バックオフィス業務とは?効率化する方法や成功事例を解説

  • 生産性向上

バックオフィス業務は、社内で完結する経理や総務の業務などが該当します。これらの業務は売上に直接影響しにくいですが、企業の運営を円滑、かつ安定的に行なっていくためには重要な業務です。

また、バックオフィス業務と対になる業務にフロントオフィス業務(営業など)がありますが、この業務はバックオフィス業務があるからこそ成り立っていると言っても過言ではありません。そのため、企業経営の維持、運営のためにも、バックオフィス業務の効率化は重要です。そこで本記事では、バックオフィス業務の基本的な情報や効率化する方法について解説します。

目次

  • バックオフィスとフロントオフィスの違い
  • バックオフィスとミドルオフィスの違い
  • BPOサービスを利用する
  • デジタルツールを導入する
  • 経理会計業務
    • 経費精算システム
    • 会計システム
    • 債務管理システム
  • 総務人事業務
    • 給与明細配信システム
    • 労務管理システム
    • 勤怠管理システム
  • 販売購買業務
    • 販売管理システム

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、顧客と関わることがほとんどない企業内の業務のことです。主に、経理や人事、総務、庶務などがあります。

バックオフィス業務の役割は、(1)各種申請業務・事務業務の処理、(2)従業員の円滑な業務遂行のための環境構築の2つです。企業運営の根幹を成す業務ともいえるため、基本的に企業内での重要性は高い業務と言えます。

なお、バックオフィス業務と一緒に使われる用語として、ミドルオフィスやフロントオフィスというものもあります。

主な業務
バックオフィス 人事
経理
財務
法務
総務
庶務
営業事務 など
ミドルオフィス フロントオフィス業務の事務サポート
フロントオフィスで活用する企画・マーケティングの検討
商品開発やシステム管理
コールセンター業務
営業書類の作成 など
フロントオフィス 営業
カスタマーサポート
受付
コールセンター
マーケティング など

バックオフィスとフロントオフィスの違い

フロントオフィスとは、顧客と直接的な関りを持って取り組む業務のことです。主に営業やサポートサービスなどが該当します。基本的に、企業の売上に直結する業務である場合がほとんどで、多くの企業がフロントオフィスに力を入れています。

バックオフィス業務とは対にある関係とされており、顧客との関りが少ないのが“バックオフィス”、直接的に関わるのが“フロントオフィス”と認識しておくと良いでしょう。根本的な業務内容が全く違うので、効率化する際もそれぞれの目的が大きく異なる場合がほとんどです。

バックオフィスとミドルオフィスの違い

ミドルオフィスとは、経営企画やマーケティング立案、製品開発などフロントオフィスが高い成果を出すためのサポート的な立ち位置にある業務のことです。バックオフィスよりもフロントオフィスとの連携が重視され、顧客に直接的な影響を与える業務を担当します。

バックオフィスの場合は、顧客への影響が少ないため、その点が大きな違いと言えるでしょう。

バックオフィス業務の種類

バックオフィス業務の種類としては、主に下記表の6種類が考えられます。

主なバックオフィス業務

部門 概要
人事・労務 採用や昇給・昇格などの人事業務や、給与・出金管理などの労務管理業務が主な業務です。採用業務や、既存社員に対する事務処理など幅広く業務内容があるのが特徴です。
総務 式典や株主総会、規程や稟議の管理などを行うのが主な業務です。基本的に、総務以外の部門が担当する業務内容以外の業務を担当するのが総務であると言えます。
法務 法律的に管理しなくてはいけない部分を取り扱うのが主な業務です。契約書のチェックや、法的な措置が必要となる顧客とのトラブルへの対応などが該当します。
経理 顧客との間で発生するお金に関する処理を行うのが主な業務です。決算や税務申告や納税など、企業の義務とされている業務も担当します。
事務 備品管理や郵便物管理などの一般的な事務を担当するのが主な業務です。
営業事務 営業部門のサポート役として、請求書の発行や入金処理などの債権管理を行うのが主な業務です。ミドルオフィスと違って、顧客と直接的な関りを持つことは基本的に無い業務になります。

これらの部門だけでなく、企業によっては業務形態に合わせた専用の部門がある場合もあります。前提として、顧客と直接かかわりを持たずに、企業内で完結する業務がバックオフィス業務となるので、上記の表に無いからと言ってミドルオフィスやフロントオフィスに必ずしも該当するわけでは無いことに注意してください。

バックオフィス業務を効率化する方法

バックオフィス業務を効率化する方法は主に2つあります。

特徴
BPOサービスの利用 BPOとは、自社の中にある業務を外部に委託することを指します。バックオフィス業務は定型化していることが多いため、外部に依頼しやすいです。
デジタルツールの導入 バックオフィス業務を効率化するために開発されたデジタルツールを利用することで、効率化を図れます。RPAやクラウドサービスの利用などが該当します。

BPOサービスを利用する

BPOサービスとは、企業が抱える業務プロセスをアウトソーシングできるサービスのことです。利用することで、自社のバックオフィス業務の負担を軽減することができるため、リソースを他の重要業務にあてることができます。

例えば、バックオフィス業務を委託することで空いたリソースを、フロントオフィスに回すことができれば、より顧客との繋がりを持つ業務を強化することが可能です。バックオフィス業務も重要ですが、企業の安定的な売上を確保するためにはフロントオフィスの活躍が不可欠なので、そちらに注力したいと考えている企業にとって、BPOサービスの利用は効果的な方法と言えるでしょう。

デジタルツールを導入する

バックオフィス業務を効率化するデジタルツールとしては、主に以下の2種類が挙げられます。

  • RPA
    単純な繰り返し作業を、ソフトウェアロボットにより自動化するITツールです。例えば、「ファイルAに記載されている内容をファイルBに転記する」などのような作業の自動化が可能です。さまざまな定型的な作業の自動化に向いているため、バックオフィス業務との相性が良いです。バックオフィス業務で活用される他のITシステム(会計や勤怠管理システムなど)と連携して動作することも可能なため、大きな効果が期待できます。
  • 各種バックオフィス系クラウドサービス
    バックオフィス業務を効率化するツールをクラウド上で提供しているサービスのことです。クラウドサービスなら直近のトレンドや法改正などにマッチした仕様にアップデートされ続ける可能性が高く、利用しやすい強みがあります。

RPAはソフトウェアロボットの開発が必要になるため、自社の業務との相性や、そもそも対応ができるかなどを踏まえた上で導入することが大切です。クラウドサービスは月額制になっていることが多く、ツール導入に対していきなり多額の投資ができない企業におすすめと言えます。

【部門別】バックオフィス業務を効率化するには

バックオフィス業務を効率化する際、いきなりすべての部門を対象に効率化を進めていくケースはあまりありません。基本的には、一部門ずつ進めていくのが無難と言えるため、まずはそれぞれの部門における効率化の方法を知っておくことが大切です。

以降では、先述した2つの効率化する方法を踏まえて、各部門の効率化について解説します。

経理会計業務

経理会計業務を効率化する場合は、経理・会計に特化した専用のシステムの導入が効果的です。

システム 特徴
経費精算システム 経費精算に必要な申請書の作成、承認などの一連の業務を効率よく行なうためのシステム。
会計システム 会計業務における、帳簿や決算書(財務諸表)などの作成・管理を支援するシステム。
債務管理システム 取引先や案件に対して発生する債務を管理するシステム。

これら3種類のシステムを利用することで業務が効率化するのはもちろんのこと、部門間の連携・情報共有が円滑化します。さらに、RPAと組み合わせて活用することで、さらなる効率化も実現可能です。

経費精算システム

経費精算システムとは、経費精算に必要な申請書の作成、承認などの一連の業務を効率よく行なうためのシステムのことです。フロントオフィスが活性化している企業ほど、経費の発生が多くなりがちなので、経費処理業務の負担が重いと感じている企業の方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

経費精算システムの導入がおすすめの企業

  • 経費の処理業務の負担が大きいと感じている企業
  • 経費申請から承認までのフローに時間がかかりすぎているのが課題となっている企業

会計システム

会計システムとは、会計業務における帳簿や決算書(財務諸表)などの作成・管理を支援するシステムのことです。会計業務の一連の流れを自動化することができ、自動化による業務効率化やヒューマンエラーを防止できます。取引データを入力するだけで良いので比較的利用しやすいのが特徴です。

また、システムによっては他拠点との共有もできるため、グループ会社の場合はグループ全体の会計業務の効率化に繋げることもできるでしょう。

会計システムの導入がおすすめの企業

  • 会計業務における仕訳ミスなどのヒューマンエラーに悩んでいる企業
  • 会計業務に多くの人材を割けない企業
  • 複数の拠点間で会計業務を共有したい企業

債務管理システム

債務管理システムとは、取引先や案件に対して発生する債務を管理するシステムのことです。具体的には、取引先からの支払金額やその支払い日、買掛金、売掛金、未払金などの管理をします。

債務管理システムには売掛金と入金を紐づける機能もあるため、入金があった際、取引先ごとの売掛の一覧からマッチング、消込が可能です。

債務管理システムの導入がおすすめの企業

  • 債務を一括管理したい企業
  • 債権管理業務で発生するミスを減らしたいと考えている企業

総務人事業務

総務人事業務を効率化するのであれば、具体的に従業員の勤怠管理や給与管理を効率化していきましょう。それぞれに最適なシステムは以下の3つです。

ツール 特徴
給与明細配信システム 給与に関する情報の閲覧や従業員へのメール配信ができるシステム。
労務管理システム 従業員の社会保険手続きなど、労務に関する業務を効率化するシステム。
勤怠管理システム 出退勤の管理を行なうシステム。給与システムと連携することで、給与計算業務を効率化することができます。

上記のシステムを利用すれば、給与や労務管理など、毎月処理する必要がある業務を効率化することができます。また、システムを利用すればミスの削減にも繋がるため、総務人事業務のように会社と従業員の双方にとって重要な業務では、システムを利用するのがおすすめです。

給与明細配信システム

給与明細配信システムとは、(1)従業員の給与明細をメールで送付する、(2)別端末からログインして詳細を確認するなどができるシステムです。このシステムを利用すれば、給与明細を紙で発行することや、発行した明細を直接配布する必要もなくなります。

従業員の人数が多いほど配布の負担はかなり大きくなるため、経理部の人材が不足している場合には最適なシステムと言えるでしょう。ちなみに、給与明細配信システムは給与管理システムと連携ができるケースが多いので、既に給与管理システムを導入している企業に於いては検討する価値があります。また、給与明細配信システムの種類によっては、給与管理システムも組み込まれている場合もあります。

給与明細配信システムの導入がおすすめの企業

  • 従業員の人数が多くて明細の配布に苦労している企業
  • 給与明細の誤配布が発生したことのある企業

労務管理システム

労務管理システムとは、従業員の社会保険手続きなど、労務に関する業務を効率化するシステムのことです。様々な労務関係書類の申請に必要となるフォーマットが記録されており、従業員の必要情報を入力すれば自動で集約して書類を作成できます。

また、システムによっては申請書を関係機関へ電子申請することもできるため、申請に必要となる郵送などの手間を削減することも可能です。

労務管理システムの導入がおすすめの企業

  • 労務関係書類の作成に負担を感じている企業
  • 労務関係書類の手続き完了までの期間を短縮したいと考えている企業

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、出退勤の管理をするシステムのことです。このシステムを利用すれば、出退勤時刻の把握や、適切な労働時間の管理が実現します。出退勤の時間は給与計算にも関わってくるため、勤怠管理システムは給与管理システムとの連携も可能です。

勤怠管理システムの導入がおすすめの企業

  • 出退勤時間の計算ミスを無くしたい企業
  • 給与管理システムとの連携をしたい企業
  • 労働時間を正確に集計したい企業

総務人事業務の効率化を目指している企業の方は、給与、労務、勤怠に関するシステムを利用するのがおすすめです。また、人事・労務管理部門の業務をカバーするアウトソーシングサービスもございますので、以下の関連サービスもぜひ参考にしてみて下さい。

販売購買業務

販売購買業務を効率化するには、受注から出荷、入金、決済までの工程を管理できる販売管理システムがおすすめです。

販売管理システム

販売管理システムとは、販売に関係する業務を一元管理するシステムのことです。販売管理には、受注から出荷、入金まで様々な業務があるため、できる限りシステムを利用して効率化してしまった方が担当者の負担を大きく削減できます。

また、販売管理システムによっては実際の受注などのデータを蓄積し、そのデータを基に分析する機能を持ったシステムもあります。業務を効率化するだけでなく、それを基に顧客ごとの傾向を掴むといった分析がしたい場合には、導入を検討する価値があると言えるでしょう。

販売管理システムの導入がおすすめの企業

  • 販売データを基に分析をしたい企業
  • 販売管理における様々な業務内でのミスを削減したい企業

バックオフィス業務効率化の成功事例

バックオフィス業務の効率化を目指している企業のご担当者は、効率化の成功事例を知って、自社が取り組んだ際の具体的なイメージができるようにしておくことも大切です。イメージが定まれば、実際に取り組む際の目標設定や取り組み内容を明確にすることができるでしょう。

以下では、バックオフィスでの業務効率化の成功事例を3つご紹介します。

成功事例①

企業名/業種 株式会社秀英予備校/予備校運営
導入時に抱えていた課題 1.全国の事業所に導入している情報機器の契約形態がバラバラで管理が煩雑となっており、また余計なコストがかかっている
2.複合機を全国一斉に入れ替える作業負荷が大きい
実際の取り組み内容 複合機を一斉に入れ替え、機器の運用管理をすべて一つの窓口で面倒を見るようにした。その結果、溜め置きプリントによって、無駄なプリントを約10%削減。そして、総務部門での管理の手間を軽減するとともに、保守・運用に関わる費用全体で約35%のコスト削減に成功。
掲載ページ https://canon.jp/business/solution/smb/case/list/sr0003

成功事例②

企業名/業種 株式会社フレスコ/建築工事・建築設計業務・宅地建物取引業
導入時に抱えていた課題 1.手作業を続ける担当者の負担や、紙の在庫&コスト増が心配
2.データがバックアップされておらず、個人のパソコン内に保管
3.必要なファイルの検索に時間が掛かるため、経営判断に影響
実際の取り組み内容 勤怠管理、給与、会計をはじめ管理部門の業務をシステム化。また、クラウドソフトを活用し、データやファイルを安全に保管・共有できるようにもしました。その結果、管理部門の業務が手作業からデジタル化し、担当者の負担、紙の在庫とコストが減少。さらに、データを安全に保存できて検索も容易になりました。
掲載ページ https://canon.jp/business/solution/smb/case/list/casestudy0009

成功事例③

企業名/業種 株式会社内池建設/建築工事・建築設計業務・土木工事・宅地建物取引業
導入時に抱えていた課題 1.各拠点の社員の勤務状況を適切に管理できていない
2.全国展開を進めるにあたり各現場における管理コストを最小限に抑えたい
3.業務フローを見直し、効率化を進めたい
実際の取り組み内容 勤怠管理ツールの導入、クラウド上で完結する経費精算ツールや会計ツールの導入、SFA導入による業務フローの見直しによって各課題を解決しました。結果として、データ連携や申請作業が効率化でき、確認作業におけるヒューマンエラーも防止できるようになった。さらに、勤怠管理が見える化されたことで、社員の業務時間管理の意識が向上し、残業時間の削減・生産性向上にもつながった。
掲載ページ https://canon.jp/business/solution/smb/case/list/casestudy0008

まとめ

バックオフィス業務は、直接顧客と関わることが無く、売上の増加にも直接影響しにくい業務です。しかし、バックオフィス業務が安定して取り組まれていなければ、フロントオフィスが十分に活躍することは難しいでしょう。

バックオフィス業務の効率化を検討している場合、BPOサービスの利用やデジタルツールの導入がおすすめです。もし効率化に取り組もうと検討しているのであれば、キヤノンマーケティングジャパンに一度ご相談ください。

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