認定証を紙からプラスチックへグレードアップカード作成の時間とコストを同時に削減公益財団法人 日本法制学会 災害救援ボランティア推進委員会

従来のセーフティリーダー認定証の作成手順は、必要項目をあらかじめ印刷したA4用紙を準備しておき、そこに受講者の氏名や認定番号などを差し込み印刷して断裁し、顔写真を貼ってラミネート加工するという手間のかかる作業を職員が手分けして行っていた。

防災福祉グループ長 宮﨑賢哉氏はこう振り返る。 
「認定証の作成は年間約500枚にのぼり、多い時は1回の講座で50名以上の認定証を同時に作成しますから、受講者のデータの準備や顔写真の貼り付け、断裁、ラミネート加工などに丸一日かかっていました。また、ラミネートしただけのカードでは認定証としてあまり見栄えも良くないし、耐久性にも難があったので、[活動の栞]を印刷して一緒にカードケースに入れて受講者に渡していました。 ただし、ケースに入れると財布などに収まりが悪いので、持ち歩かずに家にしまい込む方が多いという問題も生じていました。こうした作業効率、強度、利便性などの課題とともに、専用用紙の印刷コストも割高だったので、一挙に解決できる新しい方法はないかと模索していたのです。」

そんな折に、キヤノンのカラーカードプリンターCX-G2400の提案を受けた宮﨑氏は、早速ショールームへ足を運んでデモを見せてもらうことにした。その際、専用ソフト「ImageCreate SE」の体験版を使って、実際の認定証をレイアウトしたデータを持ち込み、印刷のクオリティーとスピードを確認してみたと言う。

「カードプリンターのカタログを読んだだけでもかなり心を動かされていましたが、実際のデモを見た時に、それは確信に変わりました。鮮明に印刷されたプラスチックカードがプリンターから次々と飛び出してくる光景を見た時は目を疑ったほどです。出来栄えもスピードも想像を超えていましたね。 コスト面も試算してもらったら、ランニングコストでは従来の認定証が1枚あたり約160円かかっていたのがプラスチックカードなら約80円と半額になることがわかりました。また、カードケースに一緒に封入していた[活動の栞]も不要になるので、その印刷にかかっていた外注費でプリンターのリース料をカバーできることもわかりました。」

もちろんコストもさることながら、それまで何時間もかかっていた認定証の作成時間が、わずか15分程度に短縮される圧倒的なスピードと省力化は驚きであった。こうして同会ではCX-G2400の採用を決定。導入後すぐに活用し始めたのである。

日本は地震や台風などの災害頻発国。災害救援ボランティアが必要とされる天災はいつ発生するかわからない。だから、セーフティリーダーはつねに認定証を携行し、いざという時にどこでも役立つようにしてほしいと宮﨑氏は言う。

「もちろん普段から携帯してほしいのですが、そうなると紛失の可能性も大きくなります。最近では大学主催のボランティア講座も増え、女子学生の受講も多くなってきたので、セキュリティー面を考慮して、この際、認定証から顔写真を外すことにしました。こうしてクレジットカードサイズになって耐久性が増したたこと、写真を廃止したことで、認定証を手軽に財布に入れて携帯してもらえるようになりました。万一の災害発生時はもとより、地域防災活動の際などに提示することで、セーフティリーダーとしての活躍の機会も増えていくものと期待しています。」

また、従来の認定証では専用用紙にあらかじめ記載項目が印刷されていたため、講座ごとに内容をアレンジすることはできなかったが、カードプリンターなら専用ソフト『ImageCreate SE』により、講座の主催大学名を入れたり、QRコードを挿入したりといった柔軟な対応もできるようになった。

では、職場内の反響はどうだろう。
「カードプリンターの導入は高く評価されています。従来は講座会場にラミネーターを持ち込んで作業したり、ラミネート加工に失敗してやり直したりと苦労が絶えませんでしたが、今はオフィスで印刷しておいた認定証を会場へ持って行き、講座修了後に手渡すだけですからとても助かっています。

また、職場からの提案でカードプリンターを使って、業務で使用する社員証を作ることになりました。今までは個人の免許証などを使っていましたが『ImageCreateSE』では、顔写真入りの社員証も手軽に作れますので便利ですね。」

宮﨑氏は、日本法制学会防災福祉グループ長、災害救援ボランティア推進委員会主任という職務に加えて、2014年に防災教育の普及啓発を目的として設立された一般社団法人防災教育普及協会の事務局長も兼務している。

「事業領域が拡がっていけば、プラスチックカードタイプの修了証／認定証を活用できる機会も増えていきます。このカードプリンターと『ImageCreate SE』があれば、バリエーション豊かに作成できる上に、コストや時間も節約できますからありがたいですね。」

また、同協会では防災教育関連のイベントも各地で行っているので、来場した子どもたちに名前入りの記念カードを印刷してプレゼントするといったプリンター活用も可能となる。CX-G2400なら[輸送モード]にすることで、持ち運びしてもインク漏れを防止できるから安心だ。

「もちろんプラスチックだけでなく紙にも印刷できるので、職員の名刺印刷にも活用していきたいです。事業が拡大していくと1人で複数の名刺を持つ必要も出てくるでしょう。

そうした柔軟な印刷が簡単にできるのもCX-G2400の大きな魅力です。」 オフィスのデスク脇に小さく置かれたカラーカードプリンター。その活躍の場は今後ますます大きく拡がっていきそうだ。