請求書受領サービスとは？？導入メリットや選び方をわかりやすく解説

請求書受領サービスとは、請求書の受領に関する業務をサポートするサービスのことです。例えば、「請求書のスキャン・保管の代行」や「受け取った請求書をAI-OCRなどで自動的にテキストに変換して仕訳」などを行います。

請求書受領サービスのタイプは主に3種類に分けることができるので、それぞれのサービス内容を押さえておきましょう。

受領代行から依頼したい場合は1、受領からアップロードまでは自社で対応できる場合は2を利用することになります。3のタイプに関しては、取引先に協力してもらう必要があるため、協力可能な企業が多い場合におすすめです。

請求書受領サービスを利用しようとしている企業では、請求書受領において何かしらの課題を抱えている場合が多いです。そこで以下では、請求書受領において企業が抱える課題をご紹介します。

請求書受領において企業が抱える課題

請求書受領で抱えがちな課題の一つに、様々な受領方法があるといった点が挙げられます。

請求書の受領方法は主に郵送やメール、指定のサイトからのダウンロードなどがあり、どの受領方法になるかは取引先に左右されるのが一般的です。そのため、受領する側の企業は取引先の発行方法に合わせて請求書を処理しなくてはいけません。仮に、これら3種類の方法全てが存在する場合には、担当者の負担はかなり大きなものとなってしまうでしょう。

先述の通り、受領方法が様々であるとともに、取引先によって請求書の書式も様々となるため、処理が煩雑となってしまいます。その結果、担当者の負担が増えて人為的ミスが発生しやすくなってしまうでしょう。

主な人為的ミスとしては、入力ミスが挙げられます。請求書のように、企業間でのお金のやり取りに関わる書類を取り扱う場合、入力ミスといった人為的ミスはトラブルのもとになるため、企業としてもミスが発生しないように努めなくてはいけません。

請求書の処理は、主に以下のような手順で行われます。

以上の様に請求書の処理に関する工程は、簡単に書き出しただけでも6つの工程があります。基本的にこれらの工程処理は各担当者が請け負うため、進捗状況をお互いに把握しにくいです。進捗状況が把握できないと、どの請求書の処理が完了しているのかをすぐに知ることができないため、経理業務等の遂行の妨げになってしまう可能性があるでしょう。

昨今、新型コロナウイルスの流行によってテレワークを導入する企業が増える中、働き方に多様性を求める動きが各地で見られます。そのため、多くの業務でデジタル化を推進していますが、請求書においてはいまだに紙媒体で処理しているところが少なくありません。

紙媒体でのやり取りになってしまうと、結果的に会社で原本を確認しなくてはいけないため、出社する必要があります。このように、請求書を紙媒体で送ってくる企業が1社でもあると、テレワーク中だとしても出社してチェックしなくてはいけないため、柔軟な働き方に対応できません。

請求書を取り扱う上で忘れてはいけないのが、消費税などの税金に関する制度変更への対応です。最近の制度変更で新しいものと言えば、インボイス制度があります。

インボイス制度によって、適格請求書に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行・保管することが義務づけられました。それに伴い、経理は新しい制度に対応するうえでの負担が増加してしまうことが予想されます。

請求書受領サービスの導入は、先述した課題を解決することに繋がります。それを踏まえて、サービスの導入が具体的にどういった効果をもたらすのかを確認しておきましょう。

請求書受領サービスの導入で得られる効果

請求書受領サービスを利用することで、自社の負担を削減でき業務効率の向上に繋がり、さらにペーパーレス化の推進で柔軟な働き方への対応も可能となります。

請求書受領サービスは、受領や保管だけでなくデータ化やシステムへの入力も代行するサービスもあるため、自社の業務負担を大幅に削減することが可能です。これにより、自社が請け負う請求書に関する業務の工数を減らすことができ、その分のリソースを他の業務にあてることができます。

サービスを利用することで、受領代行から会計システムへの仕訳入力までの工数を削減することが可能な場合もあります。これにより、人の手を介在することが少なくなるため、人為的ミスが発生するリスクを減らせるでしょう。

また、請求書に関する業務は、工数が多いだけではなく受領方法によって入り口も異なってくるために複雑化しやすく、サービスやツールの利用無しではミスが発生する可能性が高いです。人為的ミスを減らすためには人が関わる部分を減らすことが最も効果的であり、請求書受領サービスの利用はその点で優れていると言えるでしょう。

請求書受領における業務を効率化することで入力にかかる手間などを削減することができ、結果的に自社の負担が減るため、全体的なコストが削減します。サービスによっては、会計システムと連携できるので、削減できるコストはさらに大きくなるでしょう。

また、クラウドで提供されているサービスを利用していれば法律の改正や社内規定の変更があった際でも、サービス提供側で柔軟に対応されるケースも少なくないので、変更にかかる負担を軽減することも可能です。

請求書受領サービスでは、請求書受領における業務を一元管理できるようになるため、請求書の承認プロセスをスムーズにすることが可能です。また、これに伴って承認プロセスが可視化するため、請求書の処理がどこまで進んでいるのかをチェックすることもできます。

サービスを利用しない場合、経理担当者が複数いると誰がどの請求書を担当していて、現時点でどのくらいの進捗状況なのかを把握することが難しいです。そのため、請求書の処理漏れが発生しているかどうかのチェックも難しくなってしまいますが、サービスを利用すればそういった問題点も解決できるでしょう。

請求書受領サービスを利用すれば、承認プロセスや各工程をデジタル化できるため、出社せずとも請求書の処理ができるようになります。これにより、テレワークなどの働き方に対しても柔軟に対応できるようになり、業務効率を低下させることなく支払いまでの工程を経ることができるでしょう。

請求書受領サービスの導入を検討するにあたって、実際に何の業務が簡素化され、どういった効率化に繋がるのかを具体的にイメージができないと、導入価値を見定められないかと思います。そこで、以下ではサービスを利用した際の業務の流れについて解説していくので、導入後の自社での働き方の変化がイメージできるように内容を確認してみてください。

また、流れについては3つのサービスのタイプごとに解説します。

紙の請求書の受け取りスキャンを代行するサービスの場合、請求書を受け取るところからサービスに任せてしまうことができます。電子化した後に行なう原本との相違チェックも代行してくれるため、社内でかかる手間はほとんどありません。以下では流れの一例を図にしてまとめました。

企業がスキャンした請求書のデータ化をサポートするサービスを利用する場合、受領した請求書をサービスに渡すまでが自社の工程です。つまり、電子化後の修正や仕訳はサービスの方が担当してくれるものもあります。流れの一例は以下の通りです。

取引先に請求書を登録してもらうサービスの場合、取引先に対応してもらう必要があります。基本的には、自社が利用するサービスへ取引先にアクセスしてもらい、請求書を登録してもらいます。そのため、取引先には自社のサービスに対応してもらうようにお願いをしなくてはいけません。

取引先に請求書を登録してもらう場合の流れの一例を図にまとめましたので、参考にしてみてください。

請求書受領サービスは、先述したようにスキャンから代行してくれるものもあれば、同サービスを利用してその中で完結させるものもあります。どのサービスを利用するべきかは、自社の請求書の処理方法や取引先との関係性など様々な状況を加味して検討しなくてはいけません。

そこで以下では、自社に最適なサービスを導入するためのポイントを解説します。

請求書受領サービスの選び方

サービスの内容はもちろんのこと、費用やサポート体制など自社が導入後に負担にならないものを選ぶことが大切です。自社の業務を最大限効率化させるためにも、6つのポイントを押さえたうえでサービスを選びましょう。

サービスの種類は以下の表で示す3種類があります。

自社でどの部分までの業務に対応するかによって、利用する種類が異なります。また、サービスの内容によっては費用が変わってくるため、場合によっては費用との兼ね合いも踏まえる必要があるでしょう。

サービスによってデータ化できる項目が異なります。自社が受け取る請求書に記載されている項目に合わせてサービスを選択しないと、仕訳などの支払処理の際に不具合が生じる可能性が出てきてしまうでしょう。

ちなみに、請求書に記載される項目は主に以下のようなものがあります。

仕訳まで自動化するのであれば、これらの項目は重要なポイントとなりますので、サービス選びを始める前に自社が受け取る請求書に記載されている項目はチェックしておきましょう。

サービスによっては受領した請求書の仕訳まで対応できないものもあるため、どういった機能を持っているのかを確認しておかないと、後になって「必要な処理まで対応してくれなくて困ってしまう」なんてことも考えられます。まずは、以下で請求書受領サービスに備わっている機能にはどんな種類があるのかを確認してみましょう。

請求書受領サービスに備わっている機能

これらすべての機能が備わっているものもあれば、一部しか組み込まれていないものもあるため、自社が希望する機能が何かを明確にしたうえで選びましょう。

サービスの種類によってかかるコストが異なります。ただ安ければ良いということではなく、「どういう機能が備わっているのか」「自社の負担は導入によってどれくらい軽減するのか」など、費用以外の側面も踏まえた上で、コストが見合うかどうかを検討しなくてはいけません。

自社の用途にマッチしたサービスが、仮に他の機能と比べて高い料金だったとしても、自社が求める機能がそのサービスにしかないのであれば、導入価値があると言えます。以上の様に、“機能と費用”を総合的に評価したうえでサービスを選ぶとよいでしょう。

サポート体制は、充実していた方が導入後の運用も安心して頼れます。サポートの内容としては、導入時の運用サポートや不具合発生時のサポート、新制度開始時に合わせたサポートなどがあります。

「請求書受領サービスを導入したけどうまく利用しきれない」といったことにならないためにも、利用者に対して手厚いサポートをしてくれるサービスを選ぶようにしましょう。

請求書受領サービスは、種類によって連携ができるシステムが異なります。自社で既に導入しているシステムと連携をとることができれば、社内の業務効率はさらに向上することになるでしょう。例えば、会計ソフトとの連携をすることができれば、受領した請求書と支払いの内容を基に決算書に自動入力が出来たりもします。

また、他のシステムを同時に導入できるプランを用意しているサービスもありますので、効率化したい業務範囲に合わせて最適なサービス選びをしましょう。

請求書受領サービスとは、請求書に関する業務を効率よく処理してくれるサービスのことです。受領から代行してくれるサービスもあれば、自社で受領したあとにサービスへ送付するタイプもあるため、自社の業務状況やサービスを導入する目的に適したサービスを導入することが大切になってきます。

請求書受領に関する業務に負担を感じている方や、新しい法律や制度への対応に負担を感じている方などに最適なサービスと言えるので、自社の業務負担を軽減させて効率化を図りたい方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

最後に、請求書受領サービスの導入を検討している方は、キヤノンマーケティングジャパンが提供している『DigitalWork Accelerator 請求書受取サービス』の利用を検討してみることをおすすめします。

『DigitalWork Accelerator 請求書受取サービス』とは、請求書をオンラインで電子的に受け取れるクラウドサービスです。様々な方法で受領した請求書のデジタルデータでの一元化が可能であり、請求書対応業務の効率化を実現することができます。