏です。

「株式会社寿々ではグループ内すべての人事関係を請け負っており、毎月の給与計算にあたっては、現場から出てくる出勤表のチェックが必須です。ところが、従来はすべて手書きであり、紙で管理していたために計算ミスや書き間違いが多く、さすがに600人の大所帯にもなってくるとチェックする我々にとっても大変な手間になっていたんですね。また一方、世の中的な働き方改革の流れの中、紙での勤怠管理は労基的にも問題になってくる可能性がありました。グループとして明確に管理していますよというメッセージも込めて浮上してきたのが、ICカードによる勤怠管理のシステム化でした」。

給与計算のミスを減らし、業務を効率化するとともに働き方改革への対応もふまえて着目した勤怠管理のシステム化。ICカードの発行に際し、内製化が選ばれたのにも明確な理由がありました。谷山氏が続けます。

「人手ばかり入れても、時期によっては余剰人員になってしまいますから、その点、システム化は理にかなった答えでした。ではなぜICカード発行を内製化したかったかというと、コストはもとより、やはり好きな時にスピード発行できることに尽きます。人手不足なので、入社が決まったらすぐにでも出社してもらいたい。そのためには即時発行できるプリンターが不可欠であり、販売会社から紹介されたのがキヤノンのカードプリンターでした。

「最初に納品された時は、えっ、こんなに小さいの？というのが率直な感想でしたが、使ってみたら印刷の速度も申し分ありませんし、これなら大丈夫と安心した覚えがあります。付属ソフトのイメージクリエイトを利用してデザインし、すでに700枚くらいのICカードを発行して配りました。数が数だけに最初は少し大変でしたが、一度流れてしまえば毎月の出入り分だけで済むので楽ですね。システム化が円滑に進み、より正確で効率的な給与計算が可能になりました。

また、新しい残業規制の施行までまだちょっと時間はありますが、それに先んじて労働時間の適正把握ができるようになったのも非常に意義のあることだと考えています。職員が足りない、足りないと言いつつも何がどう足りないのか、今ひとつ見えないのがこれまでの状況でしたがICカードのおかげで、リアルな数字をつかめるようになりました」。

また、介護保険の点数の見直しなど、業界をとりまく環境が厳しさを増す一方で、人件費アップが免れない状況となっており、どう利益を確保していくかは今後の施設運営の肝となってくると思われます。少人数でいかに効率のいい仕事ができるかは今後の最重要課題であり、施設のルーティンの仕事をどこまで自動化できるかという部分でもいろいろとお知恵をお貸しいただけるとうれしいですね。例えば、ICカードの使用範囲を拡大し、各部屋に入る際にカードをかざすだけで業務の記録をつけられるしくみ。自動化できる部分を自動化し、働いている人たちが介護そのものにエネルギーを回せれば、サービス向上にもつながるのではと思っています」と谷山氏。寿々グループのさらなる取り組みに期待です。